Outsourcing kadr
- Pełna zgodność z prawem pracy
- Cyfrowa dokumentacja pracownicza
- Bezpieczna administracja personalna bez obciążania działu HR
Outsourcing kadrowy – poznaj nasze usługi!
Naszym klientom pomagamy nie tylko prowadzić dokumentację pracowniczą, ale również digitalizować procesy HR poprzez wdrożenie:
- E-teczki pracowniczej,
- Portalu Pracowniczego,
- systemu rozliczania czasu pracy (RCP),
- elektronicznego obiegu dokumentów.
Outsourcing kadr – dla jakich firm?
Obsługa kadr – dla kogo najczęściej pracujemy:
- duże organizacje zatrudniające setki lub tysiące pracowników,
- średnie firmy zatrudniające od 50 do 500 pracowników,
- spółki z kapitałem zagranicznym,
- centra usług wspólnych (SSC/BPO),
- firmy produkcyjne,
- organizacje logistyczne,
- firmy IT i technologiczne,
- przedsiębiorstwa rozwijające działalność w Polsce.
Usługa jest szczególnie ceniona przez:
- Dyrektorów HR
którzy chcą ograniczyć czas poświęcany na administrację personalną.
- CFO
którzy oczekują zgodności z przepisami oraz przewidywalnych kosztów obsługi.
- Zarządy i CEO
którzy chcą ograniczyć ryzyko kadrowe i zapewnić ciągłość procesów.
Kiedy warto rozważyć outsourcing kadr?
-
liczba pracowników szybko rośnie,
-
dział HR jest przeciążony administracją,
-
firma wdraża E-teczkę lub digitalizację dokumentów,
-
pojawiają się trudności z nadążaniem za zmianami prawa pracy,
-
organizacja przygotowuje się do kontroli lub audytu,
-
firma zagraniczna rozpoczyna działalność w Polsce,
-
obecny dostawca nie spełnia oczekiwań.
Co obejmuje outsourcing kadr?
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej
Zapewniamy pełną obsługę dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowników.
– prowadzenie akt osobowych,
– przygotowywanie umów i aneksów,
– świadectwa pracy,
– zaświadczenia o zatrudnieniu,
– dokumentację dotyczącą zmian warunków pracy,
– monitorowanie terminów umów.
Obsługa ZUS i administracji publicznej
– zgłoszenia i wyrejestrowania pracowników,
– dokumentację dla ZUS,
– przygotowanie danych do GUS,
– wsparcie podczas kontroli ZUS i PIP,
– bieżące konsultacje kadrowe.
Zarządzanie uprawnieniami pracowniczymi
W ramach usługi monitorujemy:
– limity urlopowe,
– okresy wypowiedzenia,
– badania okresowe,
– szkolenia BHP,
– uprawnienia rodzicielskie,
– absencje pracownicze.
E-teczka pracownicza – cyfrowe akta osobowe
Coraz więcej organizacji rezygnuje z papierowych akt osobowych na rzecz dokumentacji elektronicznej.
Dlatego oferujemy wdrożenie i obsługę rozwiązania E-teczka, które pozwala prowadzić dokumentację zgodnie z wymaganiami prawa pracy oraz RODO.
Korzyści:
– szybki dostęp do dokumentów,
– ograniczenie archiwizacji papierowej,
– łatwiejsze przygotowanie dokumentów podczas kontroli,
– większe bezpieczeństwo danych,
– pełna historia dokumentacji pracownika.
Portal Pracowniczy – samoobsługa HR
W ramach usługi klienci mogą korzystać z Portalu Pracowniczego Asistar.
Pracownicy uzyskują dostęp do:
– danych kadrowych,
– dokumentów HR,
– elektronicznych wniosków urlopowych,
– pasków wynagrodzeń,
– informacji o nieobecnościach.
Dzięki temu dział HR ogranicza liczbę zapytań administracyjnych i może skoncentrować się na działaniach strategicznych.
Rozliczanie czasu pracy (RCP)
Jednym z najczęstszych źródeł błędów kadrowo-płacowych jest nieprawidłowa ewidencja czasu pracy.
Oferujemy rozwiązania wspierające:
– rejestrację czasu pracy,
– rozliczanie nadgodzin,
– pracę zmianową,
– harmonogramy czasu pracy,
– integrację z systemami kadrowo-płacowymi.
Pełna obsługa kadrowo-płacowa
Choć oferujemy samodzielny outsourcing kadr, większość naszych klientów decyduje się na powierzenie pełnej obsługi kadrowo-płacowej. Połączenie obu obszarów pozwala usprawnić przepływ danych, ograniczyć ryzyko błędów oraz zapewnić spójność procesów HR.
Outsourcing kadr i płac to kompleksowa usługa, w ramach której nasz zespół odpowiada zarówno za administrację personalną, jak i naliczanie wynagrodzeń, rozliczenia z ZUS oraz raportowanie. Dzięki temu Twoja firma zyskuje jednego partnera odpowiedzialnego za całość procesów kadrowo-płacowych.
Sprawdź, jeżeli oprócz administracji kadrowej interesuje Cię również obsługa wynagrodzeń.
Współpracujesz już z dostawcą usług kadrowych?
Zmiana partnera odpowiedzialnego za obsługę kadrową nie musi oznaczać ryzyka ani zakłóceń w bieżącej obsłudze pracowników.
Posiadamy doświadczenie w przejmowaniu procesów kadrowych od innych dostawców oraz we wdrażaniu nowych modeli obsługi dla organizacji rozwijających się w Polsce.
Zapewniamy:
uporządkowany proces migracji dokumentacji,
weryfikację kompletności akt osobowych,
wsparcie podczas przekazania danych,
harmonogram wdrożenia minimalizujący ryzyko operacyjne,
ciągłość obsługi pracowników.
Jak wygląda wdrożenie outsourcingu kadr?
01
Analiza procesów i potrzeb
Poznajemy strukturę organizacji, model zatrudnienia oraz istniejące procedury.
02
Ustalenie zakresu obsługi i SLA
Definiujemy procesy, odpowiedzialności oraz harmonogram współpracy.
03
Migracja dokumentacji
Przejmujemy dokumentację kadrową oraz konfigurujemy rozwiązania technologiczne.
04
Start operacyjny
Rozpoczynamy bieżącą obsługę kadrową zgodnie z ustalonym modelem.
05
Raportowanie i rozwój współpracy
Zapewniamy stałe wsparcie oraz rekomendacje usprawnień.
Systemy i technologia
Pracujemy na systemach:
- SAP,
- Xpertis,
- systemach klienta
- modelach mieszanych.
Rozwiązania technologiczne pozwalają na integrację z globalnymi systemami HRIS i ERP oraz automatyzację procesów kadrowych.
Outsourcing kadr – najważniejsze korzyści:
-
Redukcja ryzyka kadrowego
Stały monitoring zmian prawa pracy oraz kontrola poprawności dokumentacji.
-
Ciągłość procesów HR
Brak ryzyka związanego z absencjami lub rotacją pracowników działu kadr.
-
Niższe koszty operacyjne
Brak konieczności utrzymywania własnej infrastruktury i systemów.
-
Dostęp do ekspertów
Wsparcie specjalistów kadrowych i ekspertów prawa pracy.
-
Digitalizacja HR
E-teczka, portal pracowniczy i elektroniczny obieg dokumentów.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Umów się na spotkanie!
Zapisz się na spotkanieDlaczego outsourcing kadrowy w Contract Administration?
-
ISO 9001 – potwierdzona jakość procesów
Posiadamy certyfikat ISO 9001, który potwierdza stosowanie międzynarodowych standardów zarządzania jakością. Dzięki jasno zdefiniowanym procedurom, wielopoziomowej kontroli oraz ciągłemu doskonaleniu procesów zapewniamy naszym klientom przewidywalną i wysoką jakość obsługi kadrowej. -
ISO 27001 – bezpieczeństwo danych pracowniczych
Dane kadrowe należą do najbardziej wrażliwych informacji w organizacji. Certyfikat ISO 27001 potwierdza, że stosujemy sprawdzone procedury ochrony danych, kontrolę dostępu do informacji oraz rozwiązania minimalizujące ryzyko nieuprawnionego dostępu do dokumentacji pracowniczej. -
Zgodność z RODO i prawem pracy
Obsługę kadrową realizujemy zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz wymogami prawa pracy. Na bieżąco monitorujemy zmiany legislacyjne, dzięki czemu nasi klienci mogą ograniczyć ryzyko związane z nieprawidłowym przetwarzaniem danych pracowników. -
Ponad 1000 wdrożeń projektów kadrowo-płacowych
Przez ponad 30 lat działalności zrealizowaliśmy ponad 1000 projektów związanych z outsourcingiem kadr i płac. Doświadczenie zdobywaliśmy zarówno w organizacjach zatrudniających kilkunastu pracowników, jak i w dużych międzynarodowych firmach liczących kilka tysięcy osób. -
Zaufanie ponad 500 klientów
Każdego dnia wspieramy ponad 500 firm działających w różnych branżach. Współpracujemy z przedsiębiorstwami produkcyjnymi, logistycznymi, handlowymi, technologicznymi oraz organizacjami z kapitałem zagranicznym, dostosowując model współpracy do ich specyfiki i potrzeb. -
Obsługa firm w całej Polsce
Realizujemy projekty dla klientów z Warszawy, Krakowa, Wrocławia, Łodzi oraz innych regionów kraju. Większość procesów prowadzimy w bezpiecznym modelu online, zapewniając sprawną komunikację i szybki dostęp do specjalistów niezależnie od lokalizacji organizacji. -
SAP, Xpertis i integracje z systemami klienta
Pracujemy na renomowanych systemach kadrowo-płacowych SAP i Xpertis. Możemy również realizować procesy na systemach wykorzystywanych przez klienta lub w modelu mieszanym. Dzięki temu łatwo integrujemy się z istniejącym środowiskiem HR i ERP oraz globalnymi systemami raportowania. -
Dedykowany zespół specjalistów
Każdym klientem opiekuje się dedykowany zespół ekspertów kadrowych, który zna specyfikę organizacji, jej procedury oraz strukturę zatrudnienia. Takie podejście zapewnia sprawną komunikację, szybką reakcję na zgłoszenia oraz ciągłość obsługi nawet przy dynamicznych zmianach w organizacji. -
Wsparcie podczas kontroli PIP i ZUS
Kontrole instytucji publicznych wymagają kompletnej i prawidłowo prowadzonej dokumentacji. Zapewniamy wsparcie merytoryczne podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, pomagając przygotować wymagane dokumenty i wyjaśnienia. Dzięki temu organizacja ogranicza ryzyko błędów oraz skraca czas potrzebny na obsługę kontroli. -
Ponad 35 lat doświadczenia w outsourcingu kadr i płac
Jesteśmy jedną z pierwszych firm oferujących outsourcing kadrowo-płacowy w Polsce. Nasze doświadczenie przekłada się na stabilność współpracy i sprawdzone procedury, które pozwalają bezpiecznie obsługiwać zarówno lokalne przedsiębiorstwa, jak i duże międzynarodowe organizacje. Dla naszych klientów oznacza to partnera, który skutecznie wspiera ich biznes niezależnie od zmian przepisów, wzrostu zatrudnienia czy zmian organizacyjnych.
Raportowanie i dostęp do danych kadrowych
Zapewniamy bieżący dostęp do danych kadrowych oraz raportów wspierających zarządzanie organizacją.
W zależności od potrzeb przygotowujemy m.in.:
-raporty zatrudnienia,
-zestawienia absencji,
-raporty wykorzystania urlopów,
-dane do audytów i kontroli,
-raporty dla grup kapitałowych,
-raporty na potrzeby działów HR i finansów
Outsourcing kadr dla firm międzynarodowych
Wspieramy organizacje z kapitałem zagranicznym prowadzące działalność w Polsce.
Zapewniamy:
-obsługę zgodną z polskim prawem pracy,
-komunikację w języku polskim i angielskim,
-wsparcie dla globalnych działów HR,
-raportowanie zgodne ze standardami grup kapitałowych,
-doświadczenie w obsłudze organizacji działających w regionie Europy Środkowo-Wschodniej.
Outsourcing kadr a odpowiedzialność pracodawcy
Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej ma kluczowe znaczenie podczas kontroli PIP, ZUS oraz innych instytucji.
W ramach outsourcingu kadr pomagamy ograniczać ryzyko związane z:
-błędami w dokumentacji pracowniczej,
-nieaktualnymi danymi kadrowymi,
-przekroczeniem terminów ustawowych,
-nieprawidłową archiwizacją dokumentów,
-niezgodnościami wykrywanymi podczas kontroli.
Zapewniamy również wsparcie merytoryczne podczas kontroli oraz przygotowanie wymaganej dokumentacji.
Case study
Volkswagen Group Services: Wdrożenie portalu pracowniczego Asistar z E-Teczką
Volkswagen Group Services to centrum usług wspólnych, zapewniające wsparcie operacji biznesowych i usługi komplementarne dla spółek z Grupy Volkswagen działających w Europie.
94%Digitalizacja procesów kadrowych pozwoliła spółce na redukcję czasu realizacji wybranych zadań HR sięgającą 94%!
Wewnętrzny dział kadr vs outsourcing kadr
obszar
wewnętrzny dział kadr
Outsourcing kadr
Zastępstwa podczas nieobecności
Po stronie firmy
Zapewnione
Aktualizacja wiedzy o przepisach
Szkolenia i rozwój własny
W ramach usługi
Kontrole PIP i ZUS
Własne zasoby
Wsparcie ekspertów
E-teczka i digitalizacja
Dodatkowe inwestycje
Gotowe rozwiązania
Koszty systemów HR
Po stronie firmy
Wliczone lub opcjonalne
Skalowanie zatrudnienia
Konieczność rozbudowy zespołu
Elastyczna obsługa
Ryzyko rotacji pracowników działu HR
Wysokie
Po stronie dostawcy
Dostęp do ekspertów prawa pracy
Ograniczony
Stały
Jesteśmy zaufanym
partnerem ponad
500 klientów!
Wdrożyliśmy ponad 1000 projektów kadrowo-płacowych – zarówno dla dużych korporacji zatrudniających tysiące pracowników, jak i małych oraz średnich firm.
Co mówią o nas nasi klienci?
Bardzo doceniam wysokie kompetencje zespołu Contract Administration oraz jego partnerskie podejście do klienta. Cieszę się, że opiekuje się nami stały zespół, który doskonale rozumie nasze potrzeby i wykazuje się wysokim zaangażowaniem
A
Aneta Stolarska-Rogala
HR & Administration Manager, Devire
Contract Administration to partner, na którym można polegać. Elastyczne podejście do naszych potrzeb, świetne grono ekspertów, a przede wszystkim rzetelność i terminowość sprawiają, że wiem, że nasze procesy kadrowo – płacowe są w dobrych rękach
S
Sylwia Wieczorek
Head of HR & Administration, Carl Zeiss Shared Services.
Od wdrożenia usługi miałam przekonanie, że wybraliśmy najlepszego partnera do obsługi kadr i płac. W ciągu 5 lat współpracy na każdym kroku się to potwierdzało. Obsługa kadrowa, naliczanie wynagrodzeń, rozliczanie czasu pracy – w każdym z tych obszarów firma Contract Administration działała sprawnie i profesjonalnie. Zespół CA zapewnił nam duże wsparcie. Bardzo wysoko oceniam otwartość na nasze potrzeby, pozytywną atmosferę współpracy i transparentną komunikację.
J
Joanna Czerwony
HR Manager and Proxy, Medmix Poland Sp. z o.o.
Contract Administration sumiennie i terminowo wywiązuje się z obowiązków. Jej działania charakteryzują się elastycznością, profesjonalizmem i kompleksowym podejściem.
E
Ewa Sitnicka
HR Manager, Cinema City
Duże doświadczenie i wysokie kwalifikacje pracowników przełożyły się na efekty, które spełniły nasze oczekiwania. Szczególnie cenimy sobie zaangażowanie i wysokiej jakości obsługę oraz otwartość na dostosowanie oferty do naszych potrzeb.
Ł
Łukasz Wierzbicki
Wiceprezes Zarządu, XL Energy Marketing
FAQ
Outsourcing kadrowy:
Najczęstsze pytania
Co obejmuje outsourcing kadr?
Ile kosztuje outsourcing kadrowy?
Czy outsourcing kadr jest zgodny z RODO?
Czy można korzystać wyłącznie z E-teczki?
Czy obsługujecie firmy zagraniczne zatrudniające pracowników w Polsce?
Jak wygląda zmiana dostawcy usług kadrowych?
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Umów się na spotkanie!
Zobacz także
Outsourcing kadr i płac – krok po kroku
Jak przygotować się do outsourcingu kadr i płac i na co należy zwrócić uwagę?
Contract Administration Sp. z o. o.
ul. Wronia 10
00-840 Warszawa
Polska
Telefon: +48 22 295 32 00
contact@ca-staff.eu
NIP: 526-001-29-88, KRS: 0000028831,
REGON: 012548510. Sąd Rejonowy dla
m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy
