Combined Shape

Outsourcing kadr


Outsourcing kadr – obsługa kadrowa

Zarządzanie zasobami ludzkimi to jeden z kluczowych obszarów działania każdej firmy. Jednym z jego elementów jest obsługa kadr, która jest procesem wymagającym wiedzy merytorycznej, jak i nieustannego śledzenia zmieniających się przepisów.  

Usługi, które oferujemy naszym klientom, pozwalają im zaoszczędzić czas oraz zyskać gwarancję, że obsługa kadrowa jest prowadzona w sposób zgodny z aktualnie obowiązującymi przepisami oraz najwyższymi standardami bezpieczeństwa.

Outsourcing kadr ma na celu usprawnienie procesów biznesowych. Skierowany jest zarówno do małych i średnich firm, jak i dużych korporacji zatrudniających tysiące pracowników.

Outsourcing kadr – zakres usługi kadrowej

Contract Administration oferuje następujące usługi kadrowe:

  • prowadzenie akt osobowych pracowników w formie papierowej lub elektronicznej (E-Teczka)
  • rejestracja danych w systemach ERP
  • sporządzanie dokumentacji pracowniczej, w tym zaświadczenia o zatrudnieniu, świadectwa pracy
  • monitorowanie terminów związanych z zatrudnieniem, np.:
    • umów o pracę
    • badań okresowych
    • szkoleń BHP
  • ustalanie uprawnień pracowniczych (m.in. urlopy, okresy wypowiedzenia)
  • rejestracja i wyrejestrowywanie pracowników i zleceniobiorców w ZUS
  • przygotowywanie danych kadrowych do sprawozdań GUS
  • przygotowywanie miesięcznych raportów kadrowych
  • wsparcie klienta podczas bieżącej obsługi (bezpośredni kontakt)
  • wsparcie w kontaktach z instytucjami zewnętrznymi, w tym w razie kontroli z PIP i ZUS
  • monitorowanie zmian w prawie pracy.

Outsourcing kadr – wybrane usługi dodatkowe:

  • rejestracja pracodawcy (płatnika składek) w ZUS 
  • rozliczanie czasu pracy (system RCP)
  • dyżury w siedzibie klienta
  • administrowanie PUE w zakresie zwolnień lekarskich
  • przegląd kadrowy akt osobowych i przygotowanie raportu po przeglądzie
  • wsparcie przy audytach klienta (przygotowanie danych do audytu)
  • wsparcie w obsłudze PPK
  • obsługa benefitów
  • obsługa zapytań pracowniczych
  • przygotowanie pozostałych raportów na potrzeby klienta
  • pomoc w przygotowywaniu formularzy A1
  • wsparcie merytoryczne z zakresu wybranych zagadnień kadrowych podczas indywidualnych spotkań warsztatowych

Jesteśmy zaufanym partnerem ponad 500 klientów:

Outsourcing kadr – najważniejsze korzyści

Efektywnie realizowana administracja kadrowa pomaga usprawnić procesy HR w organizacji i optymalnie wykorzystywać zasoby, dlatego warto powierzyć ją specjalistom. Outsourcing kadr zapewnia firmom wiele korzyści, takich jak:

Redukcja kosztów

Oszczędność kosztów operacyjnych to jedna z najbardziej wymiernych korzyści, jakie zapewnia outsourcing kadr. Klienci korzystający z usługi nie mają konieczności zatrudniania pracowników działów kadrowych i szukania zastępstwa w razie długotrwałych nieobecności i nie ponoszą kosztów z tego tytułu. Nie muszą także inwestować w profesjonalne systemy kadrowo – płacowe i ich dostosowywanie do zmieniających się przepisów.

Zgodność z przepisami

Profesjonalny dostawca usług kadrowych na bieżąco aktualizuje wiedzę na temat zmieniających się przepisów prawa pracy. Klienci korzystający z takiej usługi zyskują pewność, że procesy kadrowe są wykonane zgodnie z prawem. Powierzając obsługę kadrową Contract Administration Klienci nie ponoszą również kosztów związanych ze szkoleniami pracowników działów kadrowych.

Przeniesienie odpowiedzialności

W ramach outsourcingu kadr pełna odpowiedzialność za czynności z zakresu obsługi kadrowej zostaje przeniesiona na Contract Administration. Odpowiadamy za poprawność przygotowywanej dokumentacji i kontakty z urzędami (kontrole PIP i ZUS).

Nowoczesne narzędzia informatyczne

W ramach naszych usług zapewniamy dostęp do naszej autorskiej platformy Asistar, wspierającej digitalizację procesów kadrowych. W jej ramach klienci mogą korzystać, m.in. z e-Teczki czy elektronicznych wniosków urlopowych. Zakres wykorzystania funkcjonalności Asistar jest dopasowany do indywidualnych potrzeb naszych Klientów.

Poufność danych

Gwarantujemy pełne bezpieczeństwo powierzonych nam danych – dane te są przetwarzane i przechowywane w zachowaniem rygorystycznych norm bezpieczeństwa.

Kompleksowa obsługa

Zapewniamy także doradztwo w obszarze human capital, który wiąże się bezpośrednio z kadrami i polega na zwiększeniu efektywności pracowników. Jest to możliwe dzięki nowoczesnym metodom definiowania kompetencji oraz polityki wynagradzania. Częścią usługi jest również pomoc w stworzeniu systemu zarządzania poprzez cele. Wszystkie elementy naszej oferty są ze sobą kompatybilne i razem zapewniają kompleksową obsługę kadrowo-płacową.ą.

Dlaczego outsourcing kadrowy w Contract Administration?

Najwyższa jakość usług – ISO 9001

Posiadamy certyfikat ISO 9001, który potwierdza, że outsourcing kadr i outsourcing płac, który oferujemy klientom, to usługi zgodne z najlepszymi standardami jakości oraz stale rozwijane.  

Certyfikat bezpieczeństwa – ISO 27001

Zapewniamy najwyższy poziom bezpieczeństwa danych, które powierzają nam klienci. Gwarancją właściwej ochrony danych jest międzynarodowy certyfikat bezpieczeństwa – ISO 27001, który potwierdza, że wdrożyliśmy i stosujemy System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji.

Zgodność z wymogami RODO

Usługi kadrowe i płacowe świadczymy w oparciu o aktualne przepisy prawne dotyczące ochrony danych osobowych oraz zgodnie z wytycznymi Ustawy o ochronie danych osobowych (RODO).

Kompetentny zespół

Nasi specjaliści posiadają szeroką wiedzę i praktyczne doświadczenie w obszarze obsługi kadrowej i płacowej. Na bieżąco aktualizują swoją wiedzę i podnoszą kwalifikacje. Zapewniają klientom bieżące wsparcie na każdym etapie współpracy oraz dobierają rozwiązania optymalnie dopasowane do potrzeb danej firmy.

Dogodne lokalizacje

Outsourcing kadr i płac oferujemy w każdej z naszych lokalizacji, klienci mogą korzystać z naszych usług także online. Pracujemy w czterech centrach usługowych w Polsce – w Warszawie, Wrocławiu, Krakowie oraz w  Łodzi. Posiadamy także trzy oddziały za granicą – w Pradze, Brnie i Bratysławie.

Elastyczna oferta

Naszym klientom zapewniamy elastyczne dopasowanie oferty do indywidualnych potrzeb. Outsourcing kadr w Contract Administration to nie tylko dostęp do specjalistów w tej dziedzinie, ale także możliwość korzystania z narzędzi ułatwiających obsługę procesów wewnętrznych. Jednym z naszych rozwiązań jest outsourcing kooperacyjny, w ramach którego umożliwiamy klientom pracę na naszych systemach kadrowo-płacowych.

Nowoczesne rozwiązania technologiczne

Klientom i ich pracownikom zapewniamy dostęp do portalu Asistar. Umożliwia on m.in. składanie wniosków urlopowych w wersji elektronicznej czy rejestrowanie czasu pracy (RCP). Dzięki automatyzacji działań kadrowych pracownicy i pracodawca zyskują szybki dostęp do potrzebnych informacji. Asistar usprawnia obieg informacji, a także zwiększa bezpieczeństwo dostępu do danych.

Ponad 30 lat doświadczenia

Jesteśmy jedną z pierwszych profesjonalnych firm oferujących outsourcing kadr i płac w Polsce i Europie Środkowo – Wschodniej. Przez ponad 30 lat zgromadziliśmy wiedzę i doświadczenie, które pozwoliły nam wypracować optymalne i bezpieczne rozwiązania, doceniane przez ponad 500 klientów korzystających z naszych usług.

Outsourcing kadr i płac – krok po kroku

Jak przygotować się do outsourcingu kadr i płac i na co należy zwrócić uwagę?

Chcesz być na bieżąco?
Subskrybuj nasz newsletter!

Pełna treść zgody

Contract Administration Sp. z o. o.

ul. Hrubieszowska 2
01-209 Warszawa
Polska

+48 22 295 32 00
contact@ca-staff.eu

NIP: 526-001-29-88, KRS: 0000028831,
REGON: 012548510. Sąd Rejonowy dla
m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy

Mapa