Outsourcing kadr i płac – krok po kroku


Outsourcing kadr i płac to przekazanie obsługi procesów z zakresu tzw. twardego HR firmie zewnętrznej. Celem usługi jest usprawnienie działań z tego obszaru oraz redukcja kosztów operacyjnych. Jak przygotować się do outsourcingu kadr i płac i na co należy zwrócić uwagę?

Zobacz również

Outsourcing kadr i płac – nasze usługi

Outsourcing kadrowo-płacowy – od czego zacząć?

Outsourcing (z ang. outside-resource-using) to powierzanie obsługi procesów biznesowych specjalistycznej firmie zewnętrznej. W przypadku outsourcingu kadr i płac są to szeroko pojęte czynności związane z bieżącą obsługą kadrowo-płacową pracowników danego podmiotu, m.in.:

Przygotowywanie dokumentów kadrowo – płacowych dla pracowników (np. pasków płacowych, deklaracji PIT, zaświadczeń o wynagrodzeniu)

Sporządzanie deklaracji dla Urzędu Skarbowego, ZUS i PFRON

Prowadzenie akt osobowych pracowników

Najważniejszymi korzyściami dla firm korzystających z outsourcingu kadr i płac są dostęp do wiedzy, know-how i zasobów dostawcy usługi, zapewnienie bezpieczeństwa danych i ciągłości obsługi procesów, optymalizacja kosztów obsługi kadrowo – płacowej oraz możliwość korzystania z najnowszych technologii, wspomagających optymalizację procesów.

Decyzja o outsourcingu kadr i płac powinna być poprzedzona:

  • dogłębną analizą finansową kosztów działalności wewnętrznych działów kadr i płac, których zadania firma planuje oddelegować na zewnątrz,
  • przygotowaniem listy działań i operacji, które potencjalnie można wyoutsourcować,
  • identyfikacją korzyści i zagrożeń płynących z outsourcingu kadr i płac, czyli analizą SWOT,
  • audytem obecnie działających struktur kadrowo-płacowych w firmie.

Kluczowym krokiem jest wybór dostawcy usług, który zapewni nie tylko zakres usługi dopasowany do potrzeb firmy, ale także wysoką jakość i odpowiedni poziom bezpieczeństwa procesu.

Wybór dostawcy outsourcingu kadrowo-płacowego i podpisanie umowy

Wybór firmy outsourcingowej powinien być wynikiem wielowymiarowej analizy potencjalnych partnerów. Outsourcing kadr i płac ma najczęściej charakter długoterminowy, dlatego niewłaściwa decyzja może okazać się dla firmy kosztowna, nie tylko w wymiarze finansowym.

Outsourcing kadr i płac – co wziąć pod uwagę przy wyborze dostawcy?

Wysoka jakość świadczonych usług (już na etapie zapytania ofertowego łatwo zweryfikować staranność przygotowania oferty),

Duże doświadczenie w branży i dobre referencje (warto sprawdzić także inne niż strona internetowa źródła informacji o firmie),

Sprawna komunikacja – szybki i wygodny kontakt z outsourcerem, stałe osoby do kontaktu oraz wysoki standard obsługi klienta,

Odpowiedni potencjał kadrowy i technologiczny firmy zewnętrznej,

Certyfikaty i wyróżnienia,

Zakres usług – czy dostawca oferuje kompleksowe wsparcie z obszaru kadr i płac, czy będzie możliwość rozwoju współpracy w przypadku pojawienia się nowych potrzeb z tego zakresu?

Po wysłaniu i przeanalizowaniu zapytań ofertowych oraz sporządzeniu tzw. krótkiej listy dostawców przychodzi moment ostatecznego wyboru partnera outsourcingowego i podpisania z nim – najczęściej długoterminowej – umowy na świadczenie usług kadrowo-płacowych.

Podpisanie umowy – na co należy zwrócić szczególną uwagę?

Podpisanie umowy z dostawcą to kluczowy moment całego procesu. Od zawartych w dokumencie zapisów zależy bowiem powodzenie współpracy i egzekwowanie wzajemnych ustaleń.

Jakie elementy powinna zawierać umowa na outsourcing kadr i płac:

  • Zakres świadczonych usług – istotne jest jak najbardziej precyzyjne zdefiniowanie pakietu usług dostarczanych w ramach umowy,
  • Zakres odpowiedzialności stron – ustalenie odpowiedzialności outsourcera jest niezwykle ważne, bowiem w przypadku jakichkolwiek urzędowych kontroli, zleceniodawca ponosi odpowiedzialność za nieprawidłowości,
  • Poufność danych i informacji oraz bezpieczeństwo ich przetwarzania – ważne jest przestrzeganie aktualnych przepisów, jasno określone zasady oraz monitorowanie dostawcy w tym zakresie,
  • Usługi dodatkowe, czyli usługi podlegające dodatkowej opłacie; mogą one znacznie zwiększyć koszty, dlatego kluczowe jest dokładne określenie przedmiotu umowy i sporządzenie listy usług towarzyszących,
  • Miejsce świadczenia usług i sprecyzowany termin rozpoczęcia współpracy,
  • Harmonogram dostarczania świadczonych usług,
  • Wysokość wynagrodzenia outsourcera i zapis o karach umownych,
  • Czas obowiązywania umowy i koszty oraz termin jej rozwiązania, czyli okres wypowiedzenia i koszt wyjścia z projektu,
  • Klauzula o zakazie zatrudniania pracowników drugiej strony,
  • Klauzula o rozstrzyganiu ewentualnych sporów i konfliktów,
  • Zasady aneksowania umowy – ważne w razie konieczności wprowadzenia zmian i renegocjowania jej warunków.

Podpisanie umowy z outsourcerem wymaga ustalenia i doprecyzowania wielu kwestii, dlatego zazwyczaj poprzedzone jest negocjacjami, w których biorą udział osoby odpowiadające za poszczególne procesy, a często także przedstawiciele działu prawnego.

Współpraca z dostawcą outsourcingu kadr i płac – układ win-win i dalszy rozwój

Dobra komunikacja i obopólna współpraca to podstawy sukcesu modelu outsourcingowego. Nie inaczej jest w przypadku outsourcingu kadrowo-płacowego. Tu bowiem szczególnie liczy się wzajemne zaufanie i dzielenie się wiedzą. W budowaniu trwałych relacji duże znaczenie odgrywa dokładne zdefiniowanie potrzeb oraz wysoka elastyczność obu podmiotów.

Wysoka jakość usług i efektywna współpraca zależą jednak przede wszystkim od stałego monitorowania procesów i dostosowywania się do potrzeb klienta oraz szybkiego reagowania zarówno na już zaistniałe, jak i nadchodzące zmiany. Kluczem jest też wypracowanie sprawnie działającego systemu komunikacji. Ułatwi to wypracowanie optymalnego modelu współpracy i realizację założonych celów biznesowych przez obie strony umowy.

Jesteśmy częścią Grupy Advartis
oferującej kompleksowe usługi dla biznesu

Chcesz być na bieżąco?
Subskrybuj nasz newsletter!

Pełna treść zgody

Contract Administration Sp. z o. o.

ul. Hrubieszowska 2
01-209 Warszawa
Polska

+48 22 295 32 00
contact@ca-staff.eu

NIP: 526-001-29-88, KRS: 0000028831,
REGON: 012548510. Sąd Rejonowy dla
m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy

Mapa