Combined Shape

Portal pracowniczy ASISTAR


Asistar to autorskie rozwiązanie Contract Administration, które usprawnia i automatyzuje obsługę procesów kadrowo – płacowych naszych klientów.

Asistar jest nowoczesną platformą typu self-service, zapewniającą pracownikom i managerom dostęp do danych i dokumentów pracowniczych oraz automatyzującą obieg dokumentacji w obszarze onboardingu, jak również w dalszym cyklu życia pracownika. Umożliwia planowanie urlopów i składanie e-wniosków o urlop oraz usprawnia proces rozliczania czasu pracy. Dane są na bieżąco aktualizowane dzięki integracji z naszym systemem kadrowo – płacowym.

Platforma jest dostępna w trybie 24/7 z poziomu przeglądarki internetowej, także z urządzeń mobilnych.

Asistar E-Teczka – pełna digitalizacja dokumentów pracowniczych

Asistar zawiera moduł E-Teczka. Asistar E-Teczka to jedno z nielicznych rozwiązań na polskim rynku, umożliwiających przejście na w pełni elektroniczną formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Platforma spełnia wszystkie aktualne wymogi prawne dotyczące tego typu systemów.

Użytkownicy systemu

W zależności od przyznanych uprawnień pracownicy klienta mogą mieć dostęp do określonych zasobów informacji, z zachowaniem ich poufności.

Portal pracowniczy Asistar jest przeznaczony dla:

Pracowników – dostęp do swoich danych oraz dokumentów w wersji elektronicznej, możliwość pobierania dokumentów, składania wniosków, sprawdzania statusów, np. nieobecności czy komunikowania się z działem HR.

Managerów – dostęp do danych podległych pracowników, planowanie i rozliczanie czasu pracy zespołu, generowanie raportów.

Administratorów HR – dostęp do wszystkich danych, zarządzanie dostępami dla pracowników i managerów.

Portal pracowniczy Asistar – najważniejsze funkcjonalności

Dzięki modułowej budowie platformy Asistar nasi klienci mają możliwość korzystania ze wszystkich lub wybranych funkcjonalności rozwiązania.

E-Teczka

E-wnioski urlopowe

Self-service dla pracowników

E-Paski i E-PITy

Platforma wymiany danych

1. Elektroniczna teczka pracownicza (E-Teczka)

Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami pracodawcy mają możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej lub w wersji elektronicznej. Zmiana postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej może nastąpić w dowolnym momencie.

Przejście na elektroniczną dokumentację pracowniczą, czyli wdrożenie E-Teczki zgodnej z przepisami, wymaga:

  • opatrzenia każdego dokumentu metadanymi określonymi w rozporządzeniu
  • spełnienia wymogów jakości technicznej e-dokumentów 
  • w przypadku konwersji z dokumentu papierowego na elektroniczny dodatkowo wymagane jest opatrzenie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną
  • przeprowadzenia procedury informacyjnej dla pracowników

Asistar E-Teczka zapewnia możliwość pełnej digitalizacji dokumentacji pracowniczej, zgodnie z aktualnymi wymogami prawnymi. Dzięki metadanym oraz pieczęciom elektronicznym / podpisom elektronicznym dokumenty w E-Teczce mają taki sam status jak dokumenty papierowe, a pracodawca korzysta tylko z wersji online, eliminując akta papierowe.

Oferujemy wdrożenie E-Teczki dla:

  • nowych pracowników
  • nowych i obecnych pracowników – obejmujące odwzorowanie cyfrowe teczek papierowych obecnych pracowników

Asistar E-Teczka spełnia wymagania techniczne dotyczące odwzorowania cyfrowego dokumentów, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.

2. Self service dla pracowników

Pracownicy korzystający z platformy Asistar, w zależności od wybranych modułów, zyskują stały dostęp do swoich podstawowych danych, dotyczących, m.in.:

  • aktualnych danych osobowych
  • warunków zatrudnienia
  • urlopów
  • ważności szkoleń BHP i badań medycyny pracy
  • dokumentów związanych z wynagrodzeniem, np. pasków pracowniczych

Po zalogowaniu się na swój profil w Asistar pracownik będzie miał możliwość:

  • dostępu do własnej E-teczki
  • wypełnienia pakietu dokumentów startowych za pośrednictwem E-formularzy
  • złożenia wniosku o zmianę danych za pośrednictwem E-formularzy
  • złożenia wniosków o zgłoszenie do ZUS członka rodziny za pośrednictwem E-formularza
  • obsługi wniosków urlopowych  
  • złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia, np. o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (z możliwością dodawania załączników druków bankowych w PDF)
  • złożenia wniosków dotyczących benefitów (przystąpienie, zmiana lub rezygnacja)
  • wysłania zapytań bezpośrednio do specjalistów CA (w uzgodnionych zakresach tematycznych).

3. E-Paski płacowe

Asistar umożliwia pracownikom dostęp do elektronicznej wersji informacji o wynagrodzeniu z tytułu świadczenia pracy na podstawie umowy o pracę (pasek płacowy). Każdy z pracowników może samodzielne pobierać swój pasek płacowy.

4. E-PITy

Platforma zapewnia dostęp i możliwość pobrania elektronicznej wersji formularza PIT-11, wypełnionego przez pracodawcę. Plik jest zabezpieczony przed dostępem nieuprawnionych osób.

5. Elektroniczny obieg wniosków urlopowych (E-wnioski urlopowe)

Portal pracowniczy Asistar umożliwia planowanie urlopów i składanie przez pracowników E-wniosków o urlop. System weryfikuje uprawnienia urlopowe każdego pracownika, zapewniając mu stały dostęp do informacji na temat przysługujących dni wolnych i wykorzystanego urlopu.

6. Planowanie i rozliczanie czasu pracy (system RCP)

Platforma Asistar umożliwia pracodawcom automatyzację procesu rozliczania czasu pracy. System ewidencjonuje i analizuje informacje dotyczące czasu pracy, dostarczając managerom dane niezbędne do planowania i rozliczania czasu pracy swoich zespołów.

Automatyzacja procesu zwiększa jego bezpieczeństwo, eliminuje błędy i zapewnia zgodność procesu z obowiązującymi przepisami.

System RCP Asistar

7. Platforma wymiany danych (Asistar PWD)

Asistar PWD umożliwia szybką i bezpieczną wymianę danych pomiędzy Contract Administration i naszymi klientami, bez konieczności przesyłania załączników za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz ich ręcznego szyfrowania (zabezpieczania hasłem).

Platforma wymiany danych Asistar zapewnia:

  • szybkość przekazywania informacji (w czasie rzeczywistym)
  • dostęp do danych z dowolnego miejsca na świecie (przeglądarka internetowa, urządzenia mobilne)
  • przejrzysty sposób porządkowania i obiegu danych (czytelne foldery i schematy)
  • ograniczenie dokumentacji papierowej (elektroniczny obieg dokumentów)
  • bezpieczeństwo danych (dostęp do konta szyfrowany protokołem SSL, dzienne kopie zapasowe, sprawdzone polskie serwery)
  • dedykowane kanały wsparcia technicznego dla pracowników

Portal pracowniczy Asistar – najważniejsze korzyści:

Usprawnienie procesów HR

Wykorzystanie platformy Asistar usprawnia obsługę wszystkich pracowników wewnątrz firmy klienta, zapewniając wygodny i szybki dostęp do zasobów w wersji elektronicznej oraz możliwość samodzielnego składania wniosków czy pobierania dokumentów.  

Odciążenie działu kadr

Funkcjonalność self-service znacznie odciąża pracowników działu kadr klienta, eliminując konieczność ich zaangażowania w dostarczanie dokumentów i danych pracownikom.

Oszczędność czasu

Funkcjonalność self-service znacznie odciąża pracowników działu kadr klienta, eliminując konieczność ich zaangażowania w dostarczanie dokumentów i danych pracownikom. Asistar zapewnia stały dostęp do aktualnych danych w czasie rzeczywistym, dzięki czemu pracownik nie musi czekać na informacje od przełożonego czy działu kadr.   

Bezpieczeństwo danych

Platforma Asistar, dzięki zaawansowanym systemom bezpieczeństwa, gwarantuje skuteczną ochronę danych. Dostęp do informacji posiadają tylko uprawnieni użytkownicy, zgodnie z nadanym im poziomem uprawnień. Elektroniczna forma danych i dokumentów chroni także przed ich utratą lub zniszczeniem.

Zgodność z przepisami

Nasze rozwiązanie spełnia aktualne wymogi prawne, jest także dostosowywane do nowych regulacji w przypadku zmiany przepisów.

Wzrost satysfakcji pracowników

Dostęp do nowoczesnego narzędzia, wygoda pozyskiwania informacji i zapewnienie samodzielności pozytywnie wpływa na poziom satysfakcji pracowników.  

Ograniczenie zużycia papieru

Przejście na e-dokumenty w wymierny sposób redukuje zużycie papieru, eliminując konieczność utrzymywania powierzchni i innych zasobów niezbędnych do przechowywania dokumentów, jak i pozytywnie wpływając na ochronę środowiska naturalnego.

Elastyczność

Modułowa budowa platformy Asistar umożliwia dostosowanie zakresu wykorzystywanych funkcjonalności do indywidualnych potrzeb i wymagań klienta.

Outsourcing kadr i płac – krok po kroku

Jak przygotować się do outsourcingu kadr i płac i na co należy zwrócić uwagę?

Chcesz być na bieżąco?
Subskrybuj nasz newsletter!

Pełna treść zgody

Contract Administration Sp. z o. o.

ul. Hrubieszowska 2
01-209 Warszawa
Polska

+48 22 295 32 00
contact@ca-staff.eu

NIP: 526-001-29-88, KRS: 0000028831,
REGON: 012548510. Sąd Rejonowy dla
m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy

Mapa