Combined Shape Copy

Outsourcing płac


Outsourcing płac – payroll

Outsourcing płac, czyli payroll, polega na współpracy z zewnętrzną firmą i zleceniu jej takich czynności jak naliczanie wynagrodzeń dla pracowników i obliczanie wysokości składek na ubezpieczenia społeczne oraz zobowiązań podatkowych. Usługa jest realizowana zgodnie z prawem pracy, prawem podatkowym oraz z uwzględnieniem specyfiki danego przedsiębiorstwa. 

Outsourcing płac oferowany przez Contract Administration ma na celu usprawnienie procesów biznesowych naszych klientów w tym obszarze. Współpraca z nami gwarantuje bezpieczeństwo oraz ciągłość obsługi wynagrodzeń dla pracowników, jak i bieżące dostosowywanie działań i systemów do zmieniających się przepisów. Na bieżąco monitorujemy zmiany w zakresie prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i prawa podatkowego. Dzięki temu możemy aktywnie wspierać klientów i redukować ich ryzyko. 

W naszej pracy wykorzystujemy renomowane systemy kadrowo – płacowe, inwestujemy również w rozwój autorskich narzędzi. Zapewniamy także możliwość pracy na systemach klienta lub w modelu mieszanym.

Usługi płacowe oferujemy dla każdej wielkości podmiotów, elastycznie dostosowując je do potrzeb małych i średnich przedsiębiorstw, korporacji, jak również do firm nieposiadających siedziby w Polsce, a zatrudniających pracowników na terytorium Polski. 

Zapewniamy obsługę w języku polskim, angielskim, czeskim i słowackim.

Outsourcing płac – zakres obsługi płacowej

Nasze usługi z zakresu outsourcingu płac obejmują całość procesu związanego z naliczaniem wynagrodzeń dla pracowników naszych klientów, a także wynikających z nich zobowiązań wobec US, ZUS, PPK, PPE itp.

W ramach obsługi płacowej zapewniamy:

  • prawidłowe i terminowe naliczanie wynagrodzeń dla pracowników, z zachowaniem pełnej poufności przetwarzanych danych
  • przygotowanie instrukcji do realizacji płatności wynagrodzeń pracowników oraz pochodnych zobowiązań (m.in. ZUS, US, PFRON)
  • przygotowanie i udostępnienie pracownikom na portalu pracowniczym Asistar elektronicznych wersji poniższych dokumentów:
    • indywidualne paski płacowe zintegrowane z drukami ZUS IMIR
    • deklaracje PIT
    • indywidualne roczne karty wynagrodzeń
  • sporządzanie wymaganych prawem deklaracji z tytułu zobowiązań ustawowych wobec US, ZUS i PFRON
  • wsparcie w kontaktach z US, ZUS, PFRON w przypadku kontroli
  • obsługę raportów finansowych w zakresie PPK
  • przygotowanie pliku do modułu księgowego
  • rozliczanie świadczeń pieniężnych z tytułu ubezpieczenia społecznego w razie choroby lub macierzyństwa
  • współpracę z audytorami wewnętrznymi i zewnętrznymi
  • przygotowanie płatności wynagrodzeń netto dla pracowników klienta
  • przygotowanie raportów płacowych na potrzeby wewnętrznych departamentów klienta

Poza standardowymi działaniami w ramach obsługi płac, zakres współpracy elastycznie dopasowujemy do indywidualnych potrzeb naszych klientów.

Outsourcing płac – wybrane usługi dodatkowe:

  • Przygotowanie zaświadczeń  ERP-7
  • Obsługa zajęć administracyjnych i komorniczych
  • Przygotowanie w ustalonych terminach raportu rezerw urlopowych
  • Przygotowanie korekt raportów rozliczeniowych ZUS
  • Opracowanie innych zestawień i raportów wymaganych w danej organizacji.

Jesteśmy zaufanym partnerem ponad 500 klientów:

Outsourcing płac (payroll) – najważniejsze korzyści

Optymalizacja zasobów i kosztów

Powierzając obsługę naliczania wynagrodzeń zewnętrznemu dostawcy, nasi klienci mogą skupić się na głównych obszarach działalności firmy, optymalizując tym samym koszty zatrudnienia specjalistów oraz wdrażania zmian przepisów prawa i systemów informatycznych . Jasne zasady świadczenia usługi płacowej i z góry ustalone koszty usprawniają również proces budżetowania.

Bezpieczeństwo danych

Dane przekazywane Contract Administration w ramach usługi outsourcingu płac są wykorzystywane zgodnie z umową powierzenia danych. Zasady przetwarzania i przechowywania danych udostępnianych nam przez klientów objęte są m.in. międzynarodową normą standaryzującą systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji – ISO 27001.

Wiedza specjalistyczna

Nasi specjaliści na bieżąco śledzą zmiany w przepisach prawa pracy, podatkowych czy z obszaru ubezpieczeń społecznych. Biorą także udział w szkoleniach branżowych, co przekłada się na wysoki poziom wiedzy specjalistycznej i jest gwarancją zgodnego z prawem wykonania zleconych usług.

Wsparcie przy kontrolach i audytach

W przypadku kontroli lub audytu pracownicy CA wspierają klienta na każdym etapie kontaktu z kontrolerami lub audytorami. Transparentność oraz odpowiedzialność za świadczone usługi pozwalają na sprawną obsługę procesu kontroli lub audytu.

Terminowość obsługi

Usługi płacowe świadczone przez Contract Administration są wykonywane zgodnie z  wcześniej uzgodnionym przez obie strony harmonogramem. Zapewnia to komfort pracodawcy i poczucie bezpieczeństwa pracownikom w kontekście prawidłowego oraz terminowego naliczania wynagrodzeń. Struktura zatrudnienia w Contract Administration w zespołach gwarantuje ciągłość usługi.

Dokumenty w wersji elektronicznej

Dokumenty płacowe, takie jak paski płacowe czy PITy, są zamieszczane na autorskiej platformie Asistar. Takie rozwiązanie gwarantuje oszczędność kosztów, papieru oraz dostęp do danych w dowolnym czasie.

Największe zalety outsourcingu płac to optymalizacja zasobów i kosztów, wysoka jakość świadczonych usług oraz poufność powierzanych danych i ciągłość obsługi.

Dlaczego outsourcing płac w Contact Administration?

Najwyższa jakość usług – ISO 9001

Outsourcing płac (payroll) oraz outsourcing kadr oferowany przez Contract Administration to gwarancja najwyższej jakości obsługi procesów. Otrzymany certyfikat ISO 9001 potwierdza, że nasze usługi są nie tylko utrzymywane na wysokim poziomie, ale i nieustannie ulepszane.

Certyfikat bezpieczeństwa – ISO 27001

Zapewniamy najwyższy poziom bezpieczeństwa powierzanych nam danych, co gwarantuje międzynarodowy certyfikat bezpieczeństwa – ISO 27001, potwierdzający wdrożenie i stosowanie Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji. Ponadto usługi płacowe świadczymy w oparciu o aktualne przepisy prawne dotyczące ochrony danych osobowych. 

Zespół ekspertów

Specjalista kadr i płac powinien dysponować nie tylko wiedzą, ale także praktycznym doświadczeniem, które pozwoli dobierać najlepsze rozwiązania, dopasowane do potrzeb danego klienta oraz zapewniać bieżące wsparcie na każdym etapie współpracy. Nasi eksperci nieustannie aktualizują swoją wiedzę i podnoszą kwalifikacje. Dzięki temu nasze usługi są realizowane zgodnie z najwyższymi standardami.

Dogodne lokalizacje

W Contract Administration outsourcing płac prowadzi 250 specjalistów. Umożliwiamy klientom korzystanie z naszych usług online oraz stacjonarnie w czterech centrach usługowych w Polsce – w Warszawie, Wrocławiu, Krakowie oraz w Łodzi, a także w trzech oddziałach za granicą – w Pradze, Brnie i Bratysławie.

Elastyczna oferta

Naszym klientom zapewniamy elastyczne dopasowanie oferty do indywidualnych potrzeb. Outsourcing kadr i płac w Contract Administration to nie tylko dostęp do specjalistów w tych dziedzinach, ale także możliwość korzystania z narzędzi ułatwiających prowadzenie działalności. Jednym z naszych rozwiązań jest outsourcing kooperacyjny. W ramach usługi umożliwiamy klientom pracę na naszych nowoczesnych i regularnie aktualizowanych systemach informatycznych.

Nowoczesne rozwiązania technologiczne

Wraz z usługą outsourcingu płac zapewniamy dostęp do portalu Asistar, który umożliwia pracownikom pobieranie pasków płacowych i PIT-ów w wersji elektronicznej, a także rejestrowanie nieobecności czy składanie wniosków o urlop. Dzięki automatyzacji działań kadrowo-płacowych pracownicy i pracodawca zyskują przejrzystość i oszczędzają czas. Narzędzie pozwala także zwiększyć bezpieczeństwo danych, usprawnić obieg informacji i zredukować koszty.

Ponad 30 lat doświadczenia

Korzystając z naszych usług, klienci mają pewność, że lista płac oraz obliczanie potrąceń będą bezbłędne. Działając na rynku od ponad 30 lat wypracowaliśmy standardy, które pozwalają nam spełniać nawet najbardziej restrykcyjne normy jakości i bezpieczeństwa. Z tego powodu zaufało nam już ponad 500 klientów, a z większością tworzymy długoletnie, partnerskie relacje oparte na profesjonalizmie i zaufaniu.

Outsourcing kadr i płac – krok po kroku

Jak przygotować się do outsourcingu kadr i płac i na co należy zwrócić uwagę?

Chcesz być na bieżąco?
Subskrybuj nasz newsletter!

Pełna treść zgody

Contract Administration Sp. z o. o.

ul. Hrubieszowska 2
01-209 Warszawa
Polska

+48 22 295 32 00
contact@ca-staff.eu

NIP: 526-001-29-88, KRS: 0000028831,
REGON: 012548510. Sąd Rejonowy dla
m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy

Mapa