Elektroniczne wnioski urlopowe – 5 najważniejszych korzyści

Elektroniczny obieg wniosków urlopowych (jak również innych wybranych typów nieobecności) pozwala wymiernie usprawnić proces zarządzania absencjami w organizacji. Korzyści z jego zastosowania odczuje nie tylko pracodawca, ale też pracownicy.  

E-wnioski urlopowe pozwalają ujednolicić i przyśpieszyć proces wnioskowania o urlop. Automatyczny obieg informacji umożliwia istotne skrócenie czasu akceptacji urlopu, jednocześnie zapewniając skuteczną kontrolę nad całym procesem. Zarówno pracownik, jak również jego przełożony zyskuje stały dostęp do danych dotyczących ilości wykorzystanych oraz pozostałych jeszcze do wykorzystania dni wolnych, a managerowie dodatkowo mogą łatwiej zarządzać pracą zespołu. Jednocześnie w działach HR zostaje wyeliminowana konieczność zbierania i przechowywania papierowych zaakceptowanych wniosków o nieobecność oraz ich manualnego wprowadzania do systemu ERP bądź przygotowywania na ich podstawie plików do zaimportowania do systemu.  

Jakie są najważniejsze korzyści z wdrożenia elektronicznych wniosków urlopowych? 

Elektroniczne wnioski urlopowe to jedna z funkcjonalności naszej autorskiej platformy Asistar. Poniżej przedstawiamy kluczowe zalety takiego rozwiązania dla pracodawcy. 

1. Skrócenie czasu obsługi wniosku urlopowego 
   Wypełnienie wniosku urlopowego online nie wymaga jego drukowania i dostarczenia w formie papierowej do przełożonego. Przełożony nie musi odnosić wniosku do działu kadr, wszystko odbywa się automatycznie. Po wygenerowaniu wniosku przez pracownika trafia on automatycznie do akceptacji managera w formie powiadomienia mailowego. Akceptacja bądź odrzucenie wniosku przez przełożonego lub przełożonych może nastąpić na jeden z dwóch sposobów: 

• bezpośrednio z poziomu maila (opcja szybka) 
• z poziomu systemu – na platformie Asistar następuje akceptacja (bądź odrzucenie nieobecności) a zaakceptowana nieobecność urlopowa automatycznie trafia do systemu ERP (za pośrednictwem interfejsu). 

2. Łatwiejszy monitoring procesu 
   Wszystkie wygenerowane wnioski urlopowe są widoczne w systemie Asistar wraz z datą utworzenia i aktualnym statusem, zarówno dla pracownika, jak też dla jego managera. Obie strony procesu mają również bieżący i bezpośredni dostęp do informacji o aktualnym stanie wykorzystania urlopu oraz o ich terminach.  

3. Zgodność z przepisami oraz z harmonogramem czasu pracy pracownika 
   Asistar pokazuje liczbę dni urlopu przysługującego danemu pracownikowi, ustaloną zgodnie z zasadami Kodeksu pracy lub szczególnymi postanowieniami umowy o pracę. Jednocześnie podczas wnioskowania o urlop w określonym terminie system weryfikuje dane z harmonogramem pracy pracownika w systemie ERP i pomniejsza prawidłową ilość dni roboczych (lub godzin) odpowiadającą terminom urlopu wprowadzonym we wniosku.  

4. Wygoda dla pracowników i managerów  
   Pracownik ma stały dostęp do informacji na temat aktualnie przysługujących mu dni urlopu i nie musi już pytać o to w dziale HR. Złożenie elektronicznego wniosku o urlop zajmuje tylko chwilę, a automatyczna informacja o jego akceptacji (bądź odrzuceniu) trafia do niego w formie automatycznego zwrotnego powiadomienia mailowego z systemu Asistar, niezwłocznie po wykonaniu takiego działania przez przełożonego. Zatwierdzanie wniosków urlopowych po stronie managera odbywa się w równie szybki i prosty sposób – szczególnie przy użyciu opcji zatwierdzenia lub odrzucenia wniosku bezpośrednio z poziomu maila.  

5. Bezpieczeństwo procesu 
   Wszystkie wnioski urlopowe są archiwizowane w systemie Asistar (jednocześnie są przechowywane w postaci nieobecności urlopowych w systemie ERP), wyeliminowana więc zostaje możliwość ich zaginięcia lub zniszczenia. Dostęp do danych mają wyłącznie uprawnione osoby.  

Zobacz także: Portal pracowniczy Asistar z modułem e-wniosków urlopowych 

Outsourcing kadr i płac – sprawdź, jak możemy pomóc: