Outsourcing kadr i płac – jak podpisać dobrą umowę z dostawcą usługi?

Osiągnięcie zamierzonych korzyści z outsourcingu kadr i płac zależy m.in. od dobrze podpisanej umowy. Odpowiednie zapisy, uwzględniające potrzeby i oczekiwania firmy, a także precyzyjne określenie zakresu działań outsourcera oraz jego odpowiedzialności to klucz do sukcesu efektywnego wdrożenia usługi i satysfakcjonującej, wieloletniej współpracy z dostawcą.

Odpowiednia konstrukcja umowy na obsługę kadr i płac przez firmę zewnętrzną zabezpiecza przed ryzykami oraz pozwala uniknąć wielu rozczarowań i potencjalnych strat finansowych. W poniższym artykule podpowiadamy, jakie elementy powinna zawierać umowa z dostawcą usług kadrowo-płacowych oraz na co zwrócić szczególną uwagę przy jej konstruowaniu.

Usługi kadrowo – płacowe: co powinna zawierać umowa z dostawcą?

Umowa na outsourcing kadr i płac powinna składać się z następujących elementów:

1. Zakres usług
2. Zakres odpowiedzialności dostawcy
3. Zakres odpowiedzialności finansowej dostawcy
4. Zapisy dotyczące bezpieczeństwa i poufności danych
5. Miejsce świadczenia usług
6. Sprecyzowany termin rozpoczęcia współpracy
7. Harmonogram dostarczania świadczonych usług
8. Wysokość wynagrodzenia outsourcera
9. Czas obowiązywania umowy
10. Termin i koszty rozwiązania umowy
11. Klauzule dodatkowe
12. Zasady aneksowania umowy

Z kim i jak określić zakres usługi outsourcingu kadr i płac?

Czy zakres umowy na obsługę kadr i płac powinien określić dział prawny? Nic bardziej mylnego. Umowa powinna być w pierwszej kolejności konsultowana i tworzona przez ekspertów, gdyż to oni najlepiej znają specyfikę działań kadrowo-płacowych.

Dobrą praktyką rynkową jest więc rozpoczęcie rozmów na temat zakresu umowy przez osoby merytoryczne po stronie klienta oraz dostawcy usługi. Dopiero po określeniu wstępnych ram kontraktu, do procesu powinien zostać włączony dział prawny.

Co najczęściej znajduje się w zakresie usługi outsourcingu kadr i płac?

Podczas rozmów z dostawcą usług kadrowo – płacowych warto jak najbardziej precyzyjnie określić zakres usługi podstawowej. Pozwoli to uniknąć niedomówień i pojawienia się nieplanowanych kosztów.

Podstawowy zakres usług z obszaru kadr i płac najczęściej zawiera takie elementy jak:

• naliczanie płac
• administracja HR
• e-teczki pracownicze
• rozliczanie czasu pracy
• rozliczenia ZUS
• deklaracje PIT
• raporty księgowe
• zestawienia GUS

Porównując oferty od różnych dostawców, warto upewnić się co dokładnie wchodzi w podstawowy zakres usługi, a które czynności będą dodatkowo płatne.

Zakres odpowiedzialności dostawcy usług kadrowo-płacowych

Odpowiednio skonstruowana umowa o świadczenie usług outsourcingu kadr i płac powinna zawierać również zakres odpowiedzialności dostawcy. Zwiększa to bezpieczeństwo klienta i pozwala uniknąć strat finansowych oraz wizerunkowych, np. w sytuacji pojawienia się błędów w naliczaniu wynagrodzeń.

Dostawca powinien być odpowiedzialny m.in. za:

1. Poprawne i terminowe przeliczenie wynagrodzeń

2. Zgodne z prawem prowadzenie teczek osobowych

3. Bezpieczeństwo informacji

4. Zgodność z RODO i innymi regulacjami

Zapisy o odpowiedzialności finansowej

Nasi eksperci rekomendują również umieszczanie w umowie z dostawcą usług kadrowo-płacowych zapisów o odpowiedzialności finansowej. Mogą one obejmować np. poprawność otrzymanych danych, poprawność naliczeń oraz zgodność z przepisami. W przypadku popełnienia błędu, to dostawca błędnych informacji będzie odpowiedzialny finansowo za powstałe straty.

Poufność i bezpieczeństwo przetwarzania danych

Proces migracji danych do dostawcy to niezwykle newralgiczny proces. Bezpieczeństwo i poufność danych powinna być priorytetem. Bezpiecznym rozwiązaniem jest transfer danych poprzez szyfrowany kanał elektroniczny, do którego nikt oprócz zamawiającego i dostawcy nie ma dostępu. Migracja danych powinna być również zgodna z prawem, m.in. z RODO. Wyciek danych może spowodować straty finansowe oraz problemy natury prawnej.

Jakie dodatkowe usługi warto wykupić od dostawcy outsourcingu kadr i płac?

Oprócz podstawowych usług kadrowo-płacowych outsourcerzy często oferują szereg usług dodatkowych, których przykłady przedstawiamy poniżej:

• obsługa benefitów pracowniczych
• wysyłanie dokumentów bezpośrednio do pracowników
• przygotowywanie zaświadczeń o zarobkach na drukach standardowych i formularzach bankowych
• przygotowanie raportu GUS Z-12
• administracja PUE
• administracja PPK
• przygotowywanie niestandardowych raportów, w tym na potrzeby audytu
• obsługa zajęć komorniczych

Miejsce świadczenia usług kadrowo-płacowych i termin rozpoczęcia współpracy

W umowie z outsourcerem kadr i płac należy sprecyzować również miejsce świadczenia usługi. Mogą być one realizowane w siedzibie klienta lub u dostawcy.

Istotne jest również dokładne określenie terminu rozpoczęcia współpracy. Uprzednio przygotowany harmonogram prac znacznie usprawni proces wdrożenia usług kadrowo-płacowych.

Harmonogram dostarczania usług

Kolejnym ważnym elementem umowy z dostawcą, któremu powierzamy obsługę kadr i płac, jest harmonogram współpracy. Ułatwia on pracę obu stronom oraz pozwala uniknąć nieporozumień. W harmonogramie warto określić:

1. Terminy przekazywania danych
2. Terminy zgłaszania zmian w wynagrodzeniach
3. Terminarz naliczeń (np. pierwsze i końcowe naliczenia)

Wysokość wynagrodzenia dostawcy usług kadrowo-płacowych

Niezbędnym elementem umowy z outsourcerem jest oczywiście zapis o wysokości wynagrodzenia. Najczęściej składa się ono z następujących elementów:

• Kosztu wdrożenia usługi
• Podstawowej opłaty miesięcznej
• Opłaty za usługi na koniec roku
• Opłaty za usługi dodatkowe

Wynagrodzenie podstawowe jest uzależnione od liczby pracowników, struktury zatrudnienia oraz zakresu usługi. Do części bazowej wlicza się także koszt licencji za wykorzystanie systemu udostępnianego przez outsourcera.

Zobacz także: Ile kosztuje outsourcing kadr i płac?

Czas obowiązywania umowy oraz koszty i termin jej rozwiązania

Jak w przypadku każdej umowy, należy określić również czas jej obowiązywania oraz zasady rozwiązania. W sytuacji rozwiązana umowy problematyczna może okazać się migracja danych – z powrotem do klienta lub do nowego dostawcy usługi. Z tego powodu warto zawrzeć zapisy o sposobie przygotowania danych na zakończenie współpracy wraz z harmonogramem tego procesu.

Klauzule dodatkowe oraz zasady aneksowania umowy

Warto zastanowić się nad zawarciem w umowie z outsourcerem dodatkowych klauzul, które skuteczniej zabezpieczą interes firmy i pozwolą uniknąć wielu problemów. Przykłady klauzul dodatkowych:

1. Klauzula o zakazie zatrudniania pracowników drugiej strony (np. wprowadzenie rekompensaty za zatrudnianie pracownika)
2. Klauzula o rozstrzyganiu ewentualnych sporów i konfliktów (np. rozstrzyganie ewentualnych sporów polubownie)

Umowa z dostawcą usług kadrowo-płacowych powinna określać również sposoby uzgadniania i wprowadzania zmian. Pozwoli to ułatwić i usprawnić wszelkie modyfikacje kontraktu. Dzięki takim zapisom obie strony będą wiedziały, które zmiany wymagają aneksu, a które mogą być wprowadzone przez zgodę upoważnionej osoby.

Odpowiednio skonstruowana umowa na obsługę kadr i płac to klucz do owocnej współpracy z outsourcerem. Dobra umowa powinna jak najbardziej szczegółowo określać zakres usług i odpowiedzialności dostawcy oraz harmonogram ich wdrożenia. Dzięki odpowiedniemu kontraktowi klient może zabezpieczyć się przed wieloma ryzykami oraz uniknąć rozczarowań i kosztownych problemów.

Zachęcamy do obejrzenia nagrania z naszego webinaru, podczas którego podpowiadamy, na co warto zwrócić uwagę podczas wyboru dostawcy usług z obszaru kadr i płac, a także co jest istotne podczas dalszej bieżącej współpracy.

Zobacz także: Outsourcing kadr i płac – krok po kroku

Outsourcing kadr i płac – sprawdź, jak możemy pomóc: