Ile kosztuje outsourcing kadr i płac?

Outsourcing kadr i płac polega na powierzeniu specjalistycznej firmie zewnętrznej całości lub części działań kadrowo – płacowych. Z jakiego powodu pracodawcy decydują się na takie rozwiązanie i jak kształtuje się jego koszt?

Kadry i płace w modelu zewnętrznym

Obsługa kadr i płac rodzi wiele wyzwań dla pracodawców. Problemy z rekrutacją i utrzymaniem pracowników działów kadrowo – płacowych, często zmieniające się przepisy oraz postępująca digitalizacja HR wymagająca inwestycji w infrastrukturę IT to kluczowe argumenty przemawiające za powierzeniem tego obszaru specjalistycznym firmom zewnętrznym. Z badania „Dlaczego firmy decydują się na outsourcing ” wynika, że dla pracodawców, którzy już korzystają z usług kadrowo – płacowych, istotny jest także dostęp do wiedzy i kompetencji dostawcy, oszczędność czasu i przeniesienie odpowiedzialności za prawidłową realizację procesów. Coraz mniej firm natomiast postrzega outsourcing jako sposób na redukcję kosztów.

Dowiedz się więcej: Jak wybrać dostawcę i co powinna zawierać umowa na outsourcing kadr i płac

Outsourcing kadr i płac – najważniejsze korzyści dla firm

Prowadzenie kadr i płac przez specjalistyczną firmę zewnętrzną zapewnia przede wszystkim dostęp do odpowiednich zasobów, wiedzy i doświadczenia dostawcy. Jedną z kluczowych korzyści jest compliance, czyli gwarancja zgodności procesów kadrowo – płacowych z aktualnie obowiązującymi przepisami. W przypadku outsourcingu kadr i płac to w gestii dostawcy pozostaje dostosowanie procedur i systemów IT do zmian legislacyjnych. Jest to szczególnie istotne w sytuacjach, kiedy na wdrożenie zmian jest niewiele czasu, jak w przypadku ostatnich zmian związanych z wejściem w życie Polskiego Ładu.  

Outsourcing kadr i płac to także dobry sposób na optymalizację procesów. Doświadczeni dostawcy, którzy realizują obsługę kadrowo – płacową dla wielu różnych firm dysponują wiedzą umożliwiającą usprawnianie działań w obszarze HR. Pomagają w tym również rozwiązania IT, które automatyzują procesy, poprawiają efektywność i ograniczają ryzyko wystąpienia błędów.

Obsługa kadr i płac w modelu zewnętrznym zapewnia również ciągłość realizacji procesów kadrowo-płacowych, która jest kluczowa dla prawidłowego funkcjonowania całej organizacji. Obecna sytuacja na rynku pracy powoduje coraz większe trudności w rekrutacji i utrzymaniu pracowników szczególnie tych dysponujących odpowiednimi kompetencjami. Decydując się na współpracę z outsourcerem firma zyskuje dostęp do zasobów dostawcy, wówczas to na nim spoczywa obowiązek zapewnienia odpowiedniego zespołu w celu osiągnięcia płynnej obsługi procesów klienta.

Outsourcing kadrowo – płacowy –  koszt dla pracodawcy

Powierzenie obsługi kadr i płac dostawcy zewnętrznemu dziś coraz rzadziej jest postrzegane przez pryzmat redukcji kosztów. Dla niektórych firm to jednak wciąż bardzo istotny argument w procesie decyzyjnym. Należy jednak pamiętać o tym, że wymienione powyżej korzyści pozafinansowe również przyniosą firmie wymierne oszczędności, choćby poprzez minimalizację ryzyka kar za działania niezgodne z przepisami czy brak konieczności inwestowania w rozwiązania IT.   

Cennik outsourcingu kadrowo – płacowego najczęściej składa się z kilku elementów:

Koszt obsługi kadrowo – płacowej jest kalkulowany indywidualnie, w oparciu o szereg kryteriów, przede wszystkim tych wymienionych powyżej, związanych z miesięczną obsługą. Warto dodać, że im większa skala projektu i zakres usługi, tym cena jednostkowa za obsługę pracownika jest niższa.

Na co należy zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy usług?

Analizując oferty dotyczące outsourcingu kadr i płac na pewno nie warto kierować się wyłącznie ceną. Przede wszystkim należy dokładnie porównać działania, które mieszczą się w podstawowym zakresie usługi. Może się bowiem okazać, że konieczność regularnego ponoszenia opłat dodatkowych, które nie zostały w nim ujęte, znacznie podniesie koszt obsługi procesów kadrowo – płacowych. 

Kluczowy jest także wybór profesjonalnego dostawcy, który zapewni wysoką jakość obsługi i bezpieczeństwo. Podczas obsługi kadrowo-płacowej przetwarzane są wrażliwe dane, takie jak dane osobowe czy informacje o wynagrodzeniach pracowników. Bardzo ważne jest więc zweryfikowanie kompetencji firmy outsourcingowej także w obszarze technicznego zabezpieczenia danych, aby mieć pewność, że przekazane jej procesy i dane są odpowiednio chronione.  

Outsourcing kadr i płac – sprawdź, jak możemy pomóc: