Outsourcing HR a miezd – ako podpísať úspešnú zmluvu s poskytovateľom služieb?

Dosiahnutie výhod plynúcich z outsourcingu ľudských zdrojov a miezd závisí okrem iného aj od dobre podpísanej zmluvy. Vhodné opatrenia zohľadňujúce potreby a očakávania spoločnosti, ako aj presné vymedzenie rozsahu činností a zodpovedností outsourcingu sú kľúčom k úspechu efektívnej implementácie služby a úspešnej, dlhodobej spolupráce s poskytovateľom služby.

Vhodné vypracovanie zmluvy o personálnych a mzdových službách externou spoločnosťou chráni pred rizikami a umožňuje vyhnúť sa mnohým sklamaniam a prípadným finančným stratám. V článku nižšie navrhujeme, aké náležitosti by mala obsahovať zmluva s poskytovateľom HR a mzdových služieb a na čo si dať pri jej konštrukcii obzvlášť pozor.

Personálne a mzdové služby: čo by mala obsahovať zmluva s poskytovateľom služieb?

Zmluva o outsourcingu HR a miezd by mala pozostávať z týchto prvkov:

1. Rozsah služieb
2. Zodpovednosť poskytovateľa služieb
3. Finančná zodpovednosť poskytovateľa služieb
4. Záznamy o bezpečnosti a dôvernosti údajov
5. Miesto poskytovania služby
6. Stanovený dátum začiatku spolupráce
7. Harmonogram poskytovania poskytovaných služieb
8. Výška odmeny poskytovateľa služby
9. Trvanie zmluvy
10. Termín a náklady na ukončenie zmluvy
11. Dodatočné klauzuly
12. Pravidlá pre dodatky k zmluve

S kým a ako určiť rozsah služieb outsourcingu HR a miezd?

Má rozsah zmluvy na personálne a mzdové služby definovať právne oddelenie? Nič nemôže byť chybnejšie. Zmluvu by mali konzultovať a vypracovať v prvom rade odborníci, ktorí najlepšie poznajú špecifiká personálnych a mzdových činností.

Preto je dobrou trhovou praxou začať diskusiu o rozsahu zmluvy s odborníkmi na strane klienta aj na strane poskytovateľa služieb. Právne oddelenie má byť zapojené do procesu až po definovaní počiatočného zmluvného rámca.

Čo zvyčajne pokrýva služba outsourcingu HR a miezd?

Pri rozhovoroch s poskytovateľom personálnych a mzdových služieb sa oplatí čo najpresnejšie špecifikovať rozsah základnej služby. Predídete tak nedorozumeniam a neplánovaným nákladom.

Základný rozsah služieb v oblasti personalistiky a miezd zvyčajne zahŕňa tieto prvky:

• výpočet miezd
• HR administrácia
• e-zložky zamestnancov
• sledovanie pracovného času
• odvody do sociálnej poisťovne
• hlásenia
• účtovné reporty
• štatistiky

Pri porovnávaní ponúk od rôznych poskytovateľov služieb sa oplatí uistiť, čo presne je zahrnuté v základnom rozsahu služieb a ktoré činnosti budú spoplatnené navyše.

Zodpovednosť poskytovateľa personálnej a mzdovej agendy

Správne vypracovaná zmluva o poskytovaní služieb HR a mzdového outsourcingu by mala obsahovať aj rozsah zodpovednosti dodávateľa. Zvyšuje to bezpečnosť klienta a predchádza finančným stratám a stratám imidžu, napr. v prípade chýb pri výpočte odmeny.

Poskytovateľ služby by mal byť okrem iného zodpovedný za:

1. správny a včasný výpočet odmien

2. vedenie osobných spisov v súlade so zákonom

3. informačná bezpečnosť

4. súlad s GDPR a ďalšími predpismi

Ustanovenia o finančnej zodpovednosti

Naši odborníci tiež odporúčajú zahrnúť ustanovenia o finančnej zodpovednosti do zmluvy s poskytovateľom personálnych a mzdových služieb. Môže ísť napríklad o správnosť prijatých údajov, správnosť výpočtov a dodržiavanie predpisov. Ak dôjde k omylu, bude to poskytovateľ chybných informácií, ktorý bude finančne zodpovedný za straty.

Dôvernosť a bezpečnosť spracovania údajov

Proces migrácie údajov k poskytovateľovi služieb je mimoriadne kritický. Bezpečnosť a dôvernosť údajov by mali byť prioritou. Bezpečným riešením na prenos dát je šifrovaný elektronický kanál, ku ktorému nemá prístup nikto okrem objednávateľa a poskytovateľa služieb. Migrácia údajov by tiež mala byť v súlade s legislatívou vrátane GDPR. Únik dát môže spôsobiť finančné straty a právne problémy.

Aké doplnkové služby sa oplatí dokúpiť od poskytovateľa outsourcingu HR a miezd?

Okrem základných HR a miezd outsourceri často ponúkajú množstvo doplnkových služieb, ktorých príklady sú uvedené nižšie:

• správa zamestnaneckých benefitov
• zasielanie dokumentov priamo zamestnancom
• príprava potvrdení o zárobku na štandardných formulároch a bankových formulároch
• príprava neštandardných správ vrátane správ na účely auditu
• riešenie exekúcií

Miesto poskytovania HR a mzdových služieb a dátum začatia spolupráce

V zmluve s HR a mzdovým outsourcingom by malo byť uvedené aj miesto poskytovania služby. Môžu byť realizované u klienta alebo u poskytovateľa.

Dôležité je aj presné zadefinovanie termínu začatia spolupráce. Vopred pripravený harmonogram prác výrazne zlepší proces implementácie HR a mzdových služieb.

Harmonogram dodania služby

Ďalším dôležitým prvkom zmluvy s poskytovateľom služieb, ktorému zverujeme personálne a mzdové služby, je harmonogram spolupráce. Uľahčuje prácu obom stranám a predchádza nedorozumeniam. Harmonogram by mal špecifikovať:

1. termíny prenosu údajov
2. termíny nahlasovania zmien v odmeňovaní
3. časový rozvrh (napr. prvé a posledné časové rozlíšenie)

Odmena poskytovateľa mzdovej agendy

Podstatnou náležitosťou zmluvy je samozrejme ustanovenie o odmene. Zvyčajne pozostáva z nasledujúcich prvkov:

• Náklady na implementáciu služby
• Základný mesačný poplatok
• Servisné poplatky na konci roka
• Poplatky za doplnkové služby

Základná odmena závisí od počtu zamestnancov, zamestnaneckej štruktúry a rozsahu služby. V základnej časti sú zahrnuté aj náklady na licenciu na používanie systému poskytovaného outsourcingom.

Trvanie zmluvy, ako aj náklady a dátum ukončenia

Rovnako ako pri každej zmluve by mala byť špecifikovaná aj doba trvania zmluvy a pravidlá jej ukončenia. V situácii ukončenia zmluvy môže byť problematická migrácia dát – späť ku klientovi alebo k novému poskytovateľovi služieb. Z tohto dôvodu sa oplatí zahrnúť ustanovenia o tom, ako pripraviť údaje na konci spolupráce, spolu s harmonogramom tohto procesu.

Dodatočné ustanovenia a pravidlá pre dodatky k zmluve

Za zváženie stojí začlenenie dodatočných klauzúl do zmluvy s outsourcingom, ktoré efektívnejšie ochránia záujem spoločnosti a vyhnú sa mnohým problémom. Príklady dodatočných doložiek:

1. klauzula o zákaze zamestnávania zamestnancov druhej strany (napr. zavedenie náhrady mzdy pri zamestnávaní zamestnanca)
2. klauzula o urovnávaní sporov a konfliktov (napr. urovnávanie akýchkoľvek sporov priateľskou cestou)

V zmluve s poskytovateľom personálnych a mzdových služieb by mali byť uvedené aj spôsoby dohodnutia a implementácie zmien. To uľahčí a zefektívni akékoľvek úpravy zmlúv. Vďaka takýmto ustanoveniam budú obe strany vedieť, ktoré zmeny si vyžadujú prílohu a ktoré je možné zaviesť so súhlasom oprávnenej osoby.

Správne vypracovaná zmluva na personálne a mzdové služby je kľúčom k plodnej spolupráci s outsourcingom. Dobrá zmluva by mala čo najpodrobnejšie definovať rozsah služieb a zodpovednosti dodávateľa a harmonogram ich realizácie. Vďaka správnej zmluve sa klient môže chrániť pred mnohými rizikami a vyhnúť sa sklamaniam a nákladným problémom.

Odporúčame pozrieť si záznam nášho webinára, počas ktorého navrhujeme, na čo sa pri výbere poskytovateľa personálnych a mzdových služieb oplatí dávať pozor a čo je dôležité pri ďalšej prebiehajúcej spolupráci.

Zistite viac: Outsourcing ľudských zdrojov a miezd – krok za krokom