Outsourcing lidských zdrojů a mezd – jak uzavřít úspěšnou smlouvu s poskytovatelem služeb?

Dosažení zamýšlených přínosů outsourcingu lidských zdrojů a mezd závisí mimo jiné na dobře podepsané smlouvě. Vhodná ustanovení zohledňující potřeby a očekávání podniku, stejně jako přesné vymezení rozsahu činností a odpovědnosti outsourcingu jsou klíčem k úspěchu efektivní implementace služeb a uspokojivé, dlouhodobé spolupráce s poskytovatelem služeb.

Vhodné vypracování smlouvy o poskytování personálních a mzdových služeb externí společností chrání před riziky a umožňuje vyhnout se mnoha zklamáním a případným finančním ztrátám. V následujícím článku vám navrhneme, jaké náležitosti by měla smlouva s poskytovatelem personálních a mzdových služeb obsahovat a na co si dát při její konstrukci obzvlášť pozor.

Personální a mzdové služby: co by měla obsahovat smlouva s poskytovatelem služeb?

Smlouva o outsourcingu personálních a mzdových služeb by měla obsahovat následující prvky:

1. Rozsah služeb
2. Odpovědnost poskytovatele služeb
3. Finanční odpovědnost poskytovatele služeb
4. Záznamy o bezpečnosti a důvěrnosti údajů
5. Místo poskytování služeb
6. Stanovené datum zahájení spolupráce
7. Harmonogram poskytování poskytovaných služeb
8. Výše odměny externího poskytovatele služeb
9. Doba trvání smlouvy
10. Termín a náklady na ukončení smlouvy
11. Další ustanovení
12. Pravidla pro uzavírání příloh ke smlouvě

S kým a jak určit rozsah služeb outsourcingu lidských zdrojů a mezd?

Měl by rozsah smlouvy o outsourcingu personálních a mzdových služeb určovat právní odbor? Nic nemůže být špatnějšího. Smlouvu by měli v první řadě konzultovat a vypracovat odborníci, protože ti znají specifika personálních a mzdových činností nejlépe.

Je proto dobrou tržní praxí, aby diskusi o rozsahu smlouvy zahájily osoby s odbornými znalostmi jak na straně klienta, tak na straně poskytovatele služeb. Teprve po vymezení prvotního rámce smlouvy je třeba do procesu zapojit právní oddělení.

Co obvykle zahrnuje služba outsourcingu lidských zdrojů a mezd?

Při jednání s poskytovatelem personálních a mzdových služeb je vhodné co nejpřesněji specifikovat rozsah základní služby. Vyhnete se tak nedorozuměním a neplánovaným nákladům.

Základní rozsah služeb v oblasti personalistiky a mezd obvykle zahrnuje následující prvky:

• výpočet mezd
• správu lidských zdrojů
• elektronické soubory zaměstnanců
• účtování pracovní doby
• zúčtování ZUS
• Prohlášení PIT
• účetní výkazy
• výkazy GUS

Při porovnávání nabídek různých poskytovatelů služeb je vhodné se ujistit, co přesně je zahrnuto v základním rozsahu služby a které činnosti budou účtovány navíc.

Povinnosti poskytovatele personálních a mzdových služeb

Správně sepsaná smlouva o poskytování služeb outsourcingu lidských zdrojů a mezd by měla obsahovat také rozsah odpovědnosti poskytovatele. Tím se zvyšuje bezpečnost klienta a předchází se finančním a imageovým ztrátám, např. v případě chyb při výpočtu odměn.

Poskytovatel služeb by měl být odpovědný mj. za:

1. správný a včasný výpočet odměn
2. vedení osobních spisů v souladu s právními předpisy
3. bezpečnost informací
4. dodržování GDPR a dalších předpisů

Ustanovení o finanční odpovědnosti

Naši odborníci doporučují do smlouvy s poskytovatelem personálních a mzdových služeb zahrnout také ustanovení o finanční odpovědnosti. Ta mohou zahrnovat například správnost přijatých údajů, správnost výpočtů a dodržování předpisů. Pokud dojde k chybě, bude to poskytovatel chybných informací, kdo ponese finanční odpovědnost za vzniklé ztráty.

Důvěrnost a bezpečnost zpracování údajů

Proces migrace dat k poskytovateli služeb je mimořádně kritickým procesem. Bezpečnost a důvěrnost údajů by měly být prioritou. Bezpečným řešením pro přenos dat je šifrovaný elektronický kanál, ke kterému nemá přístup nikdo kromě zadavatele a poskytovatele služeb. Migrace dat by také měla být v souladu s právními předpisy, včetně GDPR. Únik dat může způsobit finanční ztráty a právní problémy.

Jaké další služby se vyplatí pořídit u poskytovatele outsourcingu lidských zdrojů a mezd?

Kromě základních služeb v oblasti personalistiky a mezd nabízejí outsourcingové společnosti často řadu doplňkových služeb, jejichž příklady uvádíme níže:

• vyřizování zaměstnaneckých výhod
• zasílání dokumentů přímo zaměstnancům
• příprava potvrzení o příjmech na standardních formulářích a bankovních formulářích
• příprava výkazu GUS Z-12
• správa PUE
• správa PPK
• příprava nestandardních výkazů, včetně výkazů pro účely auditu
• s vyřizování exekucí

Místo poskytování personálních a mzdových služeb a datum zahájení spolupráce

Ve smlouvě s externím dodavatelem personálních a mzdových služeb by mělo být uvedeno také místo poskytování služeb. Ty mohou být prováděny v prostorách klienta nebo u poskytovatele.

Důležité je také přesně vymezit datum zahájení spolupráce. Předem připravený harmonogram prací výrazně zlepší proces realizace personálních a mzdových služeb.

Harmonogram poskytování služeb

Dalším důležitým prvkem smlouvy s poskytovatelem služeb, kterému svěřujeme personální a mzdové služby, je harmonogram spolupráce. Usnadňuje práci obou stran a předchází nedorozuměním. V harmonogramu by mělo být uvedeno:

1. termíny předávání dat
2. termíny pro hlášení změn v odměňování
3. harmonogram časového rozlišení (např. první a poslední časové rozlišení)

Odměna poskytovatele mzdových služeb

Podstatným prvkem smlouvy s externím poskytovatelem je samozřejmě ustanovení o odměňování. Obvykle se skládá z následujících prvků:

• Náklady na realizaci služby
• Základní měsíční poplatek
• Poplatků za služby na konci roku
• Poplatky za další služby

Základní odměna závisí na počtu zaměstnanců, zaměstnanecké struktuře a rozsahu služby. Základní část zahrnuje také náklady na licenci pro používání systému poskytovaného externím dodavatelem.

Doba trvání smlouvy a náklady a datum ukončení smlouvy

Stejně jako u každé smlouvy by měla být stanovena i doba trvání smlouvy a pravidla pro její ukončení. V situaci, kdy je smlouva ukončena, může být problematická migrace dat – zpět ke klientovi nebo k novému poskytovateli služeb. Z tohoto důvodu je vhodné zahrnout ustanovení o způsobu přípravy dat při ukončení spolupráce spolu s harmonogramem tohoto procesu.

Další ustanovení a pravidla pro připojení smlouvy

Stojí za zvážení, zda do smlouvy s externím dodavatelem nezahrnout další doložky, které účinněji ochrání zájmy společnosti a předejdou mnoha problémům. Příklady dodatečných doložek:

1. doložka zakazující zaměstnávání zaměstnanců druhé strany (např. zavedení odměny za zaměstnávání zaměstnance)
2. doložka o řešení sporů a konfliktů (např. smírné řešení případných sporů)

Ve smlouvě s poskytovatelem personálních a mzdových služeb by měly být rovněž uvedeny způsoby dohodnutí a provádění změn. To usnadní a zefektivní případné změny smlouvy. Díky těmto ustanovením budou obě strany vědět, které změny vyžadují dodatek a které lze zavést se souhlasem oprávněné osoby.

Správně sestavená smlouva o personálních a mzdových službách je klíčem k plodné spolupráci s outsourcerem. Dobrá smlouva by měla co nejpodrobněji definovat rozsah služeb a odpovědnosti dodavatele a časový harmonogram jejich realizace. Díky správně uzavřené smlouvě se klient může ochránit před mnoha riziky a vyhnout se zklamáním a nákladným problémům.

Doporučujeme shlédnout záznam našeho webináře, během kterého naznačíme, čemu se vyplatí věnovat pozornost při výběru dodavatele personálních a mzdových služeb a co je důležité při další průběžné spolupráci.

Zjistěte více: Outsourcing mezd a HR – step by step

Outsourcing lidských zdrojů a mezd – podívejte se, jak vám můžeme pomoci: