Outsourcing mezd a HR – step by step

Outsourcing mezd a HR znamená svěřit správu tzv. administrativních HR procesů externí firmě. Tato služba má za cíl zefektivnit provoz v této oblasti a snížit provozní náklady. Jak se připravit na HR a outsourcing mezd a na co si dát pozor?

Outsourcing mezd a HR – první krok?

Outsourcing (externí využívání zdrojů) zahrnuje najímání externí společnosti, která bude provádět obchodní procesy. Pokud jde o outsourcing mezd a HR, jedná se o široce definovanou oblast související s HR a mzdovými činnostmi určené pro zaměstnance daného subjektu, mezi které mimo jiné patří:

Nejdůležitějšími přínosy outsourcingu HR a zpracování mezd pro firmy, jsou přístup ke znalostem, know-how a zdrojům poskytovatele těchto služeb, bezpečnost dat a zajištění kontinuity procesů, optimalizace nákladů na lidské zdroje a mzdy a možnost využívat nejmodernější technologie podporující optimalizaci procesů.

Rozhodnutí outsourcovat HR a mzdové procesy by mělo předcházet:

• hloubková finanční analýza provozních nákladů interních personálních a mzdových oddělení, jejichž úkoly společnost plánuje outsourcovat,
• příprava seznamu činností, které by mohly být potenciálně outsourcovány,
• identifikace přínosů a rizik outsourcingu HR a mezd, tj. SWOT analýza,
• audit stávající personální a mzdové struktury společnosti.

Klíčovým krokem je výběr poskytovatele služeb, který poskytuje nejen řadu služeb šitých na míru potřebám společnosti, ale také zajišťuje vysokou kvalitu a odpovídající úroveň procesního zabezpečení.

Výběr externího poskytovatele HR a mezd a podpis smlouvy

Výběr outsourcingu by měl být výsledkem vícerozměrné analýzy potenciálních partnerů. Outsourcing mezd a HR je ve většině případů dlouhodobého charakteru, a proto se chybné rozhodnutí může pro firmu prodražit, a to nejen finančně.

Outsourcing HR a mezd – co zvážit při výběru poskytovatele služeb?

Po odeslání a rozboru žádostí o výběrová řízení a sestavení tzv. short listu poskytovatelů je čas na finální výběr externího zpracovatele a podepsání zpravidla dlouhodobé smlouvy na poskytování HR a mzdových služeb.

Podpis smlouvy – na co si dát pozor?

Podpis smlouvy s poskytovatelem služeb je klíčovým momentem celého procesu. Úspěch spolupráce a prosazování vzájemných ujednání závisí na ustanoveních v nich uvedených.

Jaké jsou klíčové prvky smlouvy o outsourcingu HR a mezd:

• rozsah poskytovaných služeb – je důležité co nejpřesněji definovat balíček služeb poskytovaných na základě smlouvy,
• odpovědnost stran – je nesmírně důležité stanovit odpovědnost poskytovatele služeb, protože pokud jsou prováděny kontroly ze stran státních institucí, poskytovatel je odpovědný za jakékoli nesrovnalosti,
• důvěrnost dat a informací a bezpečnost zpracování – v tomto ohledu je důležité dodržovat platnou legislativu, jasně stanovená pravidla a monitoring poskytovatele služeb,
• volitelné služby, tedy služby, za které je účtován příplatek; tyto mohou výrazně zvýšit náklady, proto je klíčové pečlivě definovat předmět smlouvy a sestavit seznam doplňkových služeb,
• místo dodání služeb a stanovený termín zahájení spolupráce,
• harmonogram dodávek poskytovaných služeb,
• odměna outsourcingu a ustanovení o smluvních pokutách,
• doba trvání smlouvy, náklady a datum ukončení, tj. výpovědní lhůta a výstupní náklady,
• doložka o řešení případných sporů a konfliktů,
• pravidla pro změny smlouvy – důležité, pokud budete potřebovat smlouvu upravit a znovu projednat její podmínky.

Uzavření smlouvy s outsourcingovou společností vyžaduje stanovení a vyjasnění mnoha otázek. Obvykle mu proto předchází jednání s osobami odpovědnými za jednotlivé procesy a často i s členy právního oddělení.

Spolupráce s HR a mzdovým outsourcingem – win-win situace a další rozvoj

Dobrá komunikace a vzájemná spolupráce jsou základem úspěšného outsourcingu. A nejinak je tomu u outsourcingu HR a mezd. Zde totiž nejvíce záleží na vzájemné důvěře a sdílení znalostí. Přesná definice potřeb a vysoká flexibilita obou subjektů hraje důležitou roli při budování dlouhodobých vztahů.

Kvalita služeb a efektivní spolupráce však závisí především na neustálém sledování procesů a přizpůsobování se potřebám klienta a také na rychlých reakcích na stávající i připravované změny. Klíčem je také vyvinout účinný komunikační systém. To pomůže vytvořit optimální model spolupráce a dosáhnout předpokládaných obchodních cílů oběma smluvními stranami.