Outsourcing HR a miezd – krok za krokom

Outsourcing HR a miezd znamená zverenie správy HR a mzdových procesov externej spoločnosti. Cieľom tejto služby je zefektívniť operácie v danej oblasti a znížiť prevádzkové náklady. Ako sa pripraviť na outsourcing HR a miezd a na čo si dať pozor?

Outsourcing HR a miezd – prvý krok

Outsourcing (využívanie externých zdrojov) zahŕňa najímanie externej spoločnosti na vykonávanie obchodných procesov. Pokiaľ ide o outsourcing HR a miezd, ide o široko definované činnosti súvisiace s priebežnými HR a mzdovými službami pre zamestnancov daného subjektu, medzi ktoré okrem iného patria:

Najdôležitejšími benefitmi pre spoločnosti, ktoré vykonávajú outsourcing ľudských zdrojov (HR) a miezd je prístup k znalostiam, prístup ku know-how a zdrojom poskytovateľa služieb, bezpečnosť dát a zabezpečenie kontinuity procesov, optimalizácia nákladov na HR a mzdy a možnosť využívať špičkové technológie, ktoré podporujú optimalizáciu procesov.

Rozhodnutiu o outsourcingu procesov HR a miezd by mala predchádzať:

• hĺbková finančná analýza prevádzkových nákladov interných personálnych a mzdových oddelení, ktorých úlohy plánuje spoločnosť outsourcovať;
• príprava zoznamu činností a operácií, ktoré by mohli byť potenciálne outsourcované;
• identifikácia výhod a rizík outsourcingu HR a miezd, t. j. SWOT analýza;
• audit existujúcich personálnych a mzdových štruktúr spoločnosti.

Kľúčovým krokom je výber poskytovateľa služieb, ktorý nielenže poskytuje škálu služieb šitých na mieru potrebám spoločnosti, ale zabezpečuje aj vysokú kvalitu a primeranú úroveň bezpečnosti procesov.

Výber spoločnosti, ktorá vykonáva HR, mzdový ousourcing a podpísanie zmluvy

Výber spoločnosti, ktorá vykonáva HR a mzdový outsourcing by mala byť výsledkom viacrozmernej analýzy potencionálnych partnerov. Vo väčšine prípadov má HR a mzdový outsourcing dlhodobý charakter, preto môže byť nesprávne rozhodnutie pre spoločnosť nákladné a to nielen z finančného hľadiska.

HR a mzdový outsourcing – čo zvážiť pri výbere poskytovateľa služieb?

Po odoslaní a analýze žiadostí o výberové konanie a zostavení tzv. užšieho zoznamu poskytovateľov prichádza čas vybrať si partnera a podpísať – zvyčajne dlhodobú – zmluvu o poskytovaní HR a mzdových služieb.

Podpísanie zmluvy – na čo si dať pozor?

Podpísanie zmluvy s poskytovateľom služieb je kľúčovým momentom celého procesu. Úspech spolupráce a presadzovanie vzájomných dojednaní závisí od ustanovení v nich uvedených.

Kľúčové prvky zmluvy o poskytovaní HR a mzdových služieb:

• rozsah poskytovaných služieb – dôležité je čo najpresnejšie definovať balík služieb poskytovaných na základe zmluvy,
• zodpovednosť strán – je mimoriadne dôležité stanoviť zodpovednosť outsourcingu, pretože v prípade kontroly jednotlivých inštitúcií by poskytovateľ mal byť zodpovedný za akékoľvek nezrovnalosti,
• dôvernosť údajov a informácií a bezpečnosť spracovania – v tomto smere je dôležité dodržiavať platnú legislatívu, mať jasne definované pravidlá a zistiť, akým spôsobom zabezpečuje bezpečnosť dát poskytovateľ služieb,
• voliteľné služby, t. j. služby, za ktoré sa účtuje poplatok navyše; tieto môžu výrazne zvýšiť náklady, preto je dôležité dôkladne definovať predmet zákazky a zostaviť zoznam služieb fakturovaných nad rámec zmluvy,
• miesto dodania služieb a určený dátum začatia spolupráce,
• harmonogram dodávok poskytovaných služieb,
• odmena poskytovateľa a ustanovenia o zmluvných pokutách,
• trvanie zmluvy, náklady a dátum ukončenia, t. j. výpovedná doba a výstupné náklady,
• ustanovenia o riešení potenciálnych sporov a konfliktov,
• pravidlá ustanovujúce možnosti zmien zmluvy – sú dôležité, ak potrebujete zmeniť a znovu prerokovať jej podmienky.

Uzavretie zmluvy s poskytovateľom si vyžaduje stanovenie a vyjasnenie mnohých otázok. Preto mu zvyčajne predchádzajú rokovania s osobami zodpovednými za jednotlivé procesy a často aj s členmi právneho oddelenia.

Spolupráca so spoločnosťou poskytujúcou HR a mzdový outsourcing, t. j. poskytovateľ – dobrá spolupráca a ďalší rozvoj

Dobrá komunikácia a vzájomná spolupráca sú základom úspešného modelu outsourcingu.  A nie je tomu inak ani pri outsourcingu HR a miezd. Je to preto, že to, čo sa tu najviac počíta, je vzájomná dôvera a zdieľanie vedomostí. Precízne definovanie potrieb a vysoká flexibilita oboch subjektov zohráva dôležitú úlohu pri budovaní dlhodobých vzťahov.

Kvalita služieb a efektívna spolupráca však závisí predovšetkým od neustáleho sledovania procesov a prispôsobovania sa potrebám klienta, ako aj rýchlych reakcií na existujúce aj pripravované zmeny. Kľúčom je tiež vyvinúť efektívny komunikačný systém. To pomôže vytvoriť optimálny model spolupráce a dosiahnuť predpokladané obchodné ciele oboch zmluvných strán.