Koniec stanu zagrożenia epidemicznego – od 1 lipca ważne zmiany dla pracodawców

1 lipca 2023 r. na mocy rozporządzenia Ministra Zdrowia odwołany zostaje w Polsce stan zagrożenia epidemicznego. Dla pracodawców oznacza to powrót kilku bardzo ważnych obowiązków m.in. dotyczących badań okresowych pracowników. Co jeszcze się zmieni?

1 lipca 2023 r. rozporządzenie Ministra Zdrowia z 14 czerwca 2023 r. oficjalnie odwołuje w Polsce stan zagrożenia epidemicznego. Tym samym 1 lipca 2023 r. traci moc rozporządzenie Ministra Zdrowia z 12 maja 2022 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego.

Koniec stanu zagrożenia epidemicznego – konsekwencje dla przedsiębiorców

Koniec stanu zagrożenia epidemicznego oznacza powrót szeregu obowiązków oraz wygaśnięcie tzw. przepisów covidowych wprowadzonych na czas epidemii. Przypomnijmy, że stan zagrożenia epidemicznego obowiązywał od maja 2022 r. do 1 lipca 2023 r., a wcześniej w marcu 2020 r. wprowadzony był stan epidemii.

Powrót badań profilaktycznych pracowników

Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego w Polsce wiąże się z powrotem obowiązku wykonywania badań profilaktycznych pracowników i powrotem do ogólnych zasad sprzed pandemii.

Od 1 lipca wraca obowiązek kierowania na badania wstępne kandydatów do pracy wcześniej zwolnionych na mocy specustawy z tego wymogu gdyż:

• przyjmowani byli do pracy administracyjno-biurowej i jednocześnie posiadali aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku,
• przyjmowali byli do pracy innej niż administracyjno-biurowa, ale nowe zatrudnienie miało miejsce w ciągu 180 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.

Przypomnijmy także, że na mocy tzw. specustawy, gdy ważność orzeczeń lekarskich w zakresie wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich upłynęła po 7 marca 2020 r. to nie traciły one swej aktualności w czasie epidemii i obecnie pozostają w mocy wyłącznie do 28 grudnia 2023 r. czyli przez 180 dni od daty odwołania stanu zagrożenia epidemicznego (1 lipca).

Oznacza to nic innego jak konieczność skierowania pracowników, których orzeczenia się przeterminowały, na wymagane badania profilaktyczne najpóźniej do 28 grudnia br.

Ponadto, wszelkie orzeczenia wydane w czasie epidemii przez lekarza innego niż lekarz medycyny pracy, tracą ważność 28 grudnia i tym samym pracodawcy muszą dopilnować, by pracownicy zostali skierowani i wykonali powtórnie odpowiednie badania przed 28 grudnia 2023 r.

Zaległy urlop na starych zasadach

Koniec stanu zagrożenia epidemicznego to także koniec specjalnego uprawnienia dla pracodawców – możliwości wysłania pracownika na zaległy urlop, czyli urlop niewykorzystany w poprzednich latach, w terminie wskazanym przez pracodawcę i w wymierzę nieprzekraczającym 30 dni.

Od 1 lipca 2023 r. powyższa opcja nie będzie dostępna, pracodawcy tracą możliwość wysłania pracownika na przymusowy urlop, chyba że:

• w okresie wypowiedzenia umowy o pracę na mocy 167(1) Kodeksu pracy,
• na mocy art. 168 Kodeku pracy zgodnie z którym urlop niewykorzystany w terminie ustalonym w myśl planie urlopów bądź po porozumieniu z pracownikiem należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Wracają wyższe odprawy

Wysokość odpraw dla pracowników odchodzących z pracy w czasie pandemii była ograniczona przepisami covidowymi do dziesięciokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym okresie.

Od 1 lipca wraz z końcem stanu zagrożenia epidemicznego wracają ogólne zasady regulujące kwestie wysokości odpraw z tytułu odejścia z pracy wynikające z przepisów zakładowych, przepisów prawa, umów o pracę.

BHP – szkolenia okresowe

Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego ma wpływ także na obowiązki pracodawców w zakresie szkoleń BHP.

Wszystkie szkolenia okresowe, które miały się planowo odbyć w okresie od 14 marca 2020 r. do 30 czerwca 2023 r. należy przeprowadzić najpóźniej do 30 sierpnia 2023 r.

Ponadto, 1 lipca wraca także obowiązek przeprowadzania szkoleń wstępnych w formie stacjonarnej. Nadal pozostaje opcja szkoleń w formie online ale dotyczy ona wyłącznie szkoleń okresowych i jest skierowana do wybranej grupy pracowników:

• osób będących pracodawcami oraz innych osób kierujących pracownikami, w szczególności kierowników, mistrzów i brygadzistów; 
• pracowników inżynieryjno-technicznych, w tym projektantów, konstruktorów maszyn i innych urządzeń technicznych, technologów i organizatorów produkcji; 
• pracowników służby bezpieczeństwa i higieny pracy i innych osób wykonujących zadania tej służby; 
• pracowników administracyjno-biurowych i innych których charakter pracy wiąże się z narażeniem na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne albo z odpowiedzialnością w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Powrót tzw. „fikcji doręczenia”

Wraz z końcem stanu zagrożenia epidemicznego nadchodzi koniec ograniczenia uznawania za doręczone pism nieodebranych w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Powrót tzw. „fikcji doręczenia” nastąpi 15 lipca 2023 r, co oznacza rozwiązanie umów tych pracowników, którzy w okresie ostatnich 3 lat nie odebrali pism od pracodawców dotyczących rozwiązania stosunku pracy.

Pracodawcy będą w związku z powyższym zobligowani m.in. do sporządzenia świadectw pracy oraz ewentualnej wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany przez pracownika urlop. Czytaj także: Nowy wzór świadectwa pracy od 23 maja 2023 roku

Przypomnijmy, iż przepis covidowy dotyczący zawieszenia tzw. fikcji doręczenia zakładał, iż nieodebrane pisma podlegające doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy – Prawo pocztowe, których termin odbioru określony w zawiadomieniu o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przed upływem 14 dni od dnia zniesienia tych stanów.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – powrót do obowiązków sprzed pandemii

1 lipca 2023 r. przestaje obowiązywać także zawieszenie możliwości odstąpienia przez pracodawcę, u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych lub istotny wzrost obciążenia, od tworzenia lub funkcjonowania funduszu lub stosowania wyższego niż określony w ustawie odpisu na ZFŚS wynikającego z postanowień układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania obowiązującego w firmie.

Koniec stanu zagrożenia epidemicznego to więc powrót do odpisów na ZFŚS w wysokości zagwarantowanej w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania.

Zmiany wynikające z odwołania stanu zagrożenia epidemicznego w Polsce to jednak niejedyne wyzwania przed jakimi w ostatnim czasie stają pracodawcy. W kwietniu tego roku weszły w życie bowiem rewolucyjne nowelizacje Kodeksu pracy. Dowiedz się więcej: pobierz nasz Poradnik – zmiany w prawie pracy w 2023 r.

Sprawdź także: Outsourcing kadr i płac – jak podpisać dobrą umowę z dostawcą usługi?