Nadchodzące zmiany i obecne przepisy: Jak przygotować firmę na upały?

Zbliżają się zmiany w przepisach dotyczących pracy w wysokich temperaturach, które będą miały realny wpływ na funkcjonowanie wielu firm. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pracuje nad nowelizacją rozporządzenia. Ma ona wprowadzić maksymalne progi temperatury, powyżej których praca będzie czasowo wstrzymywana. Warto już teraz zapoznać się zarówno z obecnymi obowiązkami, jak i planowanymi nowościami, tak aby odpowiednio przygotować firmę na upały.

Zakaz pracy powyżej konkretnych temperatur?

Najważniejszą zmianą, jaką wprowadzi nowelizacja, jest zakaz wykonywania pracy, gdy temperatura przekroczy określone wartości. Zgodnie z trzecią wersją projektu rozporządzenia (o poprzedniej pisaliśmy tutaj), która obecnie trafiła do konsultacji, prace będą czasowo wstrzymywane, gdy termometry wskażą:

• 35°C dla prac w pomieszczeniach
• 32°C dla prac ciężkich wykonywanych na otwartej przestrzeni

Warto podkreślić, że zaprzestanie pracy będzie możliwe wyłącznie w czasie rzeczywistego przekroczenia tych wartości, a nie w oparciu o prognozy pogody.

Dodatkowo, po osiągnięciu temperatur progowych (28°C dla prac lekkich i biurowych, 25°C dla prac ciężkich w pomieszczeniach oraz 25°C dla wszystkich prac na zewnątrz), pracodawcy będą zobowiązani do podjęcia działań ograniczających obciążenie cieplne. Mogą to być rozwiązania techniczne (np. wentylacja, osłony termiczne) lub organizacyjne (np. zmiana godzin pracy, dodatkowe przerwy, praca zdalna). Nowe rozwiązania mają być ustalane po konsultacjach z pracownikami w ramach komisji BHP, a w przypadku jej braku, w trybie art. 237 [11a] Kodeksu pracy, po zasięgnięciu opinii lekarza sprawującego profilaktyczną opiekę zdrowotną.

Więcej czasu na przygotowanie i konsekwencje naruszeń przepisów

Dobrą wiadomością dla pracodawców jest wydłużenie vacatio legis. Na dostosowanie się do nowych wytycznych pracodawcy mieli czas do stycznia 2027 r. To odpowiedź resortu na oczekiwania firm, by zapewnić wystarczający czas na przygotowanie i ewentualne inwestycje w rozwiązania obniżające temperaturę w miejscu pracy.

Należy jednak pamiętać, że resort zaproponował również konkretne kary za złamanie nowych przepisów. Pracodawcy, którzy naruszą nowe regulacje, mogą zostać ukarani grzywną od 1 000 do 30 000 PLN. W skrajnych przypadkach, za dopuszczenie pracowników do pracy w niedozwolonych warunkach, grozić może nawet do 3 lat pozbawienia wolności.

Kogo nie obejmą nowe przepisy?

Ministerstwo opracowało również katalog wyjątków, do których nowe regulacje nie będą miały zastosowania. Obejmuje on między innymi:

• Prace wymienione w art. 151 (10) pkt 1–2, 5–8 oraz 9 lit. c-h ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (m.in. prace w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej, w ruchu ciągłym, w transporcie i komunikacji);
• Pracowników instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3;
• Funkcjonariuszy służb mundurowych (m.in. Policji, ABW, CBA, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej);
• Żołnierzy w rozumieniu ustawy o obronie Ojczyzny.

Obecne obowiązki pracodawców podczas upałów – o czym należy pamiętać?

Choć nowe przepisy wejdą w życie dopiero w 2027 r., pracodawcy już dziś mają szereg obowiązków wynikających z Kodeksu pracy i obecnych przepisów BHP, mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy w warunkach wysokich temperatur. Czytaj także: 55 tys. kontroli PIP w 2025 r. W jakich branżach i podmiotach? Jak się przygotować?

Zapewnienie dostępu do napojów

To podstawowy obowiązek. Pracownicy muszą mieć dostęp do wody pitnej lub innych napojów, gdy:

• pracują na otwartej przestrzeni przy temperaturze powyżej 25°C;
• wykonują pracę w pomieszczeniach zamkniętych o temperaturze powyżej 28°C;
• pracują w warunkach gorącego mikroklimatu (wskaźnik obciążenia termicznego WBGT powyżej 25°C).

Co ważne, nie można wypłacać ekwiwalentu za brak napojów. Ponadto, za niewypełnienie tego obowiązku pracodawcy grozi kara od 1 000 do 30 000 PLN. Ilość, rodzaj i temperatura napojów powinny być dostosowane do warunków pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników.

Dodatkowe posiłki i organizacja pracy

W razie trudnych warunków termicznych pracownicy mają prawo do otrzymywania bezpłatnych i adekwatnych do zaistniałych warunków posiłków. Pracodawca ma także obowiązek:

• organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki, np. poprzez zapewnienie klimatyzowanych miejsc do odpoczynku;
• zapewniać dodatkowe przerwy w pracy;
• wprowadzać osłony przed promieniami słonecznymi;
• w szczególnych przypadkach rozważyć zwolnienie pracowników z obowiązku świadczenia pracy.

Klimatyzacja i wentylacja

Jeśli w pomieszczeniach, w których temperatura spowodowana procesami technologicznymi jest stale wyższa niż 30°C, pracodawca ma obowiązek zapewnienia klimatyzowanych pomieszczeń do wypoczynku. Niezbędne jest również dbanie o sprawne i bezpieczne funkcjonowanie systemu klimatyzacji i wentylacji poprzez regularne przeglądy i serwis urządzeń. Klimatyzacja nie może nadmiernie wychładzać pomieszczeń ani powodować przeciągów, a wentylacja nie powinna być uciążliwa (hałas, drgania).

Praca na zewnątrz

Pracownicy wykonujący pracę na zewnątrz powinni być chronieni przed niebezpiecznymi czynnikami atmosferycznymi, takimi jak wysoka temperatura, silny wiatr czy opady. Obowiązkiem pracodawcy jest m.in. zapewnienie odpowiedniej odzieży i nakryć głowy.

Ochrona kobiet w ciąży i pracowników młodocianych

Istnieją również szczególne regulacje dotyczące:

• Kobiet w ciąży i kobiet karmiących, nie mogą wykonywać prac mogących niekorzystnie wpływać na ich zdrowie, przebieg ciąży lub karmienie, w tym prac w mikroklimacie gorącym lub w środowisku o dużych wahaniach parametrów mikroklimatu.
• Pracowników młodocianych (15-18 lat), nie mogą być zatrudniani w pomieszczeniach, w których temperatura powietrza przekracza 30°C, a wilgotność względna powietrza przekracza 65%, a także w warunkach bezpośredniego oddziaływania otwartego źródła promieniowania.

Przygotowanie się na nadchodzące zmiany i rzetelne wypełnianie obecnych obowiązków to klucz do zapewnienia bezpieczeństwa i komfortu pracy zespołu, a także uniknięcia poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.