Rok rewolucji w HR. Jakie zmiany dla pracodawców w 2026 r.?

Rok 2026 przynosi pracodawcom w Polsce szereg istotnych nowelizacji prawa pracy. Są to zmiany, które mogą znacząco wpłynąć na codzienne funkcjonowanie działów HR, kadr i płac. Nadchodzi więc czas na weryfikację systemów kadrowych, regulaminów pracy i strategii zatrudnienia. To nie tylko wymóg prawny, ale i szansa na bardziej nowoczesne i przejrzyste zarządzanie obszarem kadr i płac.

Nowa rzeczywistość stażu pracy – co się zmieni?

Wyobraźmy sobie pana Darka, który przez 10 lat prowadził własną działalność gospodarczą, a następnie pracował przez 4 lata na umowach zlecenia za granicą, zanim ostatecznie podjął zatrudnienie na etacie w Twojej firmie. Dotychczas, z perspektywy prawa pracy, był on „młodym” pracownikiem z kilkumiesięcznym stażem, pozbawionym wielu uprawnień. Od 1 stycznia 2026 roku to się zmieni.

Nowelizacja Kodeksu pracy to rewolucja w liczeniu stażu pracy. Wchodzi w życie 1 stycznia 2026 r.

• Co się zmienia? Katalog okresów wliczanych do stażu pracy, decydującego o urlopie czy dodatkach stażowych, zostaje znacząco poszerzony.
• Co pracodawca musi zaliczyć? Okresy prowadzenia działalności gospodarczej (B2B), wykonywania umów zlecenia i umów o świadczenie usług, a nawet udokumentowana praca zarobkowa za granicą (nawet nieetatowa).
• Wyzwanie dla HR. Pracownik ma 24 miesiące, aby udokumentować te okresy (np. zaświadczeniem z ZUS). Dla pracodawcy oznacza to konieczność dostosowania procesów naliczania stażu i potencjalnie wyższe koszty zatrudnienia dla części pracowników, co musi znaleźć odzwierciedlenie w budżetach na 2026 rok. Krótkie vacatio legis sprawia, że na to zadanie nie ma zbyt wiele czasu.

O zmianach w zasadach obliczania stażu pracy pisaliśmy także tutaj: Staż pracy po nowemu od 2026 r.? Kluczowe informacje dla firm.

Zgłoszenia do ZUS po nowemu, czyli uproszczenie biurokracji

Pracodawco, czy pamiętasz te setki teczek z papierowymi kopiami zgłoszeń do ZUS, które mimo elektronicznej wysyłki należało przechowywać? Była to podwójna praca i spore obciążenie logistyczne, zwłaszcza dla dużych firm. To jednak już przechodzi do historii.

Nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, przyjęta pod koniec 2025 roku, całkowicie znosi obowiązek archiwizowania przez 5 lat papierowych kopii zgłoszeń do ZUS, jeśli zostały one dokonane drogą elektroniczną (uchylenie art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

• Korzyść dla pracodawcy. To realne ułatwienie oznaczające mniej kosztów druku i przechowywania, a także mniejsze ryzyko błędów w dokumentacji. Całość będzie dostępna cyfrowo w systemie ZUS.
• Ważne. Pracodawca musi jednak zadbać o odpowiednie bezpieczeństwo danych i procedury tworzenia kopii zapasowych w swoim systemie.

Jawność wynagrodzeń na etapie rekrutacji

Jawność wynagrodzeń stanowi prawdopodobnie jeden z najbardziej emocjonujących tematów dla każdego pracodawcy. Od 24 grudnia 2025 roku obowiązują przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń na etapie rekrutacji, a do czerwca 2026 roku mają pojawić się regulacje dotyczące raportowania luk płacowych, wynikające z unijnej dyrektywy.

Pracodawca planując zatrudnienie, musi z wyprzedzeniem poinformować kandydata, w ogłoszeniu o pracę, przed rozmową kwalifikacyjną lub przed nawiązaniem stosunku pracy, o:

• proponowanym wynagrodzeniu,
• jego początkowej wysokości lub przedziale płacowym,
• kryteriach, które wpływają na ostateczną wysokość pensji.

Pracodawca musi zapewnić także:

• Neutralność ogłoszeń. Oznacza to, że wszelkie komunikaty dotyczące rekrutacji, w tym stosowane nazwy stanowisk, muszą być neutralne pod względem płci. Należy podkreślić, że całość procesu rekrutacyjnego musi być prowadzona w sposób niedyskryminujący, co stanowi fundamentalny wymóg zapewnienia równych szans wszystkim kandydatom.
• Zakaz pytania o poprzednie płace. Pracodawca, zgodnie ze znowelizowanymi przepisami (zmiana w art. 221 §1 pkt 6 Kodeksu pracy), jest zobowiązany do powstrzymania się od pozyskiwania danych dotyczących wysokości wynagrodzenia kandydata zarówno w jego obecnym, jak i we wcześniejszych stosunkach pracy. Informacje te zostały trwale wyłączone z katalogu danych, o które pracodawca jest uprawniony pytać w związku z przebiegiem dotychczasowego zatrudnienia kandydata.

O jawności płac na etapie rekrutacji więcej pisaliśmy w artykule: Nowe przepisy o jawności płac, na które pracodawcy muszą być gotowi.

Wzrost minimalnego wynagrodzenia i elastyczność ekwiwalentu za urlop

Pakiet zmian uzupełniają dwie modyfikacje kosztowe i proceduralne, które bezpośrednio dotykają budżetów i płynności finansowej firm.

1.     Wzrost płacy minimalnej w 2026 r.

Od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie wzrasta do 4806 zł brutto miesięcznie, a minimalna stawka godzinowa do 31,40 zł brutto. To z pozoru prosta zmiana, ale pociąga za sobą:

• Konieczność weryfikacji i podniesienia wynagrodzeń u części załogi.
• Wzrost kosztów związanych ze składkami ZUS, świadczeniami chorobowymi, odprawami i dodatkami, które są uzależnione od minimalnej płacy.

Więcej o wzroście płacy minimalnej przeczytasz tu: Wzrost płacy minimalnej w 2026 r. Co oznacza dla pracodawców i rynku pracy?

2.     Ekwiwalent za urlop z większą swobodą

Dotychczas ekwiwalent za niewykorzystany urlop musiał być wypłacony w dniu rozwiązania umowy. Nowe przepisy wprowadzają większą elastyczność:

• Nowa Zasada. Pracodawca może wypłacić ekwiwalent razem z ostatnim wynagrodzeniem, czyli w standardowym terminie wypłaty pensji za dany miesiąc (np. do 10. dnia kolejnego miesiąca).
• Korzyść. Koniec z pośpiesznymi wyliczeniami w dniu pożegnania pracownika i mniejsze ryzyko błędu.

Czytaj także: Wymiar czasu pracy w 2026 r. – co przedsiębiorca wiedzieć powinien?

Największe ryzyko, czyli nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy

Choć uproszczenia w ZUS cieszą, eksperci prawa pracy wskazują na jedną zmianę, która może być kosztotwórcza i ryzykowna dla biznesu. Chodzi o planowane rozszerzenie uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).

Pierwotnie przygotowana przez resort pracy wersja projekt zakładała, że PIP zyska możliwość przekwalifikowania umów cywilnoprawnych w umowy o pracę. Decyzje PIP miały być natychmiast wykonalne, co radykalnie zwiększało ryzyko i zmniejszało przewidywalność prawa dla przedsiębiorców. Obecnie prace nad tą wersją przepisów zostały wstrzymane. Docelowo ma powstać całkiem nowa ich odsłona. Pomimo dynamicznej sytuacji legislacyjnej, warto już teraz rozważyć weryfikację wszystkich umów B2B i zleceń pod kątem ich faktycznej „cywilnoprawności”.

Podsumowując, rok 2026 to będzie czas intensywnej pracy dla każdego działu HR. Z jednej strony, przepisy stają się bardziej sprawiedliwe i przejrzyste, z drugiej niosą ze sobą nowe, poważne obowiązki i ryzyka, zwłaszcza w obszarze zatrudnienia na podstawie umów innych niż etat.

Więcej o rewolucji w uprawnieniach PIP pisaliśmy tu: Rewolucja w zatrudnianiu, czyli nowe uprawnienia PIP w 2026 r.

Chcesz wiedzieć, jak dostosować regulamin pracy i wewnętrzne procedury HR w obliczu tych zmian?