E-teczka pracownicza

Elektroniczne akta osobowe

E-teczka pracownicza to innowacyjne rozwiązanie, które umożliwia przygotowywanie, przechowywanie i zarządzanie dokumentami kadrowymi w formie elektronicznej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Dzięki E-teczce oszczędzasz czas, redukujesz koszty i zapewniasz pełne bezpieczeństwo danych, jednocześnie spełniając wszystkie wymogi prawne. Poznaj zalety E-teczki pracowniczej Asistar i usprawnij procesy kadrowe w swojej firmie już dziś!

Czym jest E-teczka pracownicza? 

Elektroniczna teczka pracownicza to centralna, elektroniczna baza dokumentów kadrowych wraz z funkcjonalnością workflow, która zapewnia automatyzację obiegu dokumentacji związanej z zatrudnieniem. E-teczka spełnia wszystkie wymagania prawne dotyczące przechowywania i zarządzania dokumentami pracowników takimi jak elektroniczne akta osobowe. Wprowadzenie E-teczek ułatwia firmom przechowywanie, dostęp i zarządzanie informacjami kadrowymi w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa pracy oraz ochrony danych osobowych.

E-teczka to jeden z modułów naszej autorskiej platformy Asistar.

Elektroniczna teczka dla pracowników Asistar to:

• Centralna, elektroniczna baza dokumentów pracowniczych
  Dzięki metadanym oraz pieczęciom elektronicznym / podpisom elektronicznym dokumenty w E-Teczce mają taki sam status jak dokumenty papierowe, a pracodawca korzysta tylko z wersji online, eliminując akta papierowe.
• Automatyzacja procesu onboardingu
  Zastosowanie E-Teczki ułatwia pracę managerów i pracowników działów HR, umożliwiając elektroniczne wypełnianie dokumentów przez kandydata po przyjęciu go do pracy. System automatycznie weryfikuje m.in. kompletność wybranych dokumentów, a także zapewnia workflow zadań i monitorowanie terminów.
• Bezpieczny dostęp do akt osobowych 24/7 z dowolnego urządzenia
  Podwójna autentykacja zabezpiecza przed nieuprawnionym dostępem do danych. E-Teczka automatycznie skaluje się do rozdzielczości urządzenia, zapewniając wysoką jakość podglądu dokumentu.
• 100% zgodność z przepisami
  E-Teczka spełnia wszystkie aktualne wymogi prawne, jest także dostosowywana do nowych regulacji w przypadku zmiany przepisów.

Elektroniczna teczka pracownicza zgodna z przepisami 

Od stycznia 2019 roku pracodawcy w Polsce mogą prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej na równi z formą papierową. Decyzję o formie prowadzenia dokumentacji podejmuje pracodawca.

Digitalizacja dokumentacji kadrowej i przejście na elektroniczne akta osobowe wiąże się z koniecznością spełnienia szeregu wymogów prawnych i technicznych. E-teczka musi gwarantować przechowywanie akt osobowych i pozostałych dokumentów w sposób zapewniający ich poufność, integralność, dostępność oraz możliwość odtworzenia.

Wymogi prawne dotyczące E-teczki:

• Zgodność z oryginałem
  Pracodawca musi zapewnić zgodność cyfrowej kopii dokumentu z oryginałem.
• Metadane
  Każdy elektroniczny dokument musi być opatrzony metadanymi określonymi w rozporządzeniu.
• Jakość plików
  Dokumenty przechowywane w e-teczce muszą spełniać wymóg jakości technicznej.
• Podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczna
  W przypadku konwersji z dokumentu papierowego na elektroniczny wymagane jest opatrzenie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną.

• Obowiązek informacyjny
  Przejście na elektroniczną formę dokumentacji kadrowej wymaga poinformowania o tym pracowników.

E-teczka musi być ponadto zabezpieczona przed nieuprawnionym dostępem, zniszczeniem, utratą lub  nieautoryzowaną modyfikacją. Zgodnie z RODO pracownicy mają możliwość dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia oraz przenoszenia.

Warto pamiętać, że wdrożenie elektronicznej formy dokumentacji jest niezależne od złożenia w ZUS raportów ZUS RIA. Złożenie raportów daje możliwość skorzystania z ustawowego skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat – zarówno dla firm, które przechowują ją w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Jakie dokumenty znajdują się w E-teczkach? 

E-teczka pracownicza to cyfrowy zbiór dokumentów związanych z całym okresem zatrudnienia pracownika. Zawiera elektroniczne akta osobowe oraz wszystkie niezbędne informacje i dokumenty potrzebne do zarządzania kadrami w sposób zgodny z przepisami prawa.

W E-teczce pracowniczej obowiązkowo muszą być przechowywane akta osobowe. Mogą się w niej znaleźć także dodatkowe dokumenty, zgodnie z potrzebami pracodawcy.

Lista dokumentów, które mogą być przechowywane w E-teczce:

Akta osobowe – część obligatoryjna:

• Sekcja A – dokumenty związane z rekrutacją pracownika 
• Sekcja B – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia 
• Sekcja C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia 
• Sekcja D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej oraz odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach
• Sekcja E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu

Pozostała dokumentacja pracownicza:

• Dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy 
• Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego 
• Karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą 
• Karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej  (w tym dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację)

Zbiory dodatkowe, które nie są objęte przepisami rozporządzenia: 

• Dokumentacja ubezpieczeniowa 
• Dokumentacja podatkowa
• Dokumentacja dotycząca PPK 

Zobacz także: Zmiany w aktach osobowych pracowników od 21 marca

Korzyści z wdrożenia E-teczki dla pracodawcy i pracowników

Wdrożenie E-teczki usprawnia zarządzanie dokumentacją kadrową oraz pozwala zautomatyzować procesy kadrowo-płacowe. Wspiera cyfrową transformację firmy i pozwala jej dostosować się do dzisiejszych wymogów rynku, np. pracy zdalnej czy zmieniających się oczekiwań pracowników.

E-teczka wymiernie odciąża dział HR ze żmudnych i czasochłonnych czynności administracyjnych, z kolei pozostali pracownicy mogą korzystać z łatwego i szybkiego dostępu do własnych dokumentów
w dowolnym czasie i miejscu.  

Elektroniczna teczka a ESG

Wdrożenie E-teczki, czyli elektroniczne przechowywanie i zarządzanie dokumentacją pracowniczą, wspiera aspekt ESG (Environmental, Social, and Governance) organizacji:

• E jak Environmental:
  Prowadzi do redukcji negatywnego wpływu na środowisko – eliminacja papieru, zmniejszenie ilości odpadów, ograniczenie zużycia energii
• S jak Social:
  E-Teczka poprawia aspekt społeczny – ułatwia dostęp do danych oraz zwiększa ich bezpieczeństwo
• G jak Governance
  Digitalizacja dokumentacji pracowniczej pozwala zwiększyć efektywność operacyjną oraz ułatwia zapewnienie zgodności procesów z regulacjami prawnymi

E-teczka – najważniejsze zalety elektronicznych akt osobowych:

• Bezpieczne przechowywanie i łatwy dostęp do dokumentów w dowolnym miejscu i czasie
• Użycie podwójnej autentykacji zabezpiecza przed nieuprawnionym dostępem do dokumentów 
• Szczelność i właściwa ochrona procesów i danych wrażliwych, ścisły monitoring edycji i obiegu dokumentów  
• Zabezpieczenie danych i skuteczna ochrona przed ich utratą bądź zniszczeniem, co często zdarza się przy okazji papierowych akt pracowniczych
• Zgodność z przepisami prawnymi 
• Możliwość trwałego niszczenia plików
• Tworzenie i przechowywanie kopii zapasowych 
• Redukcja kosztów – papieru, archiwizacji, powierzchni biurowej 
• Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych m.in. zatrudnienia czy zmiany danych 
• Sprawniejszy i łatwiejszy onboarding pracowników 
• Oszczędność miejsca, brak konieczności utrzymywania szaf i segregatorów z aktami 
• Eliminacja lub znaczne ograniczenie zużycia papieru 
• Integracja z systemami kadrowo-płacowymi CA

Zobacz także: E-teczka pracownicza, czyli digitalizacja procesów kadrowych

Jak wygląda wdrożenie E-teczki Asistar?

Naszym klientom zapewniamy kompleksowe wsparcie podczas całego procesu digitalizacji dokumentów kadrowych.

E-Teczka – na czym polega wdrożenie?

Odwzorowanie cyfrowe obecnie używanych teczek papierowych

• Skanowanie dokumentacji papierowej aktywnych pracowników
• Opisanie ich zestawem metadanych i umieszczenie w odpowiedniej części E-teczki
• Podpisanie dokumentów kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną, co zapewnia równoważność dokumentu elektronicznego z oryginałem

Uruchomienie E-teczki dla nowych pracowników

• Nowi pracownicy przed przystąpieniem do pracy wypełniają kwestionariusze online
• Dokumenty od razu trafiają do odpowiedniej części E-teczki

Pamiętaj: 

• Podczas wdrażania usługi bezpieczeństwo oraz poufność danych zawsze muszą być traktowane priorytetowo. Sprawdź, czy dostawca dysponuje bezpiecznym kanałem transmisji danych
• Podpisz umowę o poufności, na mocy której strony będą zobowiązane do zachowania w tajemnicy wszystkich udostępnionych informacji
• Zadbaj o bezpieczeństwo danych historycznych w celu zabezpieczenia przed ich utratą oraz przedstawienia podczas kontroli z ZUS bądź PIP
• Sprawdź, czy Twój dostawca posiada niezbędne certyfikaty
• Upewnij się, że wszystkie systemy IT w Twojej firmie są kompatybilne z E-teczką. Dobrym rozwiązaniem w tej kwestii może być ścisła współpraca IT z zewnętrznym dostawcą
• Zakomunikuj zmiany pracownikom – pomoże to w sposób bezstresowy wdrożyć usługę

W dobie obecnej cyfryzacji oraz coraz większego znaczenia działań z obszaru zrównoważonego rozwoju na rozwiązania takie jak e-teczka decyduje się coraz więcej firm. Sprawdź jak nasi eksperci mogą pomóc wdrożyć E-teczkę w Twojej firmie. Przejdź na elektroniczne akta osobowe.  

Skontaktuj się z nami poznaj naszą ofertę.

Katarzyna Stachniuk
Strategy Advisory Manager

📅 Zapisz się na spotkanie