E-teczka pracownicza

E-teczka pracownicza, czyli digitalizacja procesów kadrowych 

W czasie postępującej transformacji cyfrowej coraz więcej firm korzysta z nowoczesnych rozwiązań usprawniających procesy biznesowe. E-teczka pracownicza (elektroniczne akta osobowe) to rozwiązanie umożliwiające prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie cyfrowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy. System pozwala na bezpieczne przechowywanie, archiwizację oraz zarządzanie aktami osobowymi pracowników online, a jednocześnie automatyzuje kluczowe procesy HR. 

Od 1 stycznia 2019 roku pracodawcy mogą sami podjąć decyzję czy prowadzić dokumentację swoich pracowników w wersji papierowej czy w wersji elektronicznej. Przejście na E-teczki może nastąpić w dowolnym momencie, ten proces wymaga jednak przygotowania. Na początku warto zrozumieć czym – zgodnie z polskimi przepisami – jest E-teczka oraz jakie korzyści może przynieść firmie, która zdecyduje się wdrożyć takie rozwiązanie. 

Czym jest E-teczka pracownicza (elektroniczne akta osobowe)? 

E-teczka pracownicza to elektroniczna forma prowadzenia akt osobowych pracownika, obejmująca dokumentację wymaganą przepisami prawa pracy, w tym umowy o pracę, aneksy, dokumenty kadrowe, ewidencję czasu pracy oraz dokumenty związane z zatrudnieniem. 

Może obejmować także dokumentację ubezpieczeniową i podatkową czy tą związaną z PPK. Każdy dokument w E-teczce jest opatrzony metadanymi, a także musi spełniać określone parametry jakościowe. Akta pracownicze, które wcześniej funkcjonowały w postaci papierowej, muszą dodatkowo po zeskanowaniu zostać podpisane pieczęcią lub podpisem elektronicznym. Dzięki temu – zgodnie z prawem – stanowią pełnoprawny odpowiednik dokumentów papierowych i są odpowiednio zabezpieczone. Każdy dokument posiada unikalny numer ewidencyjny. 

Po wdrożeniu E-teczki wszystkie nowe akta pracownicze są od razu tworzone w formie elektronicznej. Nowi pracownicy wypełniają kwestionariusze osobowe online, a system weryfikuje poprawność i kompletność dostarczonych przez nich danych. Dokumenty są zapisywane w E-teczce danego pracownika, który ma do nich dostęp i może je samodzielnie aktualizować. Dostęp do E-teczki mają także uprawnieni managerowie oraz osoby z działu HR. 

Dodatkowo, rozwiązanie zapewnia automatyczny obieg informacji, czyli trafiają one do weryfikacji, akceptacji czy podpisu właściwych osób. System dba także monitorowanie terminów, np. kończących się umów, ważności szkoleń BHP czy badań lekarskich. 

Zastanawiasz się, czy e-teczka pracownicza sprawdzi się w Twojej organizacji? 
Porozmawiajmy o tym, jak przeprowadzić digitalizację akt pracowniczych w sposób bezpieczny, zgodny z przepisami i dopasowany do struktury Twojej firmy. 

E-Teczka a bezpieczeństwo danych 

E-teczka umożliwia dostęp do dokumentów i danych dla uprawnionych do tego pracowników oraz managerów przez 24 godziny na dobę, z dowolnego urządzenia. Kluczowe jest więc właściwe zabezpieczenie zasobów, tak aby zapewnić im jak najwyższy poziom ochrony. Jak to osiągnąć? 

Przede wszystkim do logowania do E-Teczki stosowana jest podwójna autentykacja, która zabezpiecza przed nieuprawnionym dostępem do danych. Dodatkowo, wszystkie zmiany w dokumentach i metadanych są rejestrowane oraz monitorowane za pomocą tzw. raportu logów. Bardzo ważne jest także zapewnienie integralności dokumentów z metadanymi. 

Ponadto, dokumenty elektroniczne są chronione przed zniszczeniem czy zagubieniem, co niestety może się zdarzyć w przypadku akt papierowych. Po rozwiązaniu stosunku pracy czy upłynięciu wymaganego prawem okresu ich przechowywania można je trwale usunąć z systemu. Cały proces spełnia wszystkie aktualne wymagania prawne, w tym RODO.   

Chcesz mieć pewność, że wdrożenie elektronicznych akt osobowych będzie zgodne z Kodeksem pracy i RODO? 
Skontaktuj się z nami – przeanalizujemy Twoje procesy HR i wskażemy optymalne rozwiązanie.

Self-service pracowniczy i managerski

Bardzo istotnym aspektem wdrożenia E-Teczki jest możliwość samodzielnego zarządzania dokumentacją i danymi oraz realizacja określonych zadań przez pracowników i managerów bez angażowania działu HR. Z jednej strony ułatwia i przyśpiesza to działania związanie z administracją kadr, z drugiej znacznie zmniejsza obciążenie zadaniami dział personalny i zapewnia wyższy komfort pracy dla całego zespołu firmy. 

Self-service pracowniczy pozwala na: 

Self-service managerski ułatwia:

Self-service pracowniczy i managerski nie tylko usprawnia pracę, ale także pozytywnie wpływa na wizerunek pracodawcy. Dostęp do wygodnego w użyciu narzędzia oraz możliwość załatwiania spraw pracowniczych w dogodnym czasie, także w trakcie pracy zdalnej, sprawia, że zespół postrzega organizację jako przyjazną dla pracowników, a także nowoczesną i otwartą na innowacje. 

Najważniejsze korzyści E-Teczki dla pracodawcy i pracowników

Wdrożenie e-teczki pracowniczej (elektronicznych akt osobowych) to nie tylko digitalizacja dokumentacji pracowniczej, ale realna zmiana w sposobie zarządzania procesami HR. Korzyści odczuwalne są zarówno na poziomie operacyjnym, jak i strategicznym. 

E-teczka zapewnia przede wszystkim usprawnienie procesów HR. Wymiernie odciąża dział personalny ze żmudnych i powtarzalnych czynności administracyjnych, tworząc przestrzeń na zadania bardziej merytoryczne i skutecznie wspierające biznes. Upraszcza proces onboardingu, który często jest bardzo czasochłonny i wymagający dla pracodawcy. W końcu zapewnia także komfort i elastyczność dla pracowników, managerów, zarządu oraz działu HR. 

Jedną z kluczowych korzyści teczki elektronicznej jest zwiększenie bezpieczeństwa dokumentacji pracowniczej oraz zapewnienie szczelności i właściwej ochrony procesów. Eliminacja błędów, ochrona wrażliwych danych oraz ścisły monitoring edycji i obiegu dokumentów zapewnia pracodawcy pełną kontrolę nad procesem oraz spokój. 

W dobie coraz większego znaczenia działań z obszaru zrównoważonego rozwoju (ESG) nie bez znaczenia jest także pozytywny wpływ digitalizacji procesu na aspekt środowiskowy. E-Teczka pozwala na całkowite lub znaczące ograniczenie dokumentów papierowych w obszarze HR, a tych jak powszechnie wiadomo, może być naprawdę dużo. Drukowanie, skanowanie czy przesyłanie dokumentów w formie tradycyjnej to nie tylko wyższy koszt i nakład czasu, ale także większy ślad węglowy.

Organizacja, która decyduje się wdrożyć E-teczkę eliminuje konieczność utrzymywania szaf i segregatorów na dokumentację kadrową. Tym samym uwalnia powierzchnię biurową, a jednocześnie optymalizuje koszty operacyjne. 

E-teczka pracownicza – zestawienie korzyści

W dobie obecnej cyfryzacji oraz coraz większego znaczenia działań z obszaru zrównoważonego rozwoju na rozwiązania takie jak e-teczka decyduje się coraz więcej firm. Sprawdź jak nasi eksperci mogą pomóc wdrożyć E-teczkę w Twojej firmie. Przejdź na elektroniczne akta osobowe.  

E-teczka pracownicza – sprawdź, jak możemy pomóc!

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Umów się na spotkanie!

Zapisz się na spotkanie