Rok rewolucji w HR. Jakie zmiany dla pracodawców w 2026 r.?

Rok 2026 przynosi pracodawcom w Polsce szereg istotnych nowelizacji prawa pracy. Są to zmiany, które mogą znacząco wpłynąć na codzienne funkcjonowanie działów HR, kadr i płac. Nadchodzi więc czas na weryfikację systemów kadrowych, regulaminów pracy i strategii zatrudnienia. To nie tylko wymóg prawny, ale i szansa na bardziej nowoczesne i przejrzyste zarządzanie obszarem kadr i płac.

Nowa rzeczywistość stażu pracy – co się zmieni?

Wyobraźmy sobie pana Darka, który przez 10 lat prowadził własną działalność gospodarczą, a następnie pracował przez 4 lata na umowach zlecenia za granicą, zanim ostatecznie podjął zatrudnienie na etacie w Twojej firmie. Dotychczas, z perspektywy prawa pracy, był on „młodym” pracownikiem z kilkumiesięcznym stażem, pozbawionym wielu uprawnień. Od 1 stycznia 2026 roku to się zmieni.

Nowelizacja Kodeksu pracy to rewolucja w liczeniu stażu pracy. Wchodzi w życie 1 stycznia 2026 r.

• Co się zmienia? Katalog okresów wliczanych do stażu pracy, decydującego o urlopie czy dodatkach stażowych, zostaje znacząco poszerzony.
• Co pracodawca musi zaliczyć? Okresy prowadzenia działalności gospodarczej (B2B), wykonywania umów zlecenia i umów o świadczenie usług, a nawet udokumentowana praca zarobkowa za granicą (nawet nieetatowa).
• Wyzwanie dla HR. Pracownik ma 24 miesiące, aby udokumentować te okresy (np. zaświadczeniem z ZUS). Dla pracodawcy oznacza to konieczność dostosowania procesów naliczania stażu i potencjalnie wyższe koszty zatrudnienia dla części pracowników, co musi znaleźć odzwierciedlenie w budżetach na 2026 rok. Krótkie vacatio legis sprawia, że na to zadanie nie ma zbyt wiele czasu.

O zmianach w zasadach obliczania stażu pracy pisaliśmy także tutaj.

Zgłoszenia do ZUS po nowemu, czyli uproszczenie biurokracji

Pracodawco, czy pamiętasz te setki teczek z papierowymi kopiami zgłoszeń do ZUS, które mimo elektronicznej wysyłki należało przechowywać? Była to podwójna praca i spore obciążenie logistyczne, zwłaszcza dla dużych firm. To jednak już przechodzi do historii.

Nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, przyjęta pod koniec 2025 roku, całkowicie znosi obowiązek archiwizowania przez 5 lat papierowych kopii zgłoszeń do ZUS, jeśli zostały one dokonane drogą elektroniczną (uchylenie art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

• Korzyść dla pracodawcy. To realne ułatwienie oznaczające mniej kosztów druku i przechowywania, a także mniejsze ryzyko błędów w dokumentacji. Całość będzie dostępna cyfrowo w systemie ZUS.
• Ważne. Pracodawca musi jednak zadbać o odpowiednie bezpieczeństwo danych i procedury tworzenia kopii zapasowych w swoim systemie.

Jawność wynagrodzeń na etapie rekrutacji

Jawność wynagrodzeń stanowi prawdopodobnie jeden z najbardziej emocjonujących tematów dla każdego pracodawcy. Od 24 grudnia 2025 roku obowiązują przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń na etapie rekrutacji, a do czerwca 2026 roku mają pojawić się regulacje dotyczące raportowania luk płacowych, wynikające z unijnej dyrektywy.

Pracodawca planując zatrudnienie, musi z wyprzedzeniem poinformować kandydata, w ogłoszeniu o pracę, przed rozmową kwalifikacyjną lub przed nawiązaniem stosunku pracy, o:

• proponowanym wynagrodzeniu,
• jego początkowej wysokości lub przedziale płacowym,
• kryteriach, które wpływają na ostateczną wysokość pensji.

Pracodawca musi zapewnić także:

• Neutralność ogłoszeń. Oznacza to, że wszelkie komunikaty dotyczące rekrutacji, w tym stosowane nazwy stanowisk, muszą być neutralne pod względem płci. Należy podkreślić, że całość procesu rekrutacyjnego musi być prowadzona w sposób niedyskryminujący, co stanowi fundamentalny wymóg zapewnienia równych szans wszystkim kandydatom.
• Zakaz pytania o poprzednie płace. Pracodawca, zgodnie ze znowelizowanymi przepisami (zmiana w art. 221 §1 pkt 6 Kodeksu pracy), jest zobowiązany do powstrzymania się od pozyskiwania danych dotyczących wysokości wynagrodzenia kandydata zarówno w jego obecnym, jak i we wcześniejszych stosunkach pracy. Informacje te zostały trwale wyłączone z katalogu danych, o które pracodawca jest uprawniony pytać w związku z przebiegiem dotychczasowego zatrudnienia kandydata.

O jawności płac na etapie rekrutacji więcej pisaliśmy tutaj.

Wzrost minimalnego wynagrodzenia i elastyczność ekwiwalentu za urlop

Pakiet zmian uzupełniają dwie modyfikacje kosztowe i proceduralne, które bezpośrednio dotykają budżetów i płynności finansowej firm.

1.     Wzrost płacy minimalnej w 2026 r.

Od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie wzrasta do 4806 zł brutto miesięcznie, a minimalna stawka godzinowa do 31,40 zł brutto. To z pozoru prosta zmiana, ale pociąga za sobą:

• Konieczność weryfikacji i podniesienia wynagrodzeń u części załogi.
• Wzrost kosztów związanych ze składkami ZUS, świadczeniami chorobowymi, odprawami i dodatkami, które są uzależnione od minimalnej płacy.

Więcej o wzroście płacy minimalnej przeczytasz tu: Wzrost płacy minimalnej w 2026 r. Co oznacza dla pracodawców i rynku pracy?

2.     Ekwiwalent za urlop z większą swobodą

Dotychczas ekwiwalent za niewykorzystany urlop musiał być wypłacony w dniu rozwiązania umowy. Nowe przepisy wprowadzają większą elastyczność:

• Nowa Zasada. Pracodawca może wypłacić ekwiwalent razem z ostatnim wynagrodzeniem, czyli w standardowym terminie wypłaty pensji za dany miesiąc (np. do 10. dnia kolejnego miesiąca).
• Korzyść. Koniec z pośpiesznymi wyliczeniami w dniu pożegnania pracownika i mniejsze ryzyko błędu.

Czytaj także: Wymiar czasu pracy w 2026 r. – co przedsiębiorca wiedzieć powinien?

Największe ryzyko, czyli nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy

Choć uproszczenia w ZUS cieszą, eksperci prawa pracy wskazują na jedną zmianę, która może być kosztotwórcza i ryzykowna dla biznesu. Chodzi o planowane rozszerzenie uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).

Projekt zakłada, że PIP zyska możliwość przekwalifikowania umów cywilnoprawnych w umowy o pracę. Decyzje PIP mają być natychmiast wykonalne, co radykalnie zwiększa ryzyko i zmniejsza przewidywalność prawa dla przedsiębiorców. Oznacza to pilną potrzebę weryfikacji wszystkich umów B2B i zleceń pod kątem ich faktycznej „cywilnoprawności”.

Podsumowując, rok 2026 to będzie czas intensywnej pracy dla każdego działu HR. Z jednej strony, przepisy stają się bardziej sprawiedliwe i przejrzyste, z drugiej niosą ze sobą nowe, poważne obowiązki i ryzyka, zwłaszcza w obszarze zatrudnienia na podstawie umów innych niż etat.

Więcej o rewolucji w uprawnieniach PIP pisaliśmy tu: Rewolucja w zatrudnianiu, czyli nowe uprawnienia PIP w 2026 r.

Chcesz wiedzieć, jak dostosować regulamin pracy i wewnętrzne procedury HR w obliczu tych zmian?