Staż pracy po nowemu od 2026 r.? Kluczowe informacje dla firm

Procedowana nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzi istotne zmiany w sposobie naliczania stażu pracy. Od 1 stycznia 2026 r. do stażu pracy wliczane będą również okresy zatrudnienia na podstawie umów zlecenia i prowadzenia działalności gospodarczej. Firmy będą musiały przygotować się na nowe regulacje dotyczące m.in. wymiaru urlopów, odpraw i okresów wypowiedzenia.

Nowe zasady naliczania stażu pracy – co oznaczają dla firm?

1 stycznia 2026 r. firmy zmierzą się z koniecznością dostosowania swoich systemów kadrowych do rewolucyjnych zmian w sposobie naliczania stażu pracy. Projektowana od lipca 2024 r. nowelizacja Kodeksu pracy (UD59), przygotowana przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, ma na celu zlikwidowanie dotychczasowych nierówności w traktowaniu pracowników ze względu na formę ich wcześniejszej aktywności zawodowej.

Kluczową zmianą ma być włączenie do stażu pracy, od którego zależą liczne uprawnienia pracownicze, okresów wykonywania umów zlecenia oraz prowadzenia działalności gospodarczej. Oznacza to, że doświadczenie zdobyte podczas pracy na podstawie umów cywilnoprawnych oraz jako przedsiębiorca będzie miało bezpośredni wpływ na prawa pracownicze, takie jak długość urlopu wypoczynkowego, wysokość odprawy, okres wypowiedzenia czy prawo do dodatków stażowych i nagród jubileuszowych.

Zobacz także: Benefity pozapłacowe – jak zadbać o dobrostan pracownika?

Co istotne, nowelizacja obejmie również okresy służby w niektórych formacjach mundurowych, w tym Straży Marszałkowskiej i Służbie Celno-Skarbowej, poszerzając katalog uwzględnianych form aktywności zawodowej. Zmiany te mają znaczenie dla polityki personalnej firm i wymagają od nich gruntownego przeanalizowania dotychczasowych praktyk w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi.

Czytaj także: Bez składek od umów zleceń. Jakie rozwiązania w zamian?

Ponadto, jak poinformowało 7 maja 2025 r. Rządowe Centrum Legislacji z projektu wykreślono przepis odnośnie do art. 3021 § 7. Tak więc, projekt pozostawi bez zmian zasady, które obecnie obowiązują w ramach poszczególnych pragmatyk pracowniczych i dotyczą wymogu zakończenia lub niezakończenia okresów zatrudnienia innych niż umowa o pracę (takich jak praca w rolnictwie) w kontekście ich wliczania do stażu wpływającego na uprawnienia.

Obowiązki pracodawcy a zmiany w urlopach, odprawach, okresach wypowiedzenia

Wdrożenie nowych przepisów dotyczących naliczania stażu pracy niesie za sobą konkretne obowiązki dla pracodawców. Przede wszystkim, firmy będą musiały uwzględniać dotychczasowe okresy zatrudnienia pracowników na podstawie umów zlecenia i prowadzenia działalności gospodarczej przy ustalaniu wymiaru przysługującego im urlopu wypoczynkowego.

Dla wielu pracowników, których łączny staż pracy (wliczając umowy cywilnoprawne i działalność) przekroczy 10 lat, wymiar urlopu wzrośnie z 20 do 26 dni rocznie, co będzie wymagało odpowiedniego planowania i ewidencji absencji.

Zobacz także: Praca na L4? MRPiPS szykuje rewolucję w zwolnieniach chorobowych

Kolejnym istotnym aspektem są zmiany w zakresie odpraw pieniężnych. W przypadku zwolnień grupowych lub indywidualnych z przyczyn niedotyczących pracownika, wysokość odprawy będzie uzależniona od dłuższego stażu pracy, co może znacząco zwiększyć koszty dla pracodawców.

Podobnie, wydłużą się okresy wypowiedzenia umów o pracę, co będzie miało wpływ na proces zwalniania pracowników i planowanie zatrudnienia. Nowe regulacje dotkną również innych świadczeń związanych ze stażem pracy, takich jak nagrody jubileuszowe i dodatki stażowe, które będą musiały uwzględniać szerszy zakres doświadczenia zawodowego pracowników. Firmy powinny już teraz rozpocząć analizę potencjalnego wpływu tych zmian na swoje budżety i procedury HR.

Aby lepiej zrozumieć konsekwencje nadchodzących zmian, warto przyjrzeć się konkretnym przykładom. Wyobraźmy sobie pracownika, który przez 4 lat był zatrudniony na umowę o pracę, a wcześniej przez 3 lata świadczył usługi na podstawie umowy zlecenia. Obecnie, przy ustalaniu jego prawa do urlopu, uwzględnia się jedynie 4 lat pracy na etacie. Po wejściu w życie nowelizacji, jego staż pracy wyniesie 7 lat, co potencjalnie może zwiększyć wymiar urlopu wypoczynkowego. Podobnie, okres wypowiedzenia umowy o pracę pracownika z krótkim stażem na etacie, ale z dłuższym doświadczeniem na umowach cywilnoprawnych, ulegnie wydłużeniu.

Przykłady te pokazują, jak istotne jest, aby działy HR w firmach rozpoczęły proces identyfikacji pracowników, których staż pracy ulegnie zmianie, oraz dostosowały systemy ewidencji i naliczania świadczeń pracowniczych do nowych regulacji. Wczesne przygotowanie pozwoli uniknąć błędów i nieporozumień oraz zapewni płynne wdrożenie nowych przepisów od 2026 r.

Rozliczanie czasu pracy, e-teczka, outsourcing kadr to tylko niektóre z oferowanych przez nas usług. Sprawdź jak możemy pomóc Twojej firmie już dziś!