Nowe zasady liczenia stażu pracy – zmiany i obowiązki dla pracodawców

Nowe przepisy dotyczące liczenia stażu pracy to jedna z ważniejszych zmian dla pracodawców w 2026 r. Wprowadza ona nowe obowiązki oraz ma bezpośrednie przełożenie na koszty zatrudnienia i procesy rekrutacyjne. W poniższym artykule przedstawiamy kluczowe aspekty tej reformy z perspektywy pracodawcy.

Terminy wprowadzenia zmian – jakie i dla kogo?

Zgodnie z Ustawą z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw nowe regulacje weszły w życie w różnych terminach w zależności od sektora:

• Sektor publiczny – obowiązek stosowania nowych zasad wszedł w życie od 1 stycznia 2026 r.
• Sektor prywatny – przepisy obowiązują od 1 maja 2026, czyli weszły w życie po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw (data ogłoszenia: 2025-10-21).

Niezależnie od sektora, okresy pracy z przeszłości, sprzed daty wejścia w życie ustawy, wliczają się do stażu pracy, pod warunkiem ich właściwego udokumentowania.

Jakie okresy zaliczane są do stażu pracy?

Zgodnie z nowymi przepisami do stażu pracy wliczają się:

• okresy prowadzenia pozarolniczej działalności oraz współpracy z osobą prowadzącą działalność,
• okres zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
• okresy wykonywania umowy zlecenia,
• świadczenia usług, umowy agencyjnej oraz okres pozostawania osobą współpracującą,
• okres pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych,
• przebyty za granicą (udokumentowany) okres wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej.

Większe uprawnienia pracownicze vs. koszty pracodawcy

Wliczanie dodatkowych okresów do stażu pracy na nowych zasadach niesie dla pracodawcy konkretne konsekwencje finansowe i organizacyjne. Z punktu widzenia budżetu i HR, kluczowe są następujące aspekty:

• Wzrost wymiaru urlopu wypoczynkowego – większy staż pracy może skutkować szybszym przejściem pracownika na wyższy wymiar urlopu (np. z 20 na 26 dni).
• Dodatki i nagrody jubileuszowe – tam, gdzie wewnętrzne regulacje przewidują dodatek stażowy lub nagrody jubileuszowe, zwiększony staż pracy może oznaczać konieczność wypłaty wyższych dodatków lub szybsze nabycie prawa do nagrody/kolejnego jej poziomu.
• Wyższe odprawy – staż jest często czynnikiem wpływającym na wysokość odprawy w przypadku rozwiązania umowy.

Pamiętajmy, że uprawnienia takie jak dodatek stażowy czy nagroda jubileuszowa są uzależnione od przepisów obowiązujących u danego pracodawcy (układ zbiorowy, regulamin wynagradzania). Jeśli u danego pracodawcy nie ma takich świadczeń, zwiększenie stażu nie generuje dodatkowych kosztów w tym zakresie.

Obowiązki i weryfikacja dokumentacji stażowej

Pracodawca nie ma obowiązku automatycznego przeliczania stażu pracy wszystkim zatrudnionym. Obowiązek aktualizacji uprawnień powstaje w dwóch sytuacjach:

• Przedstawienie dokumentów przez pracownika. Pracownik dostarcza dokumenty potwierdzające nowe, wliczane okresy zatrudnienia (lub innej aktywności).
• Posiadane dokumenty wewnętrzne. Pracodawca zatrudniał wcześniej danego pracownika na podstawie umowy (np. umowy zlecenia), której realizacja wlicza się do stażu na mocy nowych przepisów.

Terminy na dostarczenie dokumentów przez pracowników

Pracownicy mają określony czas na udokumentowanie nowych okresów, a terminy te są zależne od sektora, w którym działa pracodawca:

• Sektor publiczny: 24 miesiące od 1 stycznia 2026 r.
• Sektor prywatny: 24 miesiące od 1 maja 2026 r.

Okresy nieudokumentowane w tych terminach przez pracownika zatrudnionego w dniu wejścia w życie ustawy nie zostaną wliczone do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Prawo pracodawcy do weryfikacji

Pracodawca ma prawo do nieuznania danego okresu, jeśli dokumenty przedstawione przez pracownika budzą uzasadnione wątpliwości. Ostateczne zaliczenie okresów do stażu pracy leży po stronie podmiotu zatrudniającego. W przypadku sporu, rozstrzyga go sąd pracy.

Nowe okresy wliczane do stażu – na co zwrócić szczególną uwagę?

Nowe przepisy rozszerzyły katalog aktywności wliczanych do stażu pracy, co wymaga szczególnej uwagi w procesach weryfikacyjnych i rekrutacyjnych.

1. Działalność Gospodarcza (JDG)

Do okresu zatrudnienia wlicza się okres prowadzenia pozarolniczej działalności, za który pracownik opłacił składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe. Wlicza się również okres korzystania z tzw. „ulgi na start”, w którym pracownik nie podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

2. Umowy Cywilnoprawne (Umowy Zlecenia)

Okresy wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych (np. zlecenia) również podlegają wliczeniu.

Zasada Jednokrotności. W przypadku, gdy okres umowy zlecenia nakłada się na okres umowy o pracę, do stażu wlicza się tylko jeden z tych okresów. Nie jest możliwe podwójne liczenie stażu za ten sam czas kalendarzowy.

3. Potwierdzenie Okresów

Co do zasady, przebieg zatrudnienia oraz okresy prowadzenia JDG potwierdza zaświadczenie wydane przez ZUS (o opłaceniu składek). Jeżeli pracownik nie podlegał ubezpieczeniom, musi on sam przedstawić dowód zatrudnienia (np. umowę ze zleceniodawcą).

Wpływ nowych zasad na rekrutację

Nowe zasady mają zastosowanie do nowych naborów na wolne stanowiska, wszczętych po rozpoczęciu stosowania nowych przepisów (po 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym i po 1 maja 2026 r. w sektorze prywatnym).

W trakcie postępowania kwalifikacyjnego, kandydat będzie zobowiązany do złożenia dokumentów potwierdzających wszystkie okresy zatrudnienia, w tym te dotychczas nieuwzględniane, jak np. zaświadczenia o prowadzonej działalności gospodarczej czy pracy na podstawie umów cywilnoprawnych.

Nabory, które zostały wszczęte, ale nie zostały zakończone przed datą rozpoczęcia stosowania nowych przepisów, będą rozstrzygane na dotychczasowych zasadach.

Kluczowe działania dla działu HR – jakie?

Dział HR powinien skupić się m.in. na:

• Audycie Regulaminów. Sprawdzenie wewnętrznych regulaminów (wynagradzania, pracy, ZFŚS) pod kątem definicji stażu pracy i świadczeń z nim związanych.
• Przygotowaniu Procedur. Opracowanie wewnętrznej procedury weryfikacji i zaliczania nowych okresów stażu na podstawie dokumentów przedstawionych przez pracowników.
• Komunikacji Wewnętrznej. Poinformowanie pracowników o ich obowiązku udokumentowania okresów i terminach.
• Szkoleniu Kadry. Przeszkolenie osób z działu kadr/HR w zakresie nowych zasad i dokumentów, które należy przyjmować i weryfikować.

Przygotowanie się do zmian pozwala uniknąć błędów kadrowych, sporów z pracownikami oraz nieplanowanych kosztów związanych z koniecznością wyrównania uprawnień.

Dowiedz się, jak możemy pomóc: