Jawność wynagrodzeń. Nowe przepisy o jawności płac, na które pracodawcy muszą być gotowi

Temat jawności wynagrodzeń i równości płac budzi coraz większe emocje wśród pracodawców. Nowelizacja Kodeksu pracy, która zacznie obowiązywać od 24 grudnia 2025 roku, wprowadzi szereg obowiązków dotyczących informowania o płacach, które wymagają szybkiej adaptacji. Nie czekaj do ostatniej chwili, dowiedz się, jakie zmiany w prawie pracy nadchodzą i przygotuj swoją organizację już dziś.

Jawność płac. Zmiany na etapie procesu rekrutacji już w grudniu 2025 r.

Pierwsze zmiany dotyczące jawności wynagrodzeń w polskim prawie to wchodząca w życie 24 grudnia 2025 r. nowelizacja Kodeksu pracy (ustawa z dnia 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy). Skupia się ona na procesie rekrutacyjnym i wprowadza kluczowe obowiązki, na które pracodawcy muszą być gotowi. Zobaczmy więc, co dokładnie się zmieni i jak się przygotować.

Informacja o wynagrodzeniu dla kandydata do pracy

Pracodawca jest zobowiązany przekazać osobie ubiegającej się o zatrudnienie na danym stanowisku kompletną informację dotyczącą proponowanych warunków finansowych i zasad ich ustalania.

Informacja ta musi obejmować:

• Proponowane wynagrodzenie. Musi być podana początkowa wysokość wynagrodzenia lub jego przedział (widełki). Wartość lub przedział ten muszą być oparte na obiektywnych i neutralnych kryteriach, ze szczególnym uwzględnieniem neutralności pod względem płci.
• Podstawy ustalenia wynagrodzenia. W przypadku, gdy pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy lub obowiązuje u niego regulamin wynagradzania, kandydat musi otrzymać informację o odpowiednich postanowieniach tych dokumentów.

Termin i forma przekazania informacji o wynagrodzeniu

Pracodawca jest zobowiązany przekazać powyższe informacje o wynagrodzeniu i jego podstawach w formie pisemnej (papierowej lub elektronicznej).

Kluczowe jest, aby informacja ta została przekazana osobie ubiegającej się o zatrudnienie z odpowiednim wyprzedzeniem, tak by umożliwić świadome zapoznanie się z warunkami i prowadzenie przejrzystych negocjacji.

Informację należy przedstawić na jednym z następujących etapów:

• W ogłoszeniu o naborze na stanowisko.
• Przed rozmową kwalifikacyjną – jeśli pracodawca nie opublikował ogłoszenia o naborze lub nie zamieścił w nim wymaganych informacji.
• Przed nawiązaniem stosunku pracy – jeśli informacje nie zostały przekazane ani w ogłoszeniu, ani przed rozmową kwalifikacyjną.

Zasady niedyskryminującej rekrutacji i jawności płac

Pracodawca ma obowiązek zapewnić także:

• Neutralność ogłoszeń. Ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz używane nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci. Cały proces rekrutacyjny musi przebiegać w sposób niedyskryminujący.
• Zakaz pytania o poprzednie płace. W procesie rekrutacyjnym zabrania się pracodawcy żądania od kandydata informacji o wysokości jego wynagrodzenia zarówno w obecnym, jak i we wcześniejszych stosunkach pracy. Informacje te są wyłączone z katalogu danych, o które pracodawca może pytać w związku z przebiegiem dotychczasowego zatrudnienia (zmiana w art. 221 §1 pkt 6 Kodeksu pracy).

Aby zapewnić neutralność płciową, warto rozważyć stosowanie dwóch form nazwy stanowiska (np. „Kierownik/Kierowniczka Biura”) lub nazwy opisowej („Osoba zarządzająca biurem”). Ponadto, warto mieć na uwadze, że podanie w ogłoszeniu stałej kwoty, a nie „widełek”, również spełnia wymóg ustawy. O jawności wynagrodzeń przeczytasz także tu: Sejm za jawnością płac na etapie rekrutacji. Jak nowe przepisy wpłyną na obowiązki pracodawców?

Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów – sankcje i odwrócony ciężar dowodu

Wdrożenie nowych przepisów o jawności wynagrodzeń jest obowiązkowe, a ich lekceważenie wiąże się z poważnymi sankcjami finansowymi i prawnymi dla pracodawcy.

Kary Finansowe

Za nieprzestrzeganie wymogów dotyczących transparentności wynagrodzeń przewidziano grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Kary te mogą grozić między innymi za:

• Brak transparentności w rekrutacji. Niedołączenie informacji o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale (tzw. widełek płacowych) w ogłoszeniu lub na późniejszym etapie rekrutacji.
• Odmowa informacji pracownikom. Nieudzielanie pracownikom informacji na temat kryteriów wynagradzania czy ich indywidualnego poziomu płac, zgodnie z nowymi przepisami.
• Klauzule poufności wynagrodzeń. Stosowanie postanowień umownych lub regulaminowych, które zabraniają pracownikom ujawniania ich wynagrodzenia w celu egzekwowania zasady równości płac.

Odwrócony Ciężar Dowodu

Dodatkowym, niezwykle istotnym elementem jest wprowadzenie odwróconego ciężaru dowodu w sporach dotyczących nierównego wynagrodzenia.

W praktyce oznacza to, że jeśli pracownik uprawdopodobni, iż doszło do dyskryminacji płacowej, to pracodawca będzie musiał udowodnić, że wszelkie różnice w wynagrodzeniu są uzasadnione obiektywnymi, neutralnymi kryteriami (np. stażem, kwalifikacjami, czy wynikami pracy), a nie są efektem dyskryminacji ze względu na płeć. To znacząco zwiększa ryzyko prawne dla firm bez uporządkowanych i transparentnych systemów wynagradzania.

Jak przygotować organizację – 5 kluczowych kroków dla pracodawców

Wdrożenie nowych wymogów to złożony proces, który wymaga strategicznego podejścia, zwłaszcza w większych organizacjach. Oto 5 kroków, które pomogą pracodawcy skutecznie przygotować organizację na nadchodzącą jawność wynagrodzeń i wymogi Kodeksu pracy 2025:

• Audyt Równości Płac (Gap Analysis)

Działanie: Dokładne przeanalizowanie struktury wynagrodzeń w organizacji. Sprawdzenie, czy występują nieuzasadnione różnice płacowe między pracownikami na porównywalnych stanowiskach – w szczególności między kobietami i mężczyznami.

Cel: Wczesna identyfikacja oraz eliminacja luki płacowej, zanim stanie się podstawą potencjalnych roszczeń prawnych lub reputacyjnych.

• Aktualizacja polityki i procesów rekrutacyjnych

Działanie: Aktualizacja szablonów ogłoszeń rekrutacyjnych, tak aby uwzględniały obowiązek podawania przedziału wynagrodzenia. Upewnienie się, że treści ogłoszeń i nazwy stanowisk są neutralne płciowo.

Cel: Zapewnienie zgodności z nowymi wymogami Kodeksu pracy oraz wzmocnienie wizerunku firmy jako transparentnego i równego pracodawcy.

• Szkolenia dla menedżerów, pracowników HR i rekruterów

Działanie: Zorganizowanie szkoleń z zakresu nowych obowiązków prawnych i zasad komunikacji wynagrodzeń. Zwrócenie uwagi, że pytanie kandydatów o wcześniejsze zarobki będzie zakazane.

Cel: Zmniejszenie ryzyka naruszeń prawa i błędów proceduralnych w procesach rekrutacyjnych.

• Dostosowanie systemów HR i narzędzia raportowania

Działanie: Dokonanie przeglądu i oceny obecnych systemów HR i płacowych. Wdrożenie lub aktualizacja narzędzi, które ułatwią ewidencję danych niezbędnych do analizy wynagrodzeń, tworzenia obiektywnych kryteriów.

Cel: Efektywne gromadzenie i analiza danych zgodnie z przyszłymi obowiązkami sprawozdawczymi.

• Skuteczna komunikacja wewnętrzna

Działanie: Opracowanie planu komunikacji ze wszystkimi pracownikami. Wyjaśnienie, jakie nowe prawa do informacji o wynagrodzeniach im przysługują i w jaki sposób organizacja wdrożyła i będzie realizować zasady transparentności.

Cel: Zarządzanie oczekiwaniami, budowanie zaufania, wzmacnianie kultury równości i ograniczenie ryzyka konfliktów wewnętrznych.

Przejrzystość wynagrodzeń to nie tylko obowiązek wynikający z prawa, ale również szansa na budowanie wiarygodności i przewagi konkurencyjnej na rynku pracy. Im szybciej pracodawca rozpocznie przygotowania, tym łatwiej przeprowadzi organizację przez proces zmian.

Co dalej? Pełna implementacja Dyrektywy o Przejrzystości Wynagrodzeń do 7 czerwca 2026 r.

Obowiązująca od końca 2025 roku nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza jedynie pierwsze elementy unijnej Dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń (UE 2023/970) – głównie w zakresie rekrutacji. Jednak to dopiero początek zmian. Większość przepisów mających zapewnić transparentność wynagrodzeń za taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości zostanie wdrożona do polskiego prawa do 7 czerwca 2026 r.

W praktyce oznacza to nowe, daleko idące obowiązki dla pracodawców, w tym m.in.:

1. Prawo pracowników do informacji

Pracodawcy będą zobowiązani zapewnić pracownikom łatwy dostęp do obiektywnych i neutralnych kryteriów, na podstawie których ustalane są poziomy wynagrodzeń, zasady awansu i progresji płac.

2. Obowiązek sprawozdawczy dotyczący luki płacowej

Firmy zatrudniające 100 i więcej pracowników będą musiały cyklicznie raportować dane dotyczące różnic wynagrodzeń ze względu na płeć. Pierwsze terminy raportowania to:

• czerwiec 2027 r. – dla firm zatrudniających 150+ pracowników,
• czerwiec 2031 r. – dla firm zatrudniających 100–149 pracowników.

3. Obiektywne kryteria wynagradzania

Zgodnie z dyrektywą, każde stanowisko powinno być oceniane w oparciu o neutralne płciowo kryteria, takie jak:

• poziom umiejętności,
• zakres odpowiedzialności,
• wymagany wysiłek,
• warunki pracy.

Dla wielu organizacji będzie to oznaczać konieczność przeprowadzenia wartościowania stanowisk, procesu, który pozwoli porównać rzeczywistą wartość pracy i zapewnić zgodność z zasadą równości płac.

Zadbaj o spokój prawny i organizacyjny. Skorzystaj ze wsparcia ekspertów

Nadchodząca Dyrektywa o przejrzystości wynagrodzeń (UE 2023/970) oraz nowelizacja Kodeksu pracy 2025 to prawdziwa rewolucja w sposobie zarządzania wynagrodzeniami i polityką HR. Nowe obowiązki oznaczają szereg wyzwań prawnych, organizacyjnych i komunikacyjnych, które wymagają strategicznego podejścia.

Twoja organizacja nie musi mierzyć się z tym sama. Eksperci prawni kancelarii TGC Corporate Lawyers i specjaliści HR z Contract Administration wspólnie pomogą Twojej firmie przejść przez cały proces wdrożenia zmian – od analizy, przez opracowanie procedur, aż po skuteczną komunikację w firmie i obsługę kadr i płac.

Sprawdź usługę Jawność wynagrodzeń, nie odkładaj działań na później!