Grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych ostro w górę 

Od 1 czerwca 2025 roku przedsiębiorcy muszą być przygotowani na znaczącą podwyżkę kar finansowych za naruszenia przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zmiany wprowadzone ustawą o rynku pracy i służbach zatrudnienia mają na celu uszczelnienie systemu i zwiększenie odpowiedzialności płatników składek. Sprawdź, co należy wiedzieć, aby uniknąć dotkliwych konsekwencji. 

Wzrost grzywien, czyli koniec z pobłażliwością 

Do 31 maja 2025 r. maksymalna kara grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy systemowej wynosiła 5000 PLN. Od 1 czerwca 2025 r. na mocy ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia kwota ta wzrosła niemal dziesięciokrotnie, osiągając pułap 46 000 PLN.  

Art. 98 ust. 1 ustawy (dotyczącej wykroczeń i wysokości grzywien w obszarze ubezpieczeń społecznych) został bowiem zmieniony przez art. 380 pkt 10 ustawy z dnia 20 marca 2025 r., z mocą obowiązywania od 1 czerwca 2025 r. Przepisy te są już w mocy od pewnego czasu, co umożliwia organom nakładanie wyższych kwot grzywien, niż te obowiązujące dotychczas. 

Zmiana ta jest wyraźnym sygnałem, że organy państwowe będą znacznie surowiej egzekwować przestrzeganie przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych. Wzrost kar dotyczy szeregu zaniedbań i nieprawidłowości, które wcześniej mogły być traktowane z większą swobodą, a teraz stanowią poważne ryzyko finansowe dla każdej firmy. 

Rodzaje wykroczeń i jak ich unikać? 

Kary grzywny obejmują szeroki zakres wykroczeń. Nawet drobne błędy czy zaniedbania mogą sporo kosztować firmę. Oto najważniejsze rodzaje wykroczeń, za które mogą grozić surowsze kary: 

• Niedopełnienie obowiązku opłacania składek w terminie. To najczęstsze wykroczenie, polegające na nieprzekazaniu w całości lub w części należnych składek na konto ZUS w wyznaczonym terminie. Regularne monitorowanie terminów płatności i zapewnienie wystarczających środków na koncie to podstawa. 

• Niezgłaszanie lub zgłaszanie nieprawdziwych danych. Obejmuje to zarówno brak zgłoszenia osoby zatrudnionej do ubezpieczenia, jak i podawanie fałszywych informacji dotyczących pracowników. Dokładność i terminowość w przekazywaniu danych do ZUS są kluczowe. 

• Udaremnianie lub utrudnianie kontroli. Każda próba uniemożliwienia inspektorowi ZUS przeprowadzenia kontroli (np. poprzez odmowę wstępu do siedziby, nieudzielanie informacji) lub utrudnianie jej przebiegu (np. tworzenie przeszkód w wizytacji zakładu) będzie surowo karana. Współpraca z organami kontrolnymi jest obowiązkowa. 

• Niedopełnianie obowiązku wypłacania świadczeń lub nienależne ich wypłacanie. Odnosi się to do nieprawidłowości w wypłacaniu świadczeń z ubezpieczeń społecznych i zasiłków finansowanych z budżetu państwa. Należy zwrócić uwagę, że spóźniona wypłata świadczeń nie jest uznawana za to konkretne wykroczenie, ale nadal jest naruszeniem. 

• Nieprowadzenie dokumentacji związanej ze składkami i świadczeniami. Całkowity brak dokumentacji dotyczącej obliczania składek i wypłacania świadczeń jest wykroczeniem. Prowadzenie dokumentacji w sposób nierzetelny, choć również problematyczne, nie jest objęte tym konkretnym przepisem. 

• Niedopełnianie obowiązku przesyłania deklaracji rozliczeniowych i raportów miesięcznych. Chodzi tu o nieterminowe przesłanie lub całkowity brak przesyłania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych do ZUS. Terminy są wiążące i należy ich bezwzględnie przestrzegać. 

• Niedopełnianie obowiązku przekazywania dokumentów w określonej formie. Złożenie dokumentów w innej formie niż wymagana (elektronicznie lub papierowo) traktowane jest tak, jakby dokumenty w ogóle nie zostały przekazane, niezależnie od terminu czy treści. 

Podsumowanie 

Każda znacząca zmiana w przepisach może wiązać się z poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców, którzy nie dopełnią nowych obowiązków. Aby uniknąć kar i zapewnić stałą zgodność z prawem, rekomendujemy: 

Sprawdź nasze usługi i zadbaj o przyszłość Twojej firmy już dziś!  

Dbałość o prawidłowe i terminowe rozliczanie zobowiązań wobec ZUS to nie tylko obowiązek prawny, ale także element stabilności i bezpieczeństwa finansowego każdej firmy.  

Zapytaj o ofertę