Zmiany w dokumentacji pracowniczej i nowy wzór świadectwa pracy

Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej opracowało trzy rozporządzenia, które mają m.in. dostosować akta osobowe pracowników i świadectwa pracy do zmian wynikających z najnowszej nowelizacji Kodeksu pracy. Co się zmieni po wejściu w życie nowych przepisów?

W związku dwiema nowelizacjami prawa pracy, ustawą z 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawą z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy, konieczne okazało się dostosowanie do nich przepisów dotyczących:

• dokumentacji pracowniczej,
• wzoru świadectwa pracy,
• dokumentów dołączanych do wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem i okazjonalną pracą zdalną.

Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej przygotowało trzy odpowiednie projekty rozporządzeń, opublikowane 28 marca 2023 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji. Czego dotyczy każdy z nich?

Nowe uprawnienia w dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z projektem rozporządzenia MRiPS zmieniającego dotychczasowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej korzystanie z nowych uprawnień pracowniczych ma znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji pracowniczej prowadzonej dla pracownika przez pracodawcę.

Akta osobowe pracownika zostaną uzupełnione o:

• część B akt osobowych pracownika ma obejmować również:

• wniosek pracownika i odpowiedź pracodawcy na wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy,

• wniosek pracownika i odpowiedź pracodawcy na wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę,

• dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy,

• wnioski pracownika dotyczące ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej,

• wnioski pracownika dotyczące ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego.

Czytaj także: Zmiany w aktach osobowych pracowników od 21 marca

Nowy wzór świadectwa pracy

Kolejny projekt rozporządzenia MRiPS z 28 marca określa nową treść świadectwa pracy, sposób i tryb jego wydawania, prostowania i uzupełniania, a załącznik do rozporządzenia określa pomocniczy wzór świadectwa pracy.

Zgodnie z nowymi przepisami w świadectwie pracy pracodawca będzie zamieszczał również informacje dotyczące:

• wykorzystania przez pracownika zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (w danym roku kalendarzowym maksymalnie 2 dni lub 16 godzin),

• wykorzystania przez pracownika urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (maksymalnie 5 dni w roku),

• liczby dni wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (maksymalnie do 24 dni w roku).

Zmiany we wnioskach dotyczących uprawnień pracowniczych

Trzeci projekt rozporządzenia MRiPS z 28 marca reguluje kwestie dotyczące wniosków w zakresie uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków.

Projektowane rozporządzenie w przeważającej części powiela obecne przepisy, a najważniejsze planowane zmiany to:

• brak określenia w rozporządzeniu treści wniosku w sprawie rezygnacji z urlopu rodzicielskiego lub jego części,
• rezygnacja z dookreślenia w rozporządzeniu, że chodzi o urlop rodzicielski udzielany w terminie nieprzypadającym bezpośrednio po wykorzystanej już części urlopu rodzicielskiego lub albo zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający części urlopu rodzicielskiego,
• rezygnacja z dookreślenia pracownika-ojca jako wychowującego dziecko,
• rezygnacja z wymogu dołączania przez pracownika do wniosku o udzielenie urlopu wychowawczego oświadczenia dotyczącego korzystania z części urlopu rodzicielskiego na dane dziecko w terminie nieprzypadającym bezpośrednio po wykorzystaniu poprzedniej części urlopu rodzicielskiego albo zasiłku za okres odpowiadający okresowi części urlopu rodzicielskiego, ze wskazaniem liczby części urlopu wykorzystanych w taki sposób.

Wszystkie omówione powyżej projektowane rozporządzenia wejdą w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia. Skrócenie okresu vacatio legis ma na celu szybkie dostosowanie brzmienia rozporządzeń do nowelizacji Kodeksu pracy oraz umożliwić pracodawcom prawidłowe prowadzenie akt osobowych pracowników i wystawienie świadectw pracy uzupełnionych o nowe dane.

Prowadzenie akt osobowych pracowników – sprawdź, jak możemy pomóc

Contract Administration oferuje usługi z zakresu outsourcingu kadr mające na celu usprawnienie procesów biznesowych w Twojej firmie. Nasze usługi kadrowo-płacowe obejmują m.in.:

• prowadzenie akt osobowych pracowników w formie papierowej lub elektronicznej (E-Teczka),
• rejestrację danych w systemach ERP,
• sporządzanie dokumentacji pracowniczej, w tym zaświadczeń o zatrudnieniu, świadectw pracy,
• monitorowanie terminów związanych z zatrudnieniem,
• ustalanie uprawnień pracowniczych (m.in. urlopy, okresy wypowiedzenia).

Outsourcing kadr i płac – sprawdź, jak możemy pomóc: