Zmiany w aktach osobowych pracowników – nowe przepisy

Podpisana przez prezydenta nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza pracę zdalną i możliwość kontrolowania trzeźwości pracowników. W następstwie nowych regulacji konieczne jest uzupełnienie katalogu dokumentów przechowywanych w aktach osobowych pracowników. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przygotowało rozporządzenia zmieniające dotychczasowe regulacje dotyczące dokumentacji pracowniczej.

Nowy Kodeks pracy ma umożliwić pracodawcom prowadzenie prewencyjnej kontroli trzeźwości pracowników oraz polecanie pracy zdalnej. Zmiany przepisów niosą ze sobą jednak wymóg dostosowania katalogu dokumentów akt pracowniczych. Jakie zmiany czekają pracodawców?

Akta osobowe pracownika – nowa część E

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza możliwość prewencyjnej kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu w sytuacji, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników, innych osób lub ochrony mienia.

W związku z tym w aktach osobowych pracowników, w dodanej części E, przechowywane będą następujące informacje:

• data, godzina i minuta badania przeprowadzonego w ramach kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu,

• wynik badania wskazujący na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości lub obecność środka działającego podobnie do alkoholu w organizmie pracownika,

• informacje o przeprowadzonym, na żądanie pracodawcy lub pracownika niedopuszczonego do pracy, badaniu trzeźwości wykonanym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego lub o zleconym badaniu krwi bądź badaniu moczu. Przechowywane informacje obejmą:

1. imię i nazwisko osoby badanej,
2. numer PESEL osoby badanej, a w przypadku jego braku – serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
3. datę, godzinę oraz minutę przeprowadzonego badania,
4. wynik badania.

Powyższe informacje pracodawca będzie przechowywał w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od daty ich zebrania. Wyjątek stanowią dane o kontroli/badaniu, jeśli w stosunku do pracownika zastosowana została kara upomnienia, kara nagany lub kara pieniężna. W takim przypadku pracodawca przechowuje informacje o dacie, godzinie, minucie badania na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu oraz wyniki kontroli do czasu uznania nałożonej kary za niebyłą.

Akta osobowe pracownika – rozszerzona część B

W aktach osobowych, w części B, przechowywane będą dokumenty związane z wykonywaniem pracy zdalnej, która na stałe wchodzi do polskiego prawa pracy. Część B obejmie również dokumenty dotyczące zasad i sposobu przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników.

Zgodnie z projektowanym rozporządzeniem część B akt osobowych pracownika uzupełniona zostanie o dokumenty potwierdzające poinformowanie pracownika o:

• wprowadzeniu kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu,
• grupie lub grupach pracowników objętych kontrolą,
• sposobie przeprowadzania kontroli.

Ponadto, w części B akt osobowych pracownika przechowywane będą także dokumenty dotyczące pracy zdalnej. Dokumenty te zastąpią dotychczasowe informacje dotyczące telepracy. Przepisy o telepracy uchyla nowelizacja Kodeku pracy.

W związku z pracą zdalną w części B przechowywane będzie:

• potwierdzenie, w formie pisemnej lub elektronicznej, że pracownik przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę:
  • oceną ryzyka zawodowego,
  • informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej.

Zmiany w aktach pracowniczych – od kiedy?

Projektowane zmiany mają wejść w życie 7 dni od daty ich ogłoszenia. Zapewnią one prawidłowe przechowywanie przez pracodawców dokumentów związanych z pracą zdalną oraz informacji o kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu.

Pobierz broszurę: Praca zdalna
– wsparcie przy wdrożeniu nowych przepisów

Prowadzenie akt osobowych pracowników – jak możemy pomóc?

Contract Administration oferuje usługi z zakresu outsourcingu kadr mające na celu usprawnienie procesów biznesowych w Twojej firmie. Nasze usługi kadrowe obejmują m.in.:

• prowadzenie akt osobowych pracowników w formie papierowej lub elektronicznej (E-Teczka),
• rejestrację danych w systemach ERP,
• sporządzanie dokumentacji pracowniczej, w tym zaświadczeń o zatrudnieniu, świadectw pracy,
• monitorowanie terminów związanych z zatrudnieniem, np.:
  • umów o pracę,
  • badań okresowych,
  • szkoleń BHP.