Urlop okolicznościowy – kiedy i komu przysługuje?

Urlop okolicznościowy to szczególny rodzaj zwolnienia pracownika od pracy na ważne wydarzenie w życiu. Zasady udzielania tego rodzaju urlopu reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej, przy czym nie każdy zatrudniony może z tej formy urlopu skorzystać.

Zasady przyznawania urlopu okolicznościowego

Zasady przyznawania urlopu okolicznościowego, w odróżnieniu od urlopu wypoczynkowego, wynikają z postanowień Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.

Urlop okolicznościowy to urlop płatny, który przysługuje wyłącznie osobom zatrudnionym na postawie umowy o pracę (bez względu na wymiar etatu) z tytułu określonych okoliczności życiowych w wymiarze:

• 2 dni – ślub własny pracownika, narodziny dziecka, śmierć i pogrzeb dziecka, śmierć i pogrzeb małżonka pracownika, śmierć i pogrzeb matki, ojca, macochy lub ojczyma pracownika;
• 1 dzień – ślub dziecka pracownika, śmierć i pogrzeb babci, dziadka, brata, siostry, teścia lub teściowej pracownika bądź śmierć i pogrzeb innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod bezpośrednią opieką pracownika.

Ponadto, z urlopu okolicznościowego przyznawanego na okoliczność śmierci teścia lub teściowej skorzystać może także pracownik rozwiedziony, bowiem w świetle prawa powinowactwo trwa mimo ustania małżeństwa.

W celu skorzystania z urlopu okolicznościowego pracownik zobowiązany jest do:

• poinformowania pracodawcy z wyprzedzeniem w formie wniosku o skorzystanie z urlopu okolicznościowego – dotyczy sytuacji/okoliczności planowanych takich jak np. ceremonia ślubu,
• zawiadomienia o zaistniałych okolicznościach pracodawcy najpóźniej w drugim dniu swojej nieobecności – dotyczy sytuacji niemożliwych do zaplanowania.

Pracodawca nie może odmówić pracownikowi przyznania prawa do urlopu okolicznościowego i nie może go z niego odwołać, przy czym zwolnienie od pracy z tego tytułu nastąpić może w inny dzień niż dzień wystąpienia szczególnego wydarzenia w życiu pracownika na podstawie, którego pracownik uzyskuje prawo do zwolnienia od pracy. Jeśli natomiast pracownik nabywa prawo do 2 dni urlopu okolicznościowego, nie ma obowiązku wykorzystania tych dni łącznie, ważne by były wykorzystane zgodnie z ich przeznaczeniem.

Kolejnym warunkiem jest udzielanie urlopu okolicznościowego tylko w dni świadczenia pracy, pracownik nie może korzystać z urlopu wypoczynkowego, bezpłatnego lub ze zwolnienia lekarskiego i urlopu okolicznościowego w tym samym czasie.

Ponadto, pracodawca może zażądać od pracownika przedstawienia odpowiedniego dokumentu uprawniającego do skorzystania z urlopu okolicznościowego, np. aktu ślubu, a pracownik powinien taki dokument przedstawić pracodawcy do wglądu (pracodawca nie może jednak żądać kopii dokumentu do akt – tzw. zasada minimalizacji danych).

Okolicznością, która powoduje utratę prawa do tej formy zwolnienia od pracy jest natomiast anulowanie wydarzenia, które miało stanowić podstawę do jej przyznania, na przykład odwołanie ceremonii ślubu.

Podsumowując, urlop okolicznościowy to zwolnienie pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę od obowiązku świadczenia pracy ze względu na szczególną okoliczność (np. narodziny dziecka), z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Zobacz także: PIP: Urlop krótszy niż 14 dni bez grzywny dla pracodawcy

Outsourcing kadr i płac – poznaj naszą ofertę!