Świadectwo pracy bez błędów. Co każdy pracodawca wiedzieć powinien?

W relacji pracodawca-pracownik moment rozstania jest równie istotny, co chwila zawarcia umowy. Jednym z kluczowych obowiązków pracodawców jest terminowe i poprawne wystawienie świadectwa pracy. Choć proces ten wydaje się prosty, drobne przeoczenie lub zwłoka mogą narazić przedsiębiorstwo na realne koszty odszkodowawcze. Wyjaśniamy, jak uniknąć błędów, które mogą skutkować poważnymi konsekwencjami.

Czego dowiesz się z tego artykułu?

Ogólne zasady wydawania świadectwa pracy – jakie?

Zgodnie z ogólną zasadą, świadectwo pracy należy wydać w dniu, w którym ustaje stosunek pracy. Jeśli z przyczyn obiektywnych nie jest to możliwe, pracodawca ma 7 dni na przesłanie dokumentu pracownikowi pocztą poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub doręczenia go w inny sposób. Kopię świadectwa pracy wraz z otrzymaną zwrotką stanowiącą dowód doręczenia świadectwa należy dołączyć do akt osobowych pracownika. 

Warto pamiętać:

Świadectwo pracy – co musi się w nim znaleźć?

Świadectwo pracy powinno precyzyjnie odzwierciedlać przebieg zatrudnienia. Kluczowe elementy, które powinny się w nim zaleźć to w szczególności:

• Dane pracownika,
• Dane pracodawcy,
• Okres zatrudnienia wraz ze wskazaniem wymiaru czasu pracy,
• Rodzaj wykonywanej pracy oraz zajmowane stanowiska lub pełnione funkcje,
• Tryb i podstawa prawna rozwiązania lub i wygaśnięcia stosunku pracy,
• Dane dotyczące wykorzystania uprawnień pracowniczych tj. zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej, urlopu wypoczynkowego (w tym urlopu na żądanie), urlopu opiekuńczego, urlopu bezpłatnego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu wychowawczego czy zwolnienia przewidzianego w art. 188 k.p.,

• Informacje dotyczące okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty (np. okresy niezdolności do pracy),
• Informacje o ewentualnym zajęciu wynagrodzenia,
• Na żądanie pracownika – informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia, o uzyskanych kwalifikacjach czy o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania.

Śmierć pracownika a obowiązki pracodawcy

W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika, pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika (datą wystawienia dokumentu powinna być data śmierci pracownika). Na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a w razie braku takich osób – innej osoby będącej spadkobiercą tego pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Sprostowanie świadectwa

Pracownik ma 14 dni od dnia otrzymania świadectwa pracy na złożenie wniosku o jego sprostowanie. Jeśli pracodawca odmówi, sprawa może trafić do sądu pracy. Co ważne, jeśli błąd jest ewidentny, pracownik może wnioskować o sprostowanie świadectwa nawet po kilku miesiącach albo latach. Sprostowania należy dokonać również wtedy, gdy to pracodawca zauważy swój błąd. Należy pamiętać, że w przypadku sprostowania świadectwa pracy należy wystawić nowy dokument z bieżącą datą na aktualnym druku wypełniając wszystkie rubryki oraz adnotacją, że jest to sprostowanie Zalecane jest sporządzenie notatki służbowej (zawierającej wyjaśnienie przyczyny sprostowania) i dołączenie do przechowywanej w aktach kopii sprostowanego świadectwa pracy.

Ryzyko odszkodowawcze

Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 3 k.p. kto nie wydaje pracownikowi w terminie świadectwa pracy podlega karze podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Świadectwo pracy jest dokumentem obowiązkowo wydawanym w ramach stosunku pracy w związku z jego ustaniem, dlatego też brak wystawienia świadectwa pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika.

Dodatkowo, jeśli pracownik udowodni, że z powodu niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy nie mógł podjąć nowej pracy, pracodawca może zostać zobowiązany do zapłaty odszkodowania.  W tym przypadku pracownik musi wykazać związek przyczynowy między pozostawaniem bez pracy (utrata zarobku), a niewydaniem w terminie świadectwa pracy.

Najczęstsze pytania i odpowiedzi (FAQ)

E-teczka pracownicza, czyli dokumentacja pracownicza w formie cyfrowej

Elektroniczna forma prowadzenia akt osobowych pracownika to całkiem nowa jakość w prowadzeniu akt osobowych pracownika. E-teczka obejmuje wymaganą przepisami prawa pracy dokumentację, w tym umowy o pracę, aneksy, dokumenty kadrowe, ewidencję czasu pracy oraz dokumenty związane z zatrudnieniem.