Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja

W dniu 1 stycznia 2019 r. wejdzie w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357 z 2018 r).

Najważniejszą zmianą jest skrócenie 50-cioletniego okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika do 10 lat. Drugą istotną zmianą jest możliwość prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pierwszy przypadek obowiązkowego skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, kiedy ustał stosunek pracy, będzie dotyczyć pracowników zatrudnionych od 01.01.2019 r. Pracodawcy takich pracowników będą przesyłać do ZUS rozszerzone miesięczne raporty imienne pracowników i zleceniobiorców zawierające dane niezbędne do ustalenia wysokości emerytury lub renty. Dane te będą zarejestrowane na koncie ubezpieczonego, dzięki czemu pracownicy nie będą musieli w przyszłości udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu od pracodawcy.

Drugi przypadek przewiduje fakultatywne skrócenie przechowywania dokumentacji do 10 lat i ta sytuacja będzie dotyczyła zatrudnionych w okresie od 01.01.1999 r. do 31.12.2018 r. Pracodawca będzie mógł skorzystać ze skrócenia pod warunkiem, że  zadeklaruje złożenie za wszystkich takich pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, w których znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika i następnie je złoży. Nie musi tego robić, ale jeśli się zdecyduje, to będzie to decyzja niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeśli pracodawca nie przekaże takich rozszerzonych raportów imiennych, będzie zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat.

Jeśli natomiast chodzi o dokumentację pracowników zatrudnionych przed 01.01.1999 r. pracodawca będzie zobowiązany ją przechowywać przez 50 lat.

Jeżeli przechowywana dokumentacja może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca jest stroną tego postępowania – to wówczas przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego  zakończenia, jednak nie krócej niż 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego ustania zatrudnienia

Jeśli przechowywana dokumentacja pracownicza będzie mogła stanowić lub będzie stanowiła dowód w postępowaniu, a pracodawca dowie się o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, 10-letni okres przechowywania przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w ciągu 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

Warto zwrócić uwagę, że zgodnie z nową ustawą – w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, podczas biegu 10-letniego okresu, przeznaczonego na przechowywanie dokumentacji pracowniczej, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Okres przechowywania (10 lat) będzie wówczas biegł od ukończenia roku kalendarzowego, kiedy ustanie ostatni stosunek pracy łączący obie strony.

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej
• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym terminie.

Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji. Do czasu zniszczenia, pracodawca może wydać dokumentację byłemu pracownikowi.

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej i akt osobowych

Kolejną zmianą jest umożliwienie pracodawcy prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej.

Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje poprzez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Z kolei zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje poprzez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Pracodawca będzie informował pracowników w sposób u niego przyjęty o:

• zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji, w ciągu 30 dni od przekazania tej informacji.

Pracodawca będzie informował byłego pracownika, papierowo lub elektronicznie, o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji, w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.

W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika poprzednią postać dokumentacji będą mogli odebrać: dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione, przyjęci na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności: wnuki, rodzeństwo i inne dzieci (z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka), małżonek (wdowa lub wdowiec), rodzice, w tym macocha, ojczym i osoba przysposabiająca. 

W przypadku nieodebrania dokumentacji – pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji.

Dokumentacja prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją papierową.

Pracodawca będzie wydawał kopię całości lub części dokumentacji na wniosek (papierowy lub elektroniczny):

• pracownika lub byłego pracownika,
• w razie śmierci pracownika lub byłego pracownika – dzieci własnych, drugiego małżonka lub przysposobionych, przyjętych na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności: wnuków, rodzeństwa i innych dzieci (z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka), małżonka (wdowa lub wdowiec) albo rodziców, w tym macochy, ojczyma i osoby przysposabiającej.

Wypłata wynagrodzenia na rachunek bankowy

Ustawa wprowadza także zmianę w zakresie sposobu wypłaty wynagrodzenia. Preferowaną formą będzie forma bezgotówkowa. Zasadą będzie wypłata wynagrodzenia na wskazany przez pracownika rachunek bankowy, chyba, że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

 Autor:

Monika Roman
Dyrektor Działu Kadr
Contract Administration

Outsourcing kadr i płac – poznaj naszą ofertę!