Rejestracja a rozliczanie czasu pracy

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, natomiast wypłata wynagrodzenia pracownika następuje na podstawie rozliczenia czasu pracy. Czym różnią się oba działania i w jakiej formie można je realizować?

Czym jest rejestracja czasu pracy?

Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników do celów prawidłowego naliczania wynagrodzeń i innych świadczeń związanych z pracą. Rejestracja czasu pracy stanowi więc element składowy wszystkich czynności związanych z ewidencją czasu pracy zatrudnionego i jest podstawą prawidłowego obliczania wynagrodzenia za pracę, będącego z kolei podstawowym ekwiwalentem dla pracownika za wykonanie czynności wynikających z zawartej z pracodawcą umowy o pracę.

Przedmiotem rejestracji jest czas pracy zarówno mieszczący się w ustalonym w danym przedsiębiorstwie rozkładzie czasu pracy, jak i wynikający z doraźnych poleceń pracodawcy. Ewidencji, czyli rejestracji podlega zatem także praca w przedłużonym wymiarze czasu pracy, w godzinach nadliczbowych, w niedzielę i święta, w porze nocnej, oraz w dodatkowych dniach wolnych od pracy, a także w ramach pełnionych dyżurów.

Ewidencja czasu pracy jest ustawowym obowiązkiem każdego pracodawcy. Obowiązek ten dotyczy zarówno małych i średnich firm, jak i dużych korporacji, i to bez względu na liczbę zatrudnianych osób oraz niezależnie od rodzaju zawartych z pracownikami umów o pracę.

Dla każdego pracownika należy prowadzić oddzielny rejestr, czyli właśnie ewidencję czasu pracy (według Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej obowiązującego od 1 stycznia 2019 r.). Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym ewidencja czasu pracy, wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej.

Niektórzy pracodawcy mogą prowadzić tzw. uproszczoną ewidencję polegająca na objęciu pracowników wykonujących pracę w systemie zadaniowym, zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy lub otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej brakiem obowiązku ewidencjonowania godzin pracy, ale z zachowaniem konieczności wykazywania dni pracujących, dni wolnych od pracy, wraz ze wskazaniem tytułu ich udzielenia, a także wraz z określeniem rodzaju i wymiaru zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności.

Automatyzacja ewidencji czasu pracy

Dla wielu pracodawców powyższe obowiązki, w tym rejestracja czasu pracy, stanowią spore utrudnienie wymagające często znacznych nakładów pracy. Dzieje się tak, ponieważ nadal prowadzą oni ewidencję głównie w tradycyjnej formie, czyli w postaci papierowej.

Istnieje jednak sposób, by poprawić i przyspieszyć powtarzalne czynności wykonywane podczas rejestracji czasu pracy, wykorzystując narzędzia wspomagające proces, których nadrzędnym celem jest kontrolowanie obecności, nieobecności, spóźnień i zwolnień pracowników.

Tego typu narzędzia służące automatyzacji zazwyczaj znajdują zastosowanie w zakładach pracy, w których pracownicy wykonują pracę biurową. Jednakże narzędzie wspomagające doskonale sprawdzi się także do weryfikacji czasu pracy osób pracujących np. przy maszynach czy taśmach produkcyjnych, a zatem można je zastosować w wielu firmach bez względu na branżę w jakiej działają.

Omawiając zagadnienie rejestracji czasu pracy, warto też zwrócić uwagę, iż Kodeks pracy przewiduje dla pracodawców, którzy nie dostosowują się do obowiązujących przepisów i nie prowadzą ewidencji czasu pracy wysokie grzywny. Zachowanie takie jest bowiem traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom przysługującym pracownikom i podlega karze grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy).

Czym jest rozliczanie czasu pracy?

Rozliczanie czasu pracy to proces, który najczęściej ma miejsce na początku miesiąca i ma na celu naliczenie każdemu pracownikowi wynagrodzenia za pracę, które stanowi pochodną czasu pracy. Dlatego też, pierwszym wykonywanym procesem jest zawsze rozliczanie czasu pracy na podstawie prowadzonej ewidencji, a następnie przekazanie odpowiednich danych do działu HR, a także działu płac, który uwzględni je przy sporządzaniu listy wynagrodzeń w firmie.

W praktyce, karty ewidencji czasu pracy prowadzą najczęściej bezpośredni przełożeni i to oni odpowiadają za terminowe rozliczanie czasu pracy swoich zespołów i przekazanie wymaganych danych w terminie do działu odpowiedzialnego za sprawy płacowe.

W przypadku pracy z wykorzystaniem systemów do zarządzania czasem pracy (np. portal Asistar), dane dotyczące czasu pracy przesyłane są bezpośrednio drogą elektroniczną do systemu kadrowo-płacowego zaraz po zamknięciu rozliczenia miesiąca. Natomiast w firmach, nie stosujących narzędzi do automatyzacji procesu rozliczania czasu pracy, to na osobach kierujących pracownikami spoczywa obowiązek rozliczenia czasu pracy z uwzględnieniem wszelkich dyżurów, pracy w porze nocnej oraz ustalenia liczby godzin nadliczbowych, a także określenia stosownych dodatków za nie.

Rozliczanie czasu pracy jest dokonywane w trybie miesięcznym (aby np. ustalić dodatki za przekroczenia dobowe i godziny nadliczbowe), jak i w okresach rozliczeniowych, obowiązujących u pracodawców.  Okresem rozliczeniowym jest okres czasu, na który powinna być planowana praca pracownika, w taki sposób, aby zostały uwzględnione wszelkie zasady i reguły ochronne wynikające z Kodeksu pracy, a dotyczące aspektu czasu pracy.  Aby właściwie rozliczyć czas pracy, a co za tym idzie bezkonfliktowo ustalić wysokość wynagrodzeń, konieczne jest dokonanie optymalnych wyborów systemów pracy zgodnych z obowiązującym prawem.

Poniższa tabela prezentuje kluczowe cechy obu procesów.

Ewidencja a rozliczanie czasu pracy – porównanie

Zobacz także: 5 kluczowych korzyści systemu RCP