15.09.2020 Technologia

Rejestracja a rozliczanie czasu pracy


Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, natomiast wypłata wynagrodzenia pracownika następuje na podstawie rozliczenia czasu pracy. Czym różnią się oba działania i w jakiej formie można je realizować?

Czym jest rejestracja czasu pracy?

Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników do celów prawidłowego naliczania wynagrodzeń i innych świadczeń związanych z pracą. Rejestracja czasu pracy stanowi więc element składowy wszystkich czynności związanych z ewidencją czasu pracy zatrudnionego i jest podstawą prawidłowego obliczania wynagrodzenia za pracę, będącego z kolei podstawowym ekwiwalentem dla pracownika za wykonanie czynności wynikających z zawartej z pracodawcą umowy o pracę.

Przedmiotem rejestracji jest czas pracy zarówno mieszczący się w ustalonym w danym przedsiębiorstwie rozkładzie czasu pracy, jak i wynikający z doraźnych poleceń pracodawcy. Ewidencji, czyli rejestracji podlega zatem także praca w przedłużonym wymiarze czasu pracy, w godzinach nadliczbowych, w niedzielę i święta, w porze nocnej, oraz w dodatkowych dniach wolnych od pracy, a także w ramach pełnionych dyżurów.

Ewidencja czasu pracy jest ustawowym obowiązkiem każdego pracodawcy. Obowiązek ten dotyczy zarówno małych i średnich firm, jak i dużych korporacji, i to bez względu na liczbę zatrudnianych osób oraz niezależnie od rodzaju zawartych z pracownikami umów o pracę.

Dla każdego pracownika należy prowadzić oddzielny rejestr, czyli właśnie ewidencję czasu pracy (według Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej obowiązującego od 1 stycznia 2019 r.). Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym ewidencja czasu pracy, wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej.

Niektórzy pracodawcy mogą prowadzić tzw. uproszczoną ewidencję polegająca na objęciu pracowników wykonujących pracę w systemie zadaniowym, zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy lub otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej brakiem obowiązku ewidencjonowania godzin pracy, ale z zachowaniem konieczności wykazywania dni pracujących, dni wolnych od pracy, wraz ze wskazaniem tytułu ich udzielenia, a także wraz z określeniem rodzaju i wymiaru zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności.

Automatyzacja ewidencji czasu pracy

Dla wielu pracodawców powyższe obowiązki, w tym rejestracja czasu pracy, stanowią spore utrudnienie wymagające często znacznych nakładów pracy. Dzieje się tak, ponieważ nadal prowadzą oni ewidencję głównie w tradycyjnej formie, czyli w postaci papierowej.

Istnieje jednak sposób, by poprawić i przyspieszyć powtarzalne czynności wykonywane podczas rejestracji czasu pracy, wykorzystując narzędzia wspomagające proces, których nadrzędnym celem jest kontrolowanie obecności, nieobecności, spóźnień i zwolnień pracowników.

Tego typu narzędzia służące automatyzacji zazwyczaj znajdują zastosowanie w zakładach pracy, w których pracownicy wykonują pracę biurową. Jednakże narzędzie wspomagające doskonale sprawdzi się także do weryfikacji czasu pracy osób pracujących np. przy maszynach czy taśmach produkcyjnych, a zatem można je zastosować w wielu firmach bez względu na branżę w jakiej działają.

Omawiając zagadnienie rejestracji czasu pracy, warto też zwrócić uwagę, iż Kodeks pracy przewiduje dla pracodawców, którzy nie dostosowują się do obowiązujących przepisów i nie prowadzą ewidencji czasu pracy wysokie grzywny. Zachowanie takie jest bowiem traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom przysługującym pracownikom i podlega karze grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy).

Czym jest rozliczanie czasu pracy?

Rozliczanie czasu pracy to proces, który najczęściej ma miejsce na początku miesiąca i ma na celu naliczenie każdemu pracownikowi wynagrodzenia za pracę, które stanowi pochodną czasu pracy. Dlatego też, pierwszym wykonywanym procesem jest zawsze rozliczanie czasu pracy na podstawie prowadzonej ewidencji, a następnie przekazanie odpowiednich danych do działu HR, a także działu płac, który uwzględni je przy sporządzaniu listy wynagrodzeń w firmie.

W praktyce, karty ewidencji czasu pracy prowadzą najczęściej bezpośredni przełożeni i to oni odpowiadają za terminowe rozliczanie czasu pracy swoich zespołów i przekazanie wymaganych danych w terminie do działu odpowiedzialnego za sprawy płacowe.

W przypadku pracy z wykorzystaniem systemów do zarządzania czasem pracy (np. portal Asistar), dane dotyczące czasu pracy przesyłane są bezpośrednio drogą elektroniczną do systemu kadrowo-płacowego zaraz po zamknięciu rozliczenia miesiąca. Natomiast w firmach, nie stosujących narzędzi do automatyzacji procesu rozliczania czasu pracy, to na osobach kierujących pracownikami spoczywa obowiązek rozliczenia czasu pracy z uwzględnieniem wszelkich dyżurów, pracy w porze nocnej oraz ustalenia liczby godzin nadliczbowych, a także określenia stosownych dodatków za nie.

Rozliczanie czasu pracy jest dokonywane w trybie miesięcznym (aby np. ustalić dodatki za przekroczenia dobowe i godziny nadliczbowe), jak i w okresach rozliczeniowych, obowiązujących u pracodawców.  Okresem rozliczeniowym jest okres czasu, na który powinna być planowana praca pracownika, w taki sposób, aby zostały uwzględnione wszelkie zasady i reguły ochronne wynikające z Kodeksu pracy, a dotyczące aspektu czasu pracy.  Aby właściwie rozliczyć czas pracy, a co za tym idzie bezkonfliktowo ustalić wysokość wynagrodzeń, konieczne jest dokonanie optymalnych wyborów systemów pracy zgodnych z obowiązującym prawem.

Poniższa tabela prezentuje kluczowe cechy obu procesów.

Ewidencja a rozliczanie czasu pracy – porównanie

Ewidencja czasu pracy Rozliczanie czasu pracy
ustawowy obowiązek pracodawcy obowiązek pracodawcy
Cel prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy naliczenie każdemu pracownikowi wynagrodzenia za pracę na podstawie ewidencji czasu pracy
Kogo dotyczy obowiązek Ewidencję sporządza się dla każdego pracownika indywidulanie.

Wszyscy pracodawcy mają obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy bez względu na zatrudnioną liczbę pracowników.

Rozliczenia dokonuje się dla każdego pracownika indywidulanie.
Zakres działań Prowadzenie ewidencji dotyczącej:

  • liczby przepracowanych godzin oraz godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • liczby godzin przepracowanych w porze nocnej,
  • liczby godzin nadliczbowych,
  • liczby godzin dyżuru oraz godzinach rozpoczęcia i zakończenia dyżurów, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
  • dni wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
  • ustawowych zwolnień od pracy, ze wskazaniem podstawy prawnej ich udzielenia i oznaczeniem wymiaru,
  • innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, ze wskazaniem ich rodzaju i wymiaru,
  • czasu pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
  • przekazanie danych z ewidencji do działu HR/działu płac, który uwzględni te dane przy sporządzaniu listy płac,
  • dane dotyczące czasu pracy przesyłane są bezpośrednio drogą elektroniczną do systemu kadrowo-płacowego zaraz po zamknięciu rozliczenia miesiąca, a w firmach, nie stosujących narzędzi do automatyzacji procesu rozliczania czasu pracy, to osoby kierujące pracownikami mają obowiązek rozliczenia czasu pracy z uwzględnieniem wszelkich dyżurów, pracy w porze nocnej oraz ustalenie liczby i rodzaju przepracowanych godzin nadliczbowych.
Forma Papierowa lub elektroniczna. Papierowa lub elektroniczna
Czas Ewidencja czasu pracy powinna być przygotowywana co miesiąc.

Ewidencję czasu pracy pracodawca ma obowiązek przechowywać przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres przechowywania.

Efektem rozliczenia czasu pracy są naliczenia na listach płac zarówno w trybach miesięcznych, jak i po zamknięciu okresu rozliczeniowego.
Kary Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika podlegającego karze grzywny od 1000 do 30 000 zł.

Fałszowanie ewidencji czasu pracy może stanowić przestępstwo podlegające karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.

Rozliczenie dokonywane jest na podstawie ewidencji, której nieprawidłowe prowadzenie podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł.
Podstawa prawna  Art. 149 § 2 Kodeksu pracy Kodeks pracy (Dz.U. z 2019 r., poz. 1040, ze zm.) Dział VI

Zobacz także: 5 kluczowych korzyści systemu RCP


Chcesz być na bieżąco?
Subskrybuj nasz newsletter!

Pełna treść zgody

Contract Administration Sp. z o. o.

ul. Hrubieszowska 2
01-209 Warszawa
Polska

+48 22 295 32 00
contact@ca-staff.eu

NIP: 526-001-29-88, KRS: 0000028831,
REGON: 012548510. Sąd Rejonowy dla
m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy

Mapa