Wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych składa się z kilku etapów. Obecnie rozpoczęła się IV faza programu, która zakłada wdrożenie PPK w mikrofirmach, czyli podmiotach, które na dzień 31.12.2019 zatrudniały mniej niż 20 osób oraz instytucjach publicznych.
Najmniejsze firmy mogą być jednak zwolnione z tego obowiązku, jeśli posiadają status mikroprzedsiębiorcy i wszyscy pracownicy złożą deklarację o rezygnacji z programu.
Zgodnie z ustawą Prawo Przedsiębiorców mikroprzedsiębiorca to podmiot, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
Jeśli firma posiada status mikroprzedsiębiorcy, ale przynajmniej jedna osoba nie złoży rezygnacji, wdrożenie PPK trzeba przeprowadzić. Taki obowiązek pojawi się także w momencie, kiedy podmiot, który nie był zobligowany do utworzenia programu zatrudni pracownika, który będzie chciał oszczędzać w PPK.
Warto pamiętać o tym, iż ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych penalizuje nakłanianie do rezygnacji z PPK.
Zobacz także: Co można uznać za nakłanianie do rezygnacji z PPK i jakie są za to kary?
Firmy, które są zobligowane do uruchomienia Pracowniczych Planów Kapitałowych w IV fazie mają takie same obowiązki, jak większe podmioty, które wdrożyły program wcześniej. W pierwszej kolejności należy dokonać wyboru instytucji finansowej obsługującej PPK i podpisać umowę na zarządzanie programem. Kolejnym krokiem będzie podpisanie umowy o prowadzenie PPK.
Terminy wdrożeń PPK w mikrofirmach są następujące:
Wdrożenie PPK wiąże się także z koniecznością wdrożenia procesów administracji PPK i przygotowaniem do bieżącej obsługi programu.
Oprócz wymaganych umów z wybraną instytucją finansową, mikroprzedsiębiorca wdrażający PPK musi także dopełnić innych związanych z programem obowiązków, w tym zapewnić bieżącą obsługę i przeprowadzić kampanię informacyjną dla pracowników.
Etapy wdrożenia PPK dla mikrofirm:
Wybór instytucji finansowej i kampania informacyjna
Wybór instytucji finansowej i kampania informacyjna to pierwszy etap przygotowania wdrożenia PPK, który powinien się rozpocząć od wyboru reprezentacji osób zatrudnionych, które wybiorą Instytucję Finansową. Dokonawszy wyboru Instytucji i podpisawszy umowę o zarządzanie PPK pracodawca zobowiązany jest przeprowadzić kampanię informacyjną dla pracowników. Warto pamiętać o przygotowaniu niezbędnej dokumentacji tego procesu, gdyż z pewnością okaże się ona przydatna w czasie kontroli PIP. Etap pierwszy kończy się podpisaniem umowy o prowadzenie PPK.
Wdrożenie procesów administracji PPK
W ramach wdrożenia procesów administracji PPK przedsiębiorca powinien dostosować wewnętrzne procedury w firmie do wymogów PPK, czyli:
Bieżąca administracja PPK
Końcowym etapem jest uruchomienie obsługi programu Pracowniczych Planów Kapitałowych. Bieżąca obsługa PPK obejmuje działania takie jak:
Jeśli firma lub przedsiębiorca zatrudniający pracowników lub albo osoba działająca w jego imieniu nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w wyznaczonym przepisami terminie, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń obowiązującego w tym podmiocie zatrudniającym w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.
Natomiast karze grzywny w wysokości od 1000 do 1 000 000 PLN podlegają podmioty zatrudniające albo osoby działające w ich imieniu, które nie zawarły umowy o prowadzenie PPK w wyznaczonym terminie, nie dokonują terminowych wpłat do PPK, nie zgłaszają wymaganych danych lub/i nie prowadzą dokumentacji dotyczącej kalkulacji wpłat do PPK.
Zobacz także: Umowy o dzieło – obowiązek zgłaszania do ZUS od 2021
Obsługa PPK – jak możemy pomóc?
ul. Hrubieszowska 2
01-209 Warszawa
Polska
+48 22 295 32 00
contact@ca-staff.eu
NIP: 526-001-29-88, KRS: 0000028831,
REGON: 012548510. Sąd Rejonowy dla
m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy