Outsourcing kadr i płac a PPK

Wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych wiąże się z wieloma dodatkowymi obowiązkami po stronie pracodawców. Firmy outsourcujące obsługę kadrowo – płacową  mają możliwość skorzystania ze wsparcia dostawcy usługi na etapie uruchomienia i bieżącej obsługi programu.

Zgodnie z ustawą o PPK od 1 lipca 2019 roku obowiązek prowadzenia programu został nałożony na firmy zatrudniające ponad 250 pracowników. Według szacunków Polskiego Funduszu Rozwoju skorzysta z niego 70 proc. takich podmiotów, czyli około 4 000 firm. Regulacje wciąż jednak budzą wiele pytań po stronie pracodawców.

Klienci najczęściej pytają o to, jak zorganizować wdrożenie i obsługę PPK od strony operacyjnej. Pomagamy im dostosować procesy kadrowo – płacowe do nowych regulacji i zapewniamy bieżące wsparcie podczas ich realizacji, zarówno na linii firma – pracownicy, jak i firma – fundusze – mówi Magdalena Aleksandrowicz, prezes zarządu Contract Administration.

Wdrożenie PPK wiąże się z nowymi obowiązkami dla pracodawców. Firmy zostały zobligowane m.in. do prowadzenia ewidencji osób korzystających z programu, deklaracji pracowników oraz terminowego obliczania składek i przekazywania ich do funduszu zarządzającego PPK. Ciążą na nich także obowiązki komunikacyjne, zarówno wobec pracowników, jak i instytucji zarządzających środkami.

Po wdrożeniu PPK pracodawca ma obowiązek ciągłego monitorowania procesu, pilnowania wysokości składek, obsługi rezygnacji i nowych zapisów do programu. To wszystko wymaga zaangażowania dodatkowych zasobów, także w obszarze IT  – dodaje Elżbieta Miękus, dyrektor operacyjny Contract Administration.

Obsługę PPK w dużej mierze będą wspierać rozwiązania informatyczne, które ułatwią gromadzenie i analizę danych uczestników programu. Wykorzystywane przez firmy programy kadrowo – płacowe będą jednak wymagały dostosowania do nowych wymogów. W przypadku przedsiębiorców outsourcujących procesy kadrowo – płacowe ten proces może być wsparty przez dostawcę usługi.

Większość klientów, którzy korzystają z obsługi kadrowo – płacowej oczekuje wsparcia w obszarze Pracowniczych Planów Kapitałowych. Wynika to przede wszystkim z braku odpowiednich zasobów do obsługi programu. Dlatego zdecydowaliśmy się wprowadzić dedykowaną usługę z tego zakresu – mówi Magdalena Aleksandrowicz.

Firma zewnętrzna pomoże przedsiębiorcom zarówno na etapie wyboru funduszu zarządzającego PPK oraz podpisywania umów, jak i w trakcie bieżącej obsługi programu. W takiej sytuacji kluczowe będzie ustalenie zakresu odpowiedzialności obu stron umowy.

Precyzyjny podział ról w procesie pozwoli jednoznacznie wskazać osoby odpowiedzialne za dane czynności, co znacznie ograniczy możliwość wystąpienia sytuacji niedopełnienia obowiązków wynikających z ustawy o PPK. Tym samym lepiej zabezpieczy firmę przed ryzykiem sankcji – dodaje Elżbieta Miękus.

Za niedopełnienie obowiązków związanych z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi pracodawcom grożą kary wynoszące do 1,5% wartości funduszu wynagrodzeń lub w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł. Sankcje mogą być wymierzone między innymi za niedotrzymanie terminów podpisania umów oraz za zniechęcanie pracowników do uczestnictwa w programie.

Dowiedz się więcej:
Obsługa PPK