Od 1 lipca 2020 roku obowiązkiem wdrożenia Pracowniczych Planów Kapitałowych zostały objęte firmy zatrudniające co najmniej 20 pracowników. W związku z pandemią koronawirusa te same terminy wprowadzenia PPK obowiązują także firmy z II fazy programu (50 – 249 pracowników). Jakie działania musza podjąć pracodawcy, aby przygotować uruchomienie PPK i ile mają na to czasu?
Wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych składa się z kilku etapów. Firmy objęte II i III fazą programu w pierwszej kolejności muszą zdecydować się na wybór instytucji finansowej. Umowa na zarządzanie PPK musi być podpisana najpóźniej 27 października 2020 r., natomiast umowa o prowadzenie PPK maksymalnie do 10 listopada 2020 r.
Wdrożenie PPK wiąże się także z wdrożeniem procesów administracji PPK i przygotowaniem do bieżącej obsługi programu.
Etapy wdrożenia PPK dla firm zatrudniających 20 – 249 pracowników:
- LIPIEC – WRZESIEŃ 2020: Wybór instytucji finansowej wraz z kampanią informacyjną
- WRZESIEŃ – PAŹDZIERNIK 2020: Wdrożenie procesów administracji PPK
- LISTOPAD 2020: Bieżąca administracja PPK
Wybór instytucji finansowej i kampania informacyjna
Pierwszy etap przygotowania wdrożenia PPK powinien się zacząć od wyboru reprezentacji osób zatrudnionych do wyboru Instytucji Finansowej. Po podjęciu decyzji dotyczącej wyboru Instytucji i zawarciu umowy o zarządzanie PPK należy zrealizować kampanię informacyjną dla pracowników. Warto pamiętać o przygotowaniu niezbędnej dokumentacji tego procesu, co na pewno będzie przydatne w przypadku kontroli PIP. Ten etap kończy podpisanie umowy o prowadzenie PPK.
Wdrożenie procesów administracji PPK
W ramach tej fazy przygotowań firma powinna dostosować do PPK wewnętrzne procedury:
- uwzględnić obowiązki informacyjne z zakresu PPK w ramach onboardingu i obsługi kadrowej
- ustalić i wdrożyć proces obiegu dokumentów dotyczących PPK
- określić sposób tworzenia list uczestników, rejestracji nowych uczestników i przetwarzania danych dotyczących deklaracji pracowników, tak aby przenieść odpowiednie dane na listy płac
- ustalić zakres i sposób wymiany danych z instytucją finansową oraz potencjalnie wykorzystywanie systemów Instytucji Finansowej
Bieżąca administracja PPK
Końcowym etapem jest uruchomienie obsługi programu, czyli:
- bieżąca rejestracja nowych uczestników oraz przetwarzanie danych dotyczących deklaracji
pracowników
- realizowanie procesu wypłaty transferowej
- spełnianie obowiązków informacyjnych
- weryfikacja 1,2 krotności minimalnego wynagrodzenia (przy złożonej deklaracji
o obniżeniu wpłaty podstawowej pracownika)
- naliczenie składek do PPK na listach płac
- korekta składek do PPK m.in. w przypadku złożenia deklaracji o rezygnacji z PPK
- wymiana danych z Instytucją Finansową dotyczących PPK (13 plików w ramach
Standardu rekomendowanego przez Grupę Projektową PPK)
- ponowny autozapis co 4 lata – od 2023 r.
Zobacz także: Webinar: Efektywne wdrożenie PPK. Praktyczne informacje i przykłady
Jak możemy pomóc?
Oferujemy kompleksowe wsparcie na etapie wdrożenia i bieżącej obsługi PPK.
Obsługa PPK