Kadry i płace – cyfrowa rewolucja w obsłudze procesów 

Obszar kadr i płac przechodzi w wielu organizacjach radykalną transformację. Coraz częściej pracodawcy stawiają na nowe rozwiązania technologiczne. Dzięki synergii technologii i danych, działy kadr ewoluują z roli administratorów w stronę strategicznych partnerów biznesowych, a organizacje znacznie zyskują na wyoutsourcowaniu części procesów na zewnątrz. 

Nowa era kadr i płac, czyli jak automatyzacja zmienia zasady gry 

To, co kiedyś było czasochłonną rutyną, dziś staje się procesem napędzanym przez technologię. Transformacja cyfrowa i automatyzacja procesów to zmiany, w których technologia zastępuje manualne, powtarzalne czynności w działach kadr i płac, pozwalając skupić się na tym, co najważniejsze, czyli na budowaniu relacji i strategii. 

Współczesne firmy dążą do maksymalnej efektywności i precyzji w procesie pracy. Według raportu McKinsey, potencjał do automatyzacji pracy w Polsce jest oszacowany na poziomie 49 proc. i jest zbliżony do średniej światowej (50 proc) oraz do poziomu innych krajów rozwiniętych. Ponadto, jak wskazują autorzy raportu są dwie kategorie o dużym potencjale automatyzacji: zbieranie i analiza danych, a jak wiadomo tych działań w obszarze kadr i płac nie brakuje.  

Kluczowe filary transformacji cyfrowej działów kadr i płac to m.in.: 

Optymalizowanie i automatyzowanie procesów kadrowo-płacowych, obejmujące m.in.:  

• digitalizację papierowych teczek osobowych (e-teczki pracownicze) 

• udostępnianie pracownikom portali pracowniczych np. e-formularzy, które są zintegrowane z systemem kadrowo-płacowym i pozwalają na zoptymalizowanie pozyskiwania danych od nowych pracowników oraz zmian danych w cyklu życia pracownika bezpośrednio od niego, czy workflow urlopowego do składania i akceptacji wniosków urlopowych w celu efektywniejszego zarządzania absencjami pracowników. 

• korzystanie z systemu RCP – do rejestracji i rozliczania czasu pracy. 

Podane wyżej przykłady automatyzacji w efekcie przekładają się na znacznie szybsze naliczanie wynagrodzeń. 

Analityka. Lepsze prognozowanie wydatków, podejmowanie trafniejszych decyzji oraz monitorowanie czasu pracy dzięki szybkiemu dostępowi do danych i możliwości ich szerokiego wykorzystania, co z kolei przekłada się na optymalne wykorzystanie budżetu. 

Zarządzanie zgodnością, czyli compliance. Jest to wykorzystanie nowoczesnych technologii do redukcji ryzyk (w tym w zakresie RODO czy błędów ludzkich). E-teczki – to cyfrowe odwzorowanie dokumentów papierowych pracownika, które są dostępne tylko dla osób uprawnionych (w prosty i szybki sposób można je przeglądać lub dotrzeć do pożądanej dokumentacji), e-formularze wykrywają błędy na etapie rejestracji danych przez pracownika, w portalach urlopowych nie można złożyć dwóch wniosków urlopowych na ten sam okres, a RCP automatycznie rozliczy czas pracy, który po akceptacji zostanie przesłany bezpośrednio do systemu kadrowo-płacowego. Czytaj także: Deregulacja przepisów kadrowo-płacowych 

Dlaczego warto postawić na outsourcing kadrowo-płacowy w erze transformacji cyfrowej? 

Zarządzanie nowoczesnymi systemami kadrowo-płacowymi, dbanie o zgodność procesów z krajowymi i często także globalnymi przepisami oraz wdrażanie analityki predykcyjnej wymaga ogromnych nakładów czasu i specjalistycznej wiedzy. Dla wielu firm utrzymanie własnego, tak zaawansowanego działu jest nieefektywne kosztowo. 

Tylko jak pogodzić chęć rozwoju z brakiem wysoko wykwalifikowanej kadry i koniecznością oszczędzania? Odpowiedzią dla wielu organizacji jest zlecenie procesów kadrowo-płacowych na zewnątrz. To strategiczny ruch, który pozwala natychmiastowo zyskać dostęp do najnowszych technologii i ekspertów, bez konieczności inwestowania w kosztowną infrastrukturę.  

Outsourcing to gwarancja bezpieczeństwa danych, 100% zgodności z przepisami i możliwość skupienia się na rozwoju Twojego biznesu, podczas gdy eksperci zajmują się technologią i danymi. Zobacz także: Cyfryzacja HR a ESG – jak e-teczka wspiera strategię zrównoważonego rozwoju 

5 kluczowych korzyści outsourcingu kadr i płac 

Korzyści zlecenia obsługi procesów kadrowo-płacowych na zewnątrz można mnożyć. Sprawdźmy kluczowe 5 powodów, dla których warto postawić się na outsourcing kadr i płac w erze transformacji cyfrowej: 

Chcesz zoptymalizować koszty i zwiększyć efektywność swojego zespołu dzięki nowoczesnym rozwiązaniom? Skontaktuj się z naszym ekspertem i dowiedz się, jak możemy wesprzeć Twój biznes w obszarze kadr i płac!