Jak prowadzić E-akta pracownicze zgodnie z przepisami?

Elektroniczne akta pracownicze nie są już rozwiązaniem zarezerwowanym dla największych organizacji. Coraz częściej stają się powszechnym elementem cyfryzacji procesów HR. Warto jednak pamiętać, że e-akta pracownicze to znacznie więcej niż zeskanowane dokumenty zapisane na firmowym dysku czy w systemie kadrowym.

Aby dokumentacja pracownicza prowadzona elektronicznie była równoważna dokumentacji papierowej, trzeba spełnić konkretne wymagania dotyczące m.in. sposobu digitalizacji czy potwierdzania zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym, metadanych, bezpieczeństwa systemu, dostępu do akt oraz ich przechowywania. Jak zatem przejść z dokumentacji papierowej na elektroniczną zgodnie z prawem i na co szczególnie powinien zwrócić uwagę pracodawca? Wyjaśniamy.

Czy e-akta pracownicze są zgodne z prawem?

Tak. Kodeks pracy pozwala pracodawcy prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. Dokumentacja prowadzona elektronicznie jest prawnie równoważna dokumentacji papierowej.

Pracodawca może również zdecydować o zmianie postaci prowadzonej już dokumentacji, np. przejść z akt papierowych na elektroniczne. Sama decyzja o digitalizacji jest jednak dopiero początkiem procesu.

Ważne: skan dokumentu nie jest dokumentem, który można prawidłowo włączyć do elektronicznej dokumentacji pracowniczej.

W przypadku zmiany postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną przepisy wymagają sporządzenia odwzorowania cyfrowego oraz odpowiedniego potwierdzenia jego zgodności z dokumentem papierowym.

Co obejmuje elektroniczna dokumentacja pracownicza?

Pojęcia „e-akta”, „elektroniczne akta osobowe” i „e-teczka pracownicza” bywają używane zamiennie, ale z perspektywy prawa warto patrzeć szerzej.

Dokumentacja pracownicza obejmuje bowiem:

Akta osobowe składają się obecnie z pięciu części: A, B, C, D i E. Znajdują się w nich m.in. dokumenty przed nawiązaniem zatrudnienia (np. wstępne badania lekarskie), dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu stosunku pracy (np. umowy o pracę, aneksy), jego zakończenia (np. świadectwo pracy), odpowiedzialności porządkowej (np. kara upomnienia) oraz w części E, dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości lub obecności środków działających podobnie do alkoholu.

Oprócz akt osobowych pracodawca prowadzi dla każdego pracownika również dokumentację dotyczącą m.in. ewidencjonowania czasu pracy, korzystania z urlopu wypoczynkowego, wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.

Dlatego projektując e-akta, warto myśleć nie o „folderze z umowami”, lecz o całym uporządkowanym środowisku dokumentacji pracowniczej.

Jak przejść z papierowych akt osobowych na e-akta?

Proces warto podzielić na kilka etapów:

1. Zweryfikuj dokumentację przed digitalizacją

Pierwszym krokiem nie powinno być skanowanie, lecz audyt dokumentacji. Digitalizacja nie usuwa wcześniejszych nieprawidłowości. Jeżeli w papierowej teczce brakuje dokumentów, są one błędnie przyporządkowane albo akta nie odpowiadają aktualnym zasadom ich prowadzenia, przeniesienie ich do systemu elektronicznego jedynie utrwali problem w nowym środowisku.

W praktyce przed rozpoczęciem digitalizacji warto więc zweryfikować m.in. kompletność dokumentacji, poprawność podziału akt osobowych, chronologię dokumentów, prawidłowość wykazów dokumentów, występowanie dokumentów, których okres przechowywania już upłynął.

To etap organizacyjny, ale ma duże znaczenie dla późniejszej zgodności całego procesu.

2. Sporządź prawidłowe odwzorowania cyfrowe

Zmiana postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną wymaga sporządzenia odwzorowania cyfrowego dokumentów.

Nie chodzi przy tym o dowolny skan. Rozporządzenie dotyczące dokumentacji pracowniczej określa minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych, a dokument powinien zostać odwzorowany z należytą starannością i jakością pozwalającą bez wątpliwości zapoznać się z jego treścią bez potrzeby ponownego sięgania do wersji papierowej.

Dla pracodawcy oznacza to, że proces digitalizacji powinien posiadać określony standard jakości, dotyczący nie tylko samego skanowania, lecz również kontroli kompletności i czytelności dokumentów.

3. Potwierdź zgodność skanów z dokumentami papierowymi

To jeden z najistotniejszych elementów całego procesu. Przy zmianie dokumentacji papierowej na elektroniczną odwzorowanie cyfrowe należy opatrzyć:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy albo
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo
• kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej przez pracodawcę,

potwierdzającym zgodność odwzorowania z dokumentem papierowym.

Samo zeskanowanie dokumentów i zapisanie ich w PDF nie oznacza więc prawidłowej zmiany postaci dokumentacji pracowniczej.

To jeden z punktów, który szczególnie warto zweryfikować przy wyborze technologii lub procesu wdrożenia e-teczki. Więcej o praktycznym wykorzystaniu technologii HR pisaliśmy również w artykule „Kadry i płace – cyfrowa rewolucja w obsłudze procesów”.

Jakie wymagania musi spełniać system do prowadzenia e-akt pracowniczych?

System do prowadzenia e-akt pracowniczych powinien zapewniać nie tylko bezpieczne przechowywanie dokumentów, ale także ich integralność, kompletność i dostępność dla upoważnionych osób. Powinien umożliwiać identyfikację użytkowników i rejestrowanie wprowadzanych zmian, wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych oraz jej eksport i wydruk.

W praktyce oznacza to, że zwykły elektroniczny folder czy dysk sieciowy nie wystarczą do prawidłowego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, znaczenie ma również sposób zarządzania dokumentami i dostępem do nich.

Metadane w e-aktach – dlaczego są tak ważne?

Metadane to podstawowe informacje opisujące dokument, które umożliwiają jego jednoznaczne przypisanie i szybkie odnalezienie w systemie. Obejmują m.in. rodzaj dokumentu, identyfikator dokumentu, datę powstania oraz dane identyfikacyjne pracownika.

Dzięki nim e-teczka nie jest jedynie zbiorem plików, ale uporządkowanym systemem dokumentacji pracowniczej.

Co zrobić z papierowymi aktami po przejściu na e-akta?

To kolejny element procesu, którego nie warto pomijać. Po dokonaniu zmiany postaci dokumentacji pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników:

Pracownik może odebrać poprzednią postać dokumentacji w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji. Dopiero prawidłowo przeprowadzony proces zmiany postaci dokumentacji pozwala więc organizacji przejść od modelu „papier plus skany” do rzeczywistych elektronicznych akt pracowniczych.

Jak długo trzeba przechowywać e-akta pracownicze?

Elektronizacja dokumentów nie zmienia obowiązujących okresów ich przechowywania. W przypadku stosunków pracy nawiązanych 1 stycznia 2019 r. lub później dokumentację pracowniczą przechowuje się co do zasady przez okres zatrudnienia oraz przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.

Dla pracowników zatrudnionych wcześniej sytuacja zależy od daty nawiązania stosunku pracy.

Dla stosunków pracy nawiązanych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. możliwe jest skrócenie 50-letniego okresu przechowywania do 10 lat po spełnieniu warunków związanych ze złożeniem raportu informacyjnego. Jeżeli raport nie został złożony, okres przechowywania wynosi 50 lat od ustania stosunku pracy. W przypadku stosunków pracy nawiązanych do 31 grudnia 1998 r. okres wynosi 50 lat od ustania stosunku pracy.

Czy pracownik może zażądać kopii elektronicznej dokumentacji?

Tak. Pracownik i były pracownik mają prawo wystąpić o kopię całości albo części swojej dokumentacji pracowniczej. Przepisy przewidują także zasady wydawania dokumentacji prowadzonej elektronicznie.

System wykorzystywany przez pracodawcę powinien więc pozwalać na sprawne wyodrębnienie odpowiednich dokumentów i ich wydanie lub eksport zgodnie z wymaganiami prawa. Nie jest to funkcja dodatkowa, możliwość eksportowania dokumentacji została wprost uwzględniona w wymaganiach dotyczących systemu teleinformatycznego służącego do prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Praktyczne aspekty samej cyfryzacji procesów HR opisujemy szerzej w materiale: „E-teczka pracownicza, czyli digitalizacja procesów kadrowych”.

E-akta pracownicze – checklista pracodawcy przed wdrożeniem

Przed przejściem na dokumentację elektroniczną warto sprawdzić, czy organizacja potrafi odpowiedzieć „tak” na poniższe pytania:

Dokumentacja

Zgodność

System

Taka checklista może być dobrym punktem wyjścia zarówno do projektu realizowanego wewnętrznie, jak i do rozmowy z dostawcą rozwiązania technologicznego. Jeżeli organizacja analizuje możliwość przejścia na cyfrową dokumentację, pomocne może być również zestawienie wymogów prawnych z funkcjami dostępnych na rynku rozwiązań. Więcej informacji o rozwiązaniu Contract Administration znajduje się na stronie: E-teczka pracownicza i Portal Pracowniczy Asistar.

Dlaczego wdrożenie e-akt to nie tylko projekt IT?

Najważniejszy wniosek dla pracodawcy jest prosty: zgodne z prawem e-akta nie powstają w momencie zeskanowania ostatniego segregatora. E-akta powinny być projektowane od wymogu prawnego do procesu, a nie od funkcji systemu do procesu.

Integralność dokumentacji → kontrolowany proces zmiany dokumentu → rejestrowanie zmian → możliwość wykazania historii operacji.

Dobrze przeprowadzona zmiana pozwala odejść od równoległego prowadzenia papierowych segregatorów i cyfrowych kopii oraz stworzyć jedno spójne środowisko dokumentacji. Warunkiem jest jednak prawidłowe odwzorowanie dokumentów, ich potwierdzenie, właściwe metadane, odpowiednio zabezpieczony system oraz procedury obejmujące cały cykl życia akt.

Dlatego przed wdrożeniem warto patrzeć nie tylko na funkcjonalność narzędzia, lecz przede wszystkim na to, czy organizacja będzie w stanie wykazać zgodność sposobu prowadzenia dokumentacji z obowiązującymi przepisami.

FAQ: E-akta pracownicze