Elektroniczne orzeczenia medycyny pracy

17 kwietnia 2026 r. w życie wchodzą istotne zmiany dotyczące badań medycyny pracy. Nowelizacja rozporządzenia Ministra Zdrowia (Dz.U. 2026 poz. 456) wprowadza możliwość wydawania elektronicznych orzeczeń lekarskich, rozszerzając cyfryzację procesów HR. To ważna zmiana dla pracodawców, działów kadr i specjalistów HR, ponieważ wpływa na obieg dokumentów kadrowych w firmie.

Zmiany dla pracodawców od 17 kwietnia 2026

Czego dowiesz się z poniższego artykułu?

Nowelizacja przepisów, czyli krok w kierunku cyfryzacji HR 

Dnia 2 kwietnia 2026 r. w Dzienniku Ustaw opublikowano rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy.. Nowe regulacje zaczynają obowiązywać 17 kwietnia 2026 r. 

Niniejsza zmiana wpisuje się w szerszy proces cyfryzacji dokumentacji pracowniczej i ochrony zdrowia. Po wprowadzeniu elektronicznych wniosków pracowniczych kolejnym etapem jest elektronizacja dokumentów medycyny pracy.  

Dowiedz się więcej o cyfryzacji dokumentacji pracowniczej, przeczytaj artykuł: Deregulacja przepisów kadrowo-płacowych 

Elektroniczne orzeczenia lekarskie – co ich wprowadzenie oznacza w praktyce? 

Najważniejsza zmiana to możliwość wystawiania orzeczeń lekarskich w formie elektronicznej. 

Oznacza to, że: 

• dokument będzie zapisywany w Systemie Informacji Medycznej (SIM), 

• pracownik otrzyma dostęp do orzeczenia przez Internetowe Konto Pacjenta, 

• zniknie konieczność przekazywania papierowych dokumentów między pracownikiem a pracodawcą. 

Zgodnie z treścią rozporządzenia, orzeczenie lekarskie sporządzone w postaci: 

• elektronicznej – zapisuje się i przechowuje w Systemie Informacji Medycznej 

• papierowej – lekarz przeprowadzający badanie profilaktyczne przekazuje osobie badanej oraz pracodawcy. 

Warto dodać, że orzeczenie lekarskie wystawia się w postaci papierowej w przypadku braku dostępu do systemu teleinformatycznego tj. SIM, a także w stosunku do funkcjonariuszy Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Służby Kontrwywiadu Wojskowego i Służby Wywiadu Wojskowego oraz żołnierzy zawodowych wyznaczonych na stanowiska służbowe w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego u Służbie Wywiadu Wojskowego. 

Papierowe orzeczenia nadal możliwe – ważna informacja dla firm 

Mimo cyfryzacji ustawodawca pozostawił możliwość korzystania z dokumentów papierowych. 

Orzeczenie może być wystawione w formie papierowej: 

• gdy system teleinformatyczny (SIM) jest niedostępny, 

• na wniosek pracownika. 

Zgodnie z przepisami nowego rozporządzenia „W przypadku orzeczenia lekarskiego sporządzonego w postaci elektronicznej dane i informacje objęte orzeczeniem lekarskim są przekazywane osobie badanej z Systemu Informacji Medycznej:

1) do Internetowego Konta Pacjenta; 

2) na jej żądanie w postaci wydruku orzeczenia podpisanego przez lekarza wydającego orzeczenie podpisem własnoręcznym.” 

Jak będzie wyglądał obieg elektronicznych orzeczeń? 

Elektroniczne orzeczenia będą: 

Zgodnie z brzmieniem znowelizowanych przepisów: „Podstawowa jednostka służby medycyny pracy, w której lekarz przeprowadził badanie profilaktyczne, przekazuje orzeczenie lekarskie pracodawcy w terminie i w sposób określonych w umowie zawartej z tą podstawową jednostką służby medycyny pracy.” 

Zakres danych w orzeczeniu

Istotną zmianą jest również nowy wzór orzeczeń lekarskich. Określono zakres danych, które będą objęte takim orzeczeniem. Nowe przepisy doprecyzowują zakres informacji przekazywanych pracodawcy. Pracodawca otrzyma wyłącznie dane niezbędne do oceny zdolności pracownika do pracy, m.in.: 

• o zdolności lub braku zdolności do wykonywania pracy, 

• o podejrzeniu powstania choroby zawodowej, 

• o wypadku przy pracy lub chorobie zawodowej, 

1. o zaleceniach dla pracodawcy wynikających z decyzji o przeniesieniu na inne stanowisko dotyczące konieczności dostosowania określonego stanowiska pracy w celu zmniejszenia ryzyka zawodowego 

2. o zagrożeniach dla zdrowia pracownika, występujących na określonym stanowisku pracy. 

Zalecenia prozdrowotne – nowy element profilaktyki

Jeżeli lekarz stwierdzi potrzebę działań prozdrowotnych, może wydać indywidualne zalecenia lekarskie skierowane bezpośrednio do pracownika. Zalecenia te nie będą przekazywane pracodawcy. 

Zgodnie z rozporządzeniem: „Jeżeli lekarz przeprowadzający badanie profilaktyczne zidentyfikuje u osoby badanej zasadność podjęcia działań prozdrowotnych, wydaje tej osobie zalecenia indywidualne, uwzględniające również pozazawodowe aspekty zdrowotne. Zalecenia sporządza się w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej.” 

To ważny krok w kierunku profilaktyki zdrowotnej i wsparcia zdrowia pracowników. 

Czytaj także: Badania kontrolne, czyli powrót do pracy po długim L4 

Nowe rozwiązania, a korzyści dla pracodawców i działów HR

Nowe przepisy to praktyczne usprawnienia. Najważniejsze korzyści to m.in.:

Okres przejściowy – 6 miesięcy na dostosowanie 

Cyfryzacja dokumentacji medycznej pracowników ma następować stopniowo. W przepisach przewidziano sześciomiesięczny okres przejściowy.  

W tym czasie możliwe będzie stosowanie dotychczas obowiązujących zasad. 

Pracodawcy mają zatem czas na: 

• aktualizację procedur HR, 

• dostosowanie umów z jednostkami medycyny pracy, 

• ewentualne przejście na e-teczkę pracowniczą, aby nie musieć sporządzać wydruku orzeczenia lekarskiego i opatrywać dokumentu papierowego podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej w celu potwierdzenia zgodności wydruku z dokumentem elektronicznym. 

Podsumowanie – co powinni zrobić pracodawcy? 

Zmiany w badaniach medycyny pracy to kolejny etap cyfryzacji procesów kadrowych. Elektroniczne orzeczenia uproszczą obieg dokumentów i zwiększą ochronę danych pracowników. Czytaj także: Kadry i płace – cyfrowa rewolucja w obsłudze procesów  

Najważniejsze działania dla pracodawców: 

FAQ – najważniejsze pytania pracodawców