Deregulacja przepisów kadrowo-płacowych

27 stycznia 2026 r. weszły w życie przepisy nowelizacji Kodeksu pracy, które bezpośrednio wpłyną na kadry i płace w przedsiębiorstwach. Zmieniają się zasady wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, a dokumentacja pracownicza zmierza w kierunku pełnej cyfryzacji.

Nowe zasady wypłaty ekwiwalentu za urlop – jakie?

Z punktu widzenia obsługi procesów kadrowo-płacowych kluczową zmianą wprowadzoną nowymi przepisami jest ujednolicenie terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Nowelizacja, art. 171 Kodeksu pracy, znosi obowiązek wypłaty środków dokładnie w dniu rozwiązania umowy o pracę.

Jakie są nowe terminy wypłaty ekwiwalentu?

Zasada ogólna. Ekwiwalent wypłaca się w terminie wypłaty standardowego wynagrodzenia (zgodnie z art. 85 k.p.). Pozwala to na ujęcie świadczenia w jednym cyklu płatniczym, bez konieczności tworzenia osobnych przelewów.

Wyjątek. Jeśli standardowy termin wypłaty przypada przed dniem zakończenia stosunku pracy, pracodawca ma 10 dni od ustania zatrudnienia na wypłatę ekwiwalentu.

Dni wolne. Jeżeli 10-dniowy termin wypada w dzień wolny od pracy, pieniądze należy wypłacić w dniu poprzedzającym.

Zmiana ta zmniejsza ryzyko błędów, które często wynikały z pośpiechu i braku kompletu danych w ostatnim dniu pracy pracownika.

Cyfryzacja dokumentacji pracowniczej – co się zmienia?

Nowe przepisy wprowadzają do Kodeksu pracy pojęcie „postaci papierowej lub elektronicznej” w miejsce dotychczasowej formy „na piśmie” (cytat z ustawy: wyrazy „na piśmie” zastępuje się wyrazami „w postaci papierowej lub elektronicznej”). Chodzi o dostosowanie prawa do obecnych realiów biznesowych.

Co to oznacza w praktyce?

Co ważne, zachowanie postaci elektronicznej nie wymaga już każdorazowo kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wystarczy np. wiadomość e-mail lub zgłoszenie w systemie HR, o ile pozwalają one na identyfikację nadawcy (np. poprzez imię i nazwisko lub służbowy profil). Zobacz jak e-teczka zmienia oblicze dokumentacji pracowniczej: E-teczka pracownicza

Katalog czynności – nowelizacja

Nowelizacja objęła szereg kluczowych procesów kadrowych. Od 27 stycznia 2026 r. pracodawca i pracownik mogą komunikować się elektronicznie w następujących sprawach:

Czas pracy. Sporządzanie rozkładów czasu pracy, wnioski o indywidualny rozkład, system skróconego tygodnia czy pracę weekendową oraz ruchomy czas pracy. Sprawdź: Rozliczanie czasu pracy – system RCP

Urlopy i nadgodziny. Wnioski o urlop bezpłatny oraz wnioski o odbiór czasu wolnego za godziny nadliczbowe lub wyjścia prywatne.

Relacje ze związkami. Konsultacje zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę (art. 38 k.p.).

BHP i informowanie. Przekazywanie informacji o monitoringu, instrukcji BHP oraz warunków przejścia zakładu pracy na nowego pracodawcę.

Czy te zmiany są korzystne dla firm?

Wprowadzone przepisy to krok w stronę deregulacji i elektronizacji przepisów kadrowo-płacowych. Dla organizacji o dużej rotacji personelu nowe zasady wypłat ekwiwalentu oznaczają koniec chaosu administracyjnego, kiedy to trzeba było dostosować wypłatę do dnia rozwiązania umowy z danym pracownikiem.

Z kolei elektronizacja wielu wniosków pracowniczych i dodanie w przepisach pojęcia „postaci papierowej lub elektronicznej” zamiast zwykłej formy pisemnej usuwa wątpliwości prawne dotyczące ważności e-maili i systemów workflow, co przekłada się na sprawniejszy obieg dokumentów i informacji w organizacji, a pośrednio wpływa także na i redukcję kosztów związanych m.in. z koniecznością archiwizacji dokumentacji papierowej.

Dla działów kadrowo-płacowych to z pewnością zmiany w dobrym kierunku. Wymagają one jednak działań dostosowujących obecne procesy w firmach, mowa tu m.in. o potrzebie zaktualizowania wewnętrznych regulaminów czy dostosowaniu wykorzystywanych systemów kadrowo-płacowych.

Nie wiesz czy outsourcing kadr i płac jest dla Twojej firmy i zastanawiasz się, jak wybrać najlepszego dostawcę? Nie szukaj dalej, obejrzyj nagranie z naszego webinaru: Webinar: Outsourcing kadr i płac – jak uniknąć pułapek i wybrać najlepszego dostawcę?

A może już dziś chcesz porozmawiać o nowej usłudze dla firmy lub szybko ją wycenić?

Jeśli tak, napisz do nas!