Cyfryzacja HR a ESG – jak e-teczka wspiera strategię zrównoważonego rozwoju

Zrównoważony rozwój staje się kluczowym elementem strategii biznesowych firm.  Coraz więcej organizacji poszukuje innowacyjnych rozwiązań wspierających ich cele ESG (Environmental, Social, Governance). Cyfryzacja procesów HR, w tym wdrożenie e-teczki pracowniczej, odgrywa istotną rolę w tym kontekście. Dzięki digitalizacji, firmy mogą nie tylko optymalizować zarządzanie zasobami ludzkimi ale także znacząco ograniczyć swój wpływ na środowisko, zwiększyć satysfakcję pracowników i wesprzeć funkcje zarządcze. 

W poniższym artykule przedstawimy, jak cyfryzacja HR wpływa na realizację celów zrównoważonego rozwoju, efektywność organizacji oraz jakie korzyści niesie ze sobą implementacja e-teczki pracowniczej w codziennym funkcjonowaniu działów HR.  

Zrównoważony rozwój przedsiębiorstw. Czym jest ESG?

ESG to skrót od Environmental, Social and Governance, czyli 3 obszarów, które odzwierciedlają wpływ i zaangażowanie organizacji w kwestie związane ze zrównoważonym rozwojem.  

Raportowanie ESG staje się nie tylko obowiązkiem regulacyjnym, ale również strategicznym narzędziem dla firm. Przedsiębiorstwa, dzięki wdrożeniu strategii ESG, mogą zyskać przewagę konkurencyjną poprzez budowanie zaufania wśród inwestorów i klientów. Działania te są coraz częściej brane pod uwagę przy ocenie wiarygodności partnerów biznesowych oraz w procesach przetargowych. 

Raportowanie ESG zgodne z CSRD – nowy obowiązek dla firm

Raportowanie ESG zgodne z dyrektywą unijną CSRD to nowy obowiązek dla firm, który wprowadza znaczące zmiany w zakresie ujawniania informacji dotyczących zrównoważonego rozwoju. Dyrektywa o raportowaniu zrównoważonego rozwoju (CSRD), która weszła w życie 5 stycznia 2023 roku, ma na celu modernizację i wzmocnienie zasad dotyczących raportowania informacji społecznych i środowiskowych przez przedsiębiorstwa. 

Nowe regulacje z obszaru ESG zobowiązują firmy do:

• Raportowania ich wpływu na środowisko, społeczeństwo oraz ład korporacyjny według jednolitego standardu 

• Redukcji wpływu na środowisko 

• Promowania odpowiedzialnych rozwiązań i praktyk społecznych i ładu korporacyjnego 

Dowiedz się więcej na temat raportowania ESG: ESG – doradztwo w zakresie zrównoważonego rozwoju | Crowe Polska 

Czym jest e-teczka pracownicza?

E-teczka pracownicza to centralna, elektroniczna baza dokumentów pracowniczych, która usprawnia automatyzację procesów kadrowo-płacowych. Zawiera, m.in. umowy o pracę, aneksy, wnioski urlopowe, zaświadczenia o zarobkach czy ewidencję czasu pracy. Może obejmować także dokumentację ubezpieczeniową i podatkową czy tą związaną z PPK. Niewątpliwym plusem teczki elektronicznej jest także ułatwienie procesu przechowywania, dostępu z dowolnego miejsca i zarządzanie informacjami kadrowymi w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa pracy oraz ochrony danych osobowych. 

Jakie dokumenty znajdują się w e-teczce pracowniczej?

• Sekcja A – dokumenty związane z rekrutacją pracownika  

• Sekcja B – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia  

• Sekcja C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia  

• Sekcja D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej oraz odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach 

• Sekcja E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu 

Warto pamiętać, że wybór e-teczki pracowniczej to nie tylko usprawnienie procesów HR, ale również krok w stronę realizacji działań zrównoważonego rozwoju.  

 Praktyczne zastosowanie e-teczki w obszarze HR to m.in.:  

• Efektywne zarządzanie danymi 

• Planowanie 

• Podejmowanie decyzji 

• Rozwój pracowników 

• Strategiczne zarządzanie procesami 

• Planowanie realnych rezerw budżetowych 

• Raportowanie ESG 

Przeczytaj więcej na temat e-teczki i jej funkcjonalnościach: E-teczka pracownicza, czyli digitalizacja procesów kadrowych – Contract Administration 

Jak e-teczka pracownicza wspiera strategię ESG?

Teczka elektroniczna może być istotnym elementem strategii ESG, wspierając zrównoważony rozwój poprzez: 

• Zmniejszenie wpływu na środowisko (eliminacja papieru, oszczędność energii). 

• Poprawę dobrostanu i satysfakcji pracowników (lepszy dostęp do danych, większa transparentność). 

• Wzmocnienie ładu korporacyjnego (zgodność z regulacjami, poprawa efektywności i zarządzania ryzykiem). 

Pracodawcy, którzy stawiają na cyfryzację swoich działów HR, nie tylko dostosowują się do wymogów prawnych oraz rynkowych, ale także aktywnie wspierają cele zrównoważonego rozwoju (ESG). E-teczka pracownicza odgrywa kluczową rolę w realizacji tych celów. 

Elektroniczna teczka pracownicza a ESG:  

E – korzyści środowiskowe:

• Oszczędność zasobów: mniej zasobów i wysiłku na administrowanie, porządkowanie i pilnowanie akt papierowych 

• Redukcja zużycia papieru: W firmach, które wykorzystują e-teczkę pracowniczą w swojej codziennej działalności, obserwuje się znaczną redukcję zużycia papieru, co z kolei prowadzi do ograniczenia zbędnych kosztów 

• Zmniejszenie śladu węglowego: Cyfryzacja dokumentacji pracowniczej redukuję potrzebę transportu dokumentów oraz energii potrzebnej do utrzymania archiwów.  

S – korzyści społeczne:

• Lepszy i łatwiejszy dostęp do informacji: Dokumenty, takie jak umowy o pracę, kwestionariusze osobowe, a także możliwość składania wniosków czy weryfikacja limitów urlopowych to ułatwienia, które znacząco wpływają na komfort osób zatrudnionych w firmach, które korzystają z e-teczki pracowniczej 

• Zwiększenie elastyczności i większy komfort w pracy: self-service pracowniczy, dostęp do dokumentów i danych online wspiera pracę zdalną oraz hybrydową 

• Bezpieczeństwo danych: Warto również wspomnieć, że e-teczka pracownicza jest zgodna z przepisami RODO, a dane pracowników są odpowiednio zabezpieczane metadanymi, dzięki zastosowaniu tzw. raportu logów 

G – korzyści zarządcze: 

• Zwiększenie efektywności operacyjnej: Automatyzacja zarządzania dokumentacją, pełna przejrzystość procesów 

• Zgodność z przepisami: W kontekście mitygacji ryzyka, e-teczka odgrywa istotną rolę w identyfikacji i minimalizacji zagrożeń związanych z zarządzaniem dokumentacją, dzięki automatyzacji procesów, przechowywaniu kopii zapasowych oraz zarządzania uprawnieniami  

• Usprawnienie audytów i kontroli: Łatwiejsze organizowanie i wyszukiwanie dokumentów 

E-teczka pracownicza a dostęp do danych z zakresu ESG

E-teczka może być istotnym narzędziem wspierającym organizacje w realizacji celów związanych z ESG poprzez łatwiejszy dostęp do danych kadrowych i umożliwienie ich efektywnego wykorzystania w analizach zrównoważonego rozwoju. Pomaga zbierać informacje niezbędne do raportowania ESG, audytów czy kontroli.  

Dane, które e-teczka wyodrębnia w obszarze ESG, obejmują między innymi:

• Struktura płci z podziałem na stanowiska / działy 

• Różnorodność wiekowa 

• Wypadki przy pracy 

• Obowiązkowe szkolenia, wyróżniające dane takie jak liczba przeszkolonych pracowników czy suma przeprowadzonych szkoleń 

• Dostępne limity urlopowe pracowników 

E-teczka pracownicza a ESG

Obejrzyj nagranie z naszego wystąpienia

Kongres Kadry 2024 

E-teczka w praktyce – case study  

Nasz klient, Volkswagen Group Services, który zdecydował się na wdrożenie e-teczki pracowniczej, zauważył znaczące korzyści, które pozytywnie wpłynęły na realizację celów z zakresu ESG. Digitalizacja procesów kadrowych pozwoliła spółce na redukcję czasu realizacji wybranych zadań HR sięgającą 94%.  

Najważniejsze, wymierne rezultaty implementacji e-teczki u naszego klienta to m.in.:

• Redukcja zużycia papieru, dzięki ograniczeniu drukowania wniosków pracowniczych i dokumentów (40% oszczędności czasu) 

• Mniej dokumentów do skanowania (75% oszczędności czasu) 

• Krótszy czas weryfikacji poprawności kwestionariuszy osobowych (33% oszczędności czasu) 

• Efektywniejsze wykorzystanie czasu zarządu (50% oszczędności czasu) 

E-teczka pracownicza