Autozapis do PPK – najważniejsze terminy dla pracodawców

W 2023 roku rusza ponowny autozapis do PPK. Dla firm oznacza to konieczność wypełnienia obowiązku informacyjnego, a także zapisania do programu osób, dla których pracodawca nie zawarł wcześniej umowy o prowadzenie PPK.

Obowiązek informacyjny

Pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników o autozapisie do PPK do 28 lutego 2023 roku. Informacja może być przekazana w przyjętej przez firmę formie, ale takiej, która w razie sporu pozwoli pracodawcy na udowodnienie, że wywiązał się z obowiązków nałożonych na niego przez ustawę o PPK.

Termin ponownego autozapisu do PPK jest taki sam dla wszystkich podmiotów zatrudniających, bez względu na to, kiedy wdrożono u nich PPK.

O autozapisie do PPK pracodawca musi poinformować:

• osoby zatrudnione, które złożyły deklaracje o rezygnacji jeszcze przed zawarciem w ich imieniu i na ich rzecz umowy o prowadzenie PPK,
• uczestników PPK, który złożyli deklaracje o rezygnacji w trakcie oszczędzania w PPK.

Wyjątek stanowią osoby, które przed 1 kwietnia 2023 r. ukończą 70. rok życia, w tym przypadku nie ma obowiązku informacyjnego.

Kolejne informacje pracodawca będzie zobowiązany przekazywać co 4 lata:

• do końca lutego 2027 roku
• do końca lutego 2031 roku itd.

Kogo nie obejmie autozapis do PPK

Ponowny autozapis nie obejmie osób, które nie zostały „zapisane” do PPK z uwagi na to, że nie złożyły wniosku o zawarcie w ich imieniu i na ich rzecz umowy o prowadzenie PPK (dotyczy to osób w wieku 55+). Osoby te – z uwagi na swój wiek – nie składały bowiem deklaracji o rezygnacji
z dokonywania wpłat do PPK.

Ponownym autozapisem nie zostaną także objęte osoby, które wcześniej złożyły deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK i już po złożeniu takiej deklaracji, a przed dniem 1 kwietnia 2023 roku ukończą 55. rok życia.

Pracodawca będzie mógł „zapisać” wyżej wymienione grupy osób do PPK albo wznowić naliczanie wpłat do PPK za te osoby od 1 marca 2023 roku wyłącznie na ich wniosek złożony do ostatniego dnia lutego 2023 roku (w przypadku osób zatrudnionych niebędących uczestnikami PPK chodzi tu o wniosek o zawarcie umowy o prowadzenie PPK, a w przypadku uczestników PPK, którzy zrezygnowali
z dokonywania wpłat w trakcie oszczędzania w PPK – wniosek o dokonywanie wpłat do PPK).

Wówczas pierwsze wpłaty do PPK za te osoby pracodawca zobowiązany będzie dokonać od 1 kwietnia 2023 r. Będzie miał na to czas do 17 kwietnia 2023 r. (15 i 16 kwietnia to sobota i niedziela).

Osoby w wieku 55+, które nie ukończyły jeszcze 70 lat, a odpowiedni wniosek złożą po 28 lutego 2023 r., np. w marcu, kwietniu lub jeszcze później, to po otrzymaniu wniosku (odpowiednio o zawarcie umowy o prowadzenie PPK albo o dokonywanie wpłat do PPK), pracodawca będzie zobowiązany wnioski te realizować. Zrobi to jednak nie w ramach autozapisu, a na zasadach ogólnych.  W praktyce oznacza to, że będzie dokonywał wpłat do PPK za te osoby w terminie uzależnionym  od daty złożenia przez nie odpowiedniego wniosku, a nie – jak to jest przy ponownym autozapisie – od 1 kwietnia 2023 roku.

Należy też pamiętać, że w ramach autozapisu podmiot zatrudniający nie może uwzględnić wniosku
(o dokonywanie wpłat/o zawarcie umowy o prowadzenie PPK) osoby zatrudnionej albo uczestnika PPK, którzy złożyli deklarację o rezygnacji, ale przed dniem 1 kwietnia ukończyli 70 lat.

Obowiązek zawarcia umowy i dokonywania wpłat

Zgodnie z ustawą o PPK na pracodawcy spoczywa obowiązek zawarcia umowy i dokonywania wpłat za osoby, które uprzednio rezygnowały z przystąpienia do programu, a następnie w wyznaczonym terminie nie ponowiły deklaracji o rezygnacji z uczestnictwa w PPK.

Złożone dotychczas deklaracje o rezygnacji pozostają w mocy do 28 lutego 2023 roku. Pracownicy będą mogli przekazać pracodawcy ponowną deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat na PPK najwcześniej od 1 marca 2023 r. Deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK wymaga formy pisemnej.

Jeśli pracownik począwszy od dnia 1 marca 2023 r. złoży u pracodawcy deklarację o rezygnacji, podmiot ten nie dokonuje wpłat do PPK za tę osobę. W przypadku pracowników, którzy nie ponowią deklaracji o rezygnacji, pracodawca zawrze umowy w ich imieniu i następnie będzie odprowadzał za nich składki.

Jeśli pracownik złoży oświadczenie o rezygnacji z uczestnictwa w PPK po naliczeniu składek przez pracodawcę, ale przed przekazaniem ich do instytucji finansowej, pracodawca ma obowiązek zwrócić naliczone składki pracownikowi.

Pracownicze Plany Kapitałowe – sprawdź, jak możemy pomóc: