7.07.2020 Technologia

5 kluczowych korzyści systemu RCP


Automatyczne rozliczanie czasu pracy pozwala w wymierny sposób usprawnić codzienną pracę działów kadr i płac. Zapewnia także zgodność procesu z obowiązującymi przepisami i planem pracy. Na jakie jeszcze korzyści mogą liczyć pracodawcy, którzy korzystają z systemu RCP?

Czym są systemy RCP?

System RCP (Rozliczanie Czasu Pracy) to narzędzie informatyczne umożliwiające planowanie, ewidencjonowanie, kontrolowanie i rozliczanie czasu pracy pracowników w oparciu o rzetelne i aktualne dane. System automatycznie weryfikuje poprawność danych pod kątem zgodności z przepisami prawa pracy oraz planem pracy.

Dowiedz się więcej: Rozliczanie czasu pracy

Wdrożenie RCP – dlaczego warto?

Automatyzacja procesów to jeden z kluczowych trendów w całej gospodarce. Ta tendencja dotyczy również działów HR oraz kadrowo – płacowych, które dzięki temu są odciążane od wielu powtarzalnych i monotonnych zadań.

Oto pięć kluczowych korzyści płynących z wdrożenia elektronicznego systemu rozliczania czasu pracy:

1.    Optymalizacja procesu rozliczania czasu pracy

System RCP pozwala przede wszystkim skrócić czas rozliczania czasu pracy pracowników i realizować ten proces dużo sprawniej. Mimo, że takie rozwiązania kojarzą się głównie z prowadzeniem ewidencji czasu pracy, mają one jednak o wiele szersze zastosowanie. Jednym z obszarów, w których sprawdzają się doskonale jest opracowywanie szczegółowych planów pracy.

Plany generowane przez system RCP są bowiem znacznie dokładniejsze niż te tradycyjnie sporządzane w Excelu i mogą być opracowywane na postawie szablonów harmonogramów definiowanych w systemie.

Ponadto, system rozliczania czasu pracy umożliwia dokonywanie istotnych zmian szybko i na bieżąco. Pozwala też na wprowadzanie korekt wstecznych i, co ważne, można je niemal błyskawicznie zweryfikować. Dużym plusem jest również zaangażowanie w cały proces nie tylko pracowników działu HR, ale także menadżerów i kierowników odpowiedzialnych za kierowanie zespołem.

2.    Zgodność z przepisami prawa pracy

Zapewnienie zgodności z przepisami jest niebywale ważne, ponieważ dzisiejsze otoczenie regulacyjne podlega ciągłym i szybkim zmianom. Sytuacja ta może utrudniać przedsiębiorstwom nadążanie za nowymi regulacjami i przepisami. Zarządzanie zgodnością z przepisami dotyczącymi pracowników jest, bez względu na wielkości firmy, przedsięwzięciem złożonym i obarczonym ryzykiem, ale dzięki zastosowaniu systemu elektronicznego rozliczania czasu pracy firma zyskuje pewność, że przygotowane rozliczenia są zgodne z obowiązującym ustawodawstwem.

System RCP waliduje wprowadzane dane, weryfikując czy są zgodne zarówno z przepisami prawa pracy, jak i wewnętrznymi regulacjami. W przypadku wprowadzenia niepoprawnych danych, system natychmiast o tym informuje i nie pozwala przejść do kolejnego kroku, niezależnie od tego, czy chodzi o przygotowanie planu, wprowadzenie danych czy rozliczenie miesiąca.

3.    Eliminacja błędów

Oprócz walidacji wynikających z przepisów prawa pracy system RCP weryfikuje spójność i zgodność wprowadzanych danych i informacji. Oznacza to, iż nie można na przykład wprowadzić wniosku o nadgodziny na czas już zaplanowany, nieobecności pracownika na czas poza planem pracy czy wprowadzić nakładających się na siebie nadgodzin. Ponadto, system uniemożliwia odbiór nadgodzin, jeśli nie zostały one wypracowane w danym okresie.

Dzięki automatycznemu rozliczaniu czasu pracy pracodawca zyskuje pewność, co do rzeczywiście przepracowanych przez pracownika dni oraz godzin i ma możliwość sprawowania bieżącej kontroli nad czasem pracy i efektywnością wszystkich osób zatrudnionych w firmie.

4.    Stały dostęp do aktualnych danych

Nowoczesny system RCP daje pracodawcom możliwość stałego i szybkiego dostępu do bieżących i archiwalnych danych dotyczących wszystkich zatrudnionych w organizacji pracowników. Dostępne są między innymi informacje o strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa, poszczególnych stanowiskach oraz szczegółowe dane dotyczące poszczególnych pracowników.

Informacje są na bieżąco aktualizowane i wprowadzane do systemu, dzięki czemu pracownik działu kadr lub przełożony może szybko przefiltrować bazę danych, pogrupować pracowników według potrzeb i tym samym wygenerować wymagany plan lub rozliczenie.

5.    Możliwość generowania raportów

System rozliczania czasu pracy umożliwia generowanie wielu różnych raportów o dużej liczbie konfiguracji, m.in. raportów dotyczących:

  • absencji,
  • obecności,
  • dyżurów,
  • czasu pracy w podziale na nadgodziny,
  • rejestru wejść i wyjść pracowników.

Generowane raporty zapewniają szybki i klarowny wgląd w sposób wykorzystywania czasu pracy przez poszczególne zespoły i konkretnych pracowników, a sam moduł raportowania jest intuicyjny i prosty w obsłudze.

Ponadto, przygotowywane raporty dotyczyć mogą konkretnego przedziału czasowego lub zdarzenia i mogą być zapisane w różnych dostępnych w systemie formatach plików. Warto też podkreślić, iż raporty te są zgodne z wymogami Państwowej Inspekcji Pracy, a dzięki ich wykorzystaniu pracodawca zyskuje stałą kontrolę nad efektywnością pracy całej organizacji.

Zobacz także: Kolejna faza PPK rozpoczęta


Poznaj nasze usługi

Chcesz być na bieżąco?
Subskrybuj nasz newsletter!

Pełna treść zgody

Contract Administration Sp. z o. o.

ul. Hrubieszowska 2
01-209 Warszawa
Polska

+48 22 295 32 00
contact@ca-staff.eu

NIP: 526-001-29-88, KRS: 0000028831,
REGON: 012548510. Sąd Rejonowy dla
m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy

Mapa