Employee E-file

Employee E‑File: Digitalizing HR Processes 

During the ongoing digital transformation, more and more companies are using modern solutions that streamline business processes. The employee e‑file (electronic personnel records) is a system that enables HR documentation to be maintained in digital form in compliance with applicable labor law regulations. It allows secure storage, archiving, and management of employee records online, while automating key HR processes. 

As of January 1, 2019, employers can choose whether to keep their employees’ documentation in paper or electronic form. Transitioning to e‑files can happen at any time, but the process requires preparation. It is therefore worth understanding what the employee e‑file is – according to Polish regulations – and what benefits it can bring to a company that decides to implement it. 

What Is an Employee E‑File (Electronic Personnel Records)?

An employee e‑file is a digital form of maintaining an employee’s personnel records, including all documentation required by labor law – such as employment contracts, annexes, HR documents, working time records, and documents related to employment. 

It may also include insurance and tax documentation, as well as documents related to the Employee Capital Plans (PPK). Each document in the e‑file is tagged with metadata and must meet defined quality standards. Personnel documents previously kept in paper form must be scanned and additionally signed with a seal or electronic signature. This ensures they remain legally valid equivalents of paper documents and are properly secured. Each document receives a unique identification number. 

After implementing the employee e‑file, all new personnel documents are created digitally from the start. New employees complete personal questionnaires online, and the system verifies the accuracy and completeness of their data. Documents are saved directly to the employee’s e‑file, accessible to the employee, who can update them independently. Authorized managers and HR staff also have access. 

The system further provides automated information workflows, forwarding documents for review, approval, or signature to the appropriate individuals. It also monitors important deadlines, such as expiring employment contracts, health and safety training, or medical examinations. 

Wondering whether the employee e‑file is right for your organization? 
Let’s discuss how to digitalize HR records safely, legally, and in a way that suits your company’s structure. 

Employee E‑File and Data Security

The employee e‑file provides access to documents and data for authorized employees and managers 24/7 from any device. This makes proper data security essential. How is this ensured? 

Most importantly, two-factor authentication is required when logging into the e‑file, preventing unauthorized access. Additionally, all changes to documents and metadata are recorded and monitored using a log report. Ensuring the integrity of documents and their metadata is also crucial. 

Electronic documents are protected against destruction or loss – risks that are much higher for paper files. After employment ends or once the legally required retention period expires, documents can be permanently deleted from the system. The entire process complies with current legal requirements, including GDPR. 

Ensure Compliance With Labor Law and GDPR 

If you want certainty that implementing electronic personnel records meets the requirements of the Labor Code and GDPR, contact us. We will analyze your HR processes and recommend the optimal solution. 

Employee and Manager Self‑Service

A major advantage of implementing the employee e‑file is the ability for employees and managers to independently manage documentation and complete tasks without involving HR. On one hand, this simplifies and speeds up HR administration; on the other, it significantly reduces the workload for the HR department and improves overall employee experience. 

Employee Self‑Service Enables:

Manager Self‑Service Supports: 

Self‑service tools enhance efficiency and also positively influence employer branding. Easy access to user‑friendly tools and the ability to manage HR matters remotely – even while working from home—creates the perception of a modern, employee‑friendly organization that embraces innovation. 

The e‑file improves HR workflows by reducing repetitive administrative tasks and allowing HR teams to focus on more strategic initiatives. It simplifies the onboarding process – often time-consuming and demanding for employers – and increases comfort and flexibility for employees, managers, executives, and HR staff. 

One of the most important advantages is improved data security and process protection. Eliminating errors, safeguarding sensitive data, and closely monitoring document workflow ensures full control and peace of mind for the employer. 

Implementing the employee e‑file also ensures compliance with all current regulations, protecting the company from costly fines and reputational risks. 

From an ESG perspective, digitalizing HR processes reduces paper consumption and lowers carbon footprint. Traditional printing, scanning, and mailing of documents not only increase costs and time but also environmental impact. 

Organizations implementing e‑files eliminate the need for storage cabinets and binders, freeing office space and reducing operational costs. 

Employee E‑File –  Summary of Benefits 

Employee E‑File — See How We Can Help! 

Want to learn more?

Schedule a meeting!

Book a meeting